科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理軟件

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 　　工程研究總院作為集團(tuán)所屬研發(fā)機(jī)構(gòu)，在2015年獲得集團(tuán)科研課題審批立項(xiàng)的數(shù)目占集團(tuán)34家下屬各子集團(tuán)公司的21%，是集團(tuán)技術(shù)進(jìn)步和科技創(chuàng)新的重要平臺(tái)，因此選取工程研究總院作為典型的系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)對(duì)象。在對(duì)總院的科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)問題：

　　科研人員過多承擔(dān)課題經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作，經(jīng)費(fèi)管理意識(shí)較低。雖然政府科研機(jī)構(gòu)已經(jīng)把科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)劃分得十分細(xì)致，但對(duì)于科研人員來說加大了經(jīng)費(fèi)的管理難度，科研人員不得不把主要精力用在科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制及科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)劃撥的工作上。這樣勢(shì)必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同課題反復(fù)采購(gòu)類同的設(shè)備，經(jīng)費(fèi)利用率低，容易造成浪費(fèi)。

　　科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)操作依靠人為既定流程執(zhí)行，相關(guān)審批周期較長(zhǎng)，經(jīng)費(fèi)管理難度大。目前，總院沒有采用先進(jìn)的信息化手段對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，所有的表格、單據(jù)全部依靠打印后的紙面進(jìn)行填報(bào)及簽章。對(duì)于經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的審核也是通過集中會(huì)議評(píng)審的方式進(jìn)行，審批效率低下且管理人員無法對(duì)預(yù)算編制的全局進(jìn)行控制。財(cái)務(wù)人員對(duì)科研經(jīng)費(fèi)工作不夠?qū)I(yè)。由于沒有專業(yè)化的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)支撐，科研人員僅注重科研項(xiàng)目進(jìn)展而忽視了對(duì)經(jīng)費(fèi)的合理使用;財(cái)務(wù)人員并非管理科研經(jīng)費(fèi)的專門機(jī)構(gòu)，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、核算等環(huán)節(jié)存在不科學(xué)、不規(guī)范的現(xiàn)象。

　　近年來，隨著國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目的大力支持，各省對(duì)科研項(xiàng)目資金撥付開啟綠色通道，科研經(jīng)費(fèi)管理成了科研院所和高校的重中之重。各單位對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理體制機(jī)制、制度建設(shè)以及經(jīng)費(fèi)監(jiān)管能力都提出了更高的要求，在此基礎(chǔ)上，泛普軟件順應(yīng)趨勢(shì)，將現(xiàn)有的成熟產(chǎn)品——科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)做了定向開發(fā)，服務(wù)于每一個(gè)客戶。

　　靈活的預(yù)算編制模板與分析調(diào)整功能，全程把控，審批控制到位;

　　科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)

　　泛普公司通過多家科研院所的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，經(jīng)費(fèi)預(yù)算問題永遠(yuǎn)是最令人頭疼的問題，泛普公司針對(duì)行業(yè)痛點(diǎn)開發(fā)了經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)，靈活的預(yù)算編制模板功能讓經(jīng)費(fèi)拆分不再成為麻煩，其他功能通力合作，環(huán)環(huán)相扣，全方面審批控制;

　　以項(xiàng)目為核心，預(yù)算為基礎(chǔ)，形成全面閉環(huán)經(jīng)費(fèi)管理制度;

　　泛普經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)以項(xiàng)目為核心，預(yù)算為基礎(chǔ)，圍繞項(xiàng)目進(jìn)行延伸，這也就進(jìn)一步說明了項(xiàng)目管理系統(tǒng)和費(fèi)用管理系統(tǒng)可以結(jié)合使用的原因，在一定程度上兩者相互輔助;整個(gè)系統(tǒng)以戴明環(huán)思想為設(shè)計(jì)指導(dǎo)，有效的把PDCA循環(huán)通過IT技術(shù)進(jìn)程傳承和固化，使科研單位項(xiàng)目經(jīng)非管理能得到全面的閉環(huán)掌控;

　　支持多維度統(tǒng)計(jì)口徑、多形式報(bào)表展現(xiàn)機(jī)制，滿足多種管理需求;

　　不同層級(jí)的管理者在面對(duì)數(shù)據(jù)分析的時(shí)候需求各不相同，泛普費(fèi)用管理系統(tǒng)針對(duì)這一情況，增加了靈活配置門戶的功能，用戶登錄系統(tǒng)后，可根據(jù)自己的需求靈活配置首頁門戶。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)支持圖形化模式，看起來簡(jiǎn)潔美觀，重點(diǎn)分明，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的支撐;

　　便捷的穿透式費(fèi)用查詢功能覆蓋整個(gè)系統(tǒng)，方便明了;

　　本系統(tǒng)采用穿透式查詢的方法，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想要知道賬戶的來源、構(gòu)成以及單據(jù)的具體情況的時(shí)候，點(diǎn)擊相應(yīng)的賬目數(shù)字，會(huì)顯示構(gòu)成該數(shù)字的協(xié)同表單，就像一個(gè)匯總的結(jié)果數(shù)字一層一層的穿透，方便領(lǐng)導(dǎo)直觀全面的了解整個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的狀態(tài)。

　　 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

　　1、系統(tǒng)的主要功能和目標(biāo)

　　根據(jù)對(duì)工程研究總院的調(diào)研，集團(tuán)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能有：經(jīng)費(fèi)預(yù)算制定管理、經(jīng)費(fèi)支出管理、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)警推送，系統(tǒng)必須能夠做到精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)管控、量化成本，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)使用的事前計(jì)劃、事中控制、事后統(tǒng)計(jì)管理模式。

　　2、 經(jīng)費(fèi)預(yù)算定制管理

　　經(jīng)費(fèi)預(yù)算制定管理主要解決兩個(gè)關(guān)鍵問題：降低預(yù)算制定難度，增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。首先，在搭建系統(tǒng)前，科研人員與財(cái)務(wù)一起根據(jù)近幾年的科研課題經(jīng)費(fèi)使用的實(shí)際情況加以總結(jié)提煉，配合系統(tǒng)開發(fā)人員生成一套科研課題預(yù)算編制模板。在新建每個(gè)課題項(xiàng)目時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)化生成科研課題的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，并且可以根據(jù)各類課題的類別選擇不同的預(yù)算模板進(jìn)行預(yù)算編制的預(yù)定義，這樣就可以減少科研人員制定預(yù)算的難度。預(yù)算經(jīng)費(fèi)模板可以分為：項(xiàng)目年度預(yù)算表、資本性投入預(yù)算表、國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)預(yù)算表、國(guó)際差旅費(fèi)預(yù)算表、技術(shù)服務(wù)費(fèi)預(yù)算表等。此外，系統(tǒng)可以生成科研課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與財(cái)會(huì)科目的關(guān)系映射。國(guó)務(wù)院各部委下達(dá)的科研課題“預(yù)算收支科目”與財(cái)務(wù)部門執(zhí)行的《科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》中規(guī)定的“會(huì)計(jì)科目”的設(shè)置內(nèi)容存在著一定差距，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門按會(huì)計(jì)核算提供的信息與按科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算批復(fù)的可比性差[1]。所以，我們有必要去建立一個(gè)模型，即把各類課題的經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與企業(yè)會(huì)計(jì)科目之間的邏輯分別加以映射，并建立數(shù)據(jù)間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣就可以增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。例如：預(yù)算科目中的能源/動(dòng)力費(fèi)，對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目中的水費(fèi)、電費(fèi);預(yù)算科目中的境外專家來華合作交流對(duì)應(yīng)于會(huì)計(jì)科目中的招待費(fèi)等等。

　　3、 經(jīng)費(fèi)支出管理

　　根據(jù)國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位及科研院校的調(diào)研，一般經(jīng)費(fèi)支出管理模式有四種：①?gòu)呢?cái)務(wù)總賬系統(tǒng)(全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷)中取出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出數(shù)據(jù);②由財(cái)務(wù)人員按月填報(bào)各單位項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出臺(tái)賬;③項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按月或季度上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出報(bào)告;④科研人員填報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出申請(qǐng)、科管、財(cái)務(wù)確認(rèn)。從目前總院以及集團(tuán)下屬各單位的實(shí)際情況來看，基本都使用第四種方案。根據(jù)本人對(duì)工程研究總院的需求調(diào)研得出科研經(jīng)費(fèi)支出審批流程，目前實(shí)際涉及到整個(gè)經(jīng)費(fèi)支出流程的人員角色有：經(jīng)辦人(課題經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人)、綜合辦審核人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或課題負(fù)責(zé)人、總院科研經(jīng)費(fèi)管理員、財(cái)務(wù)主管、總院領(lǐng)導(dǎo)、出納等。整個(gè)審批流程環(huán)節(jié)較多，設(shè)計(jì)人員較廣，流程效率低下，間接影響科研人員的研發(fā)效率。因此，科研課題經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)必須能夠改進(jìn)整個(gè)經(jīng)費(fèi)支出流程的流轉(zhuǎn)效率。例如，取消付款憑證的填寫工作，改為請(qǐng)款人從系統(tǒng)中填報(bào)相關(guān)信息后，系統(tǒng)直接生成簡(jiǎn)明的付款憑證表格，提交后系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一相關(guān)人員審核/審批。此外，系統(tǒng)有一個(gè)重要功能：系統(tǒng)自動(dòng)提醒請(qǐng)款人目前該項(xiàng)科目的剩余金額并且可以方便查詢歷史支取經(jīng)費(fèi)的金額，即請(qǐng)款人此次填報(bào)的金額不得高于剩余金額，這也省去了請(qǐng)款人、經(jīng)費(fèi)管理員、財(cái)務(wù)人員反復(fù)核查該項(xiàng)科目經(jīng)費(fèi)是否充裕。此外，系統(tǒng)還將提供經(jīng)費(fèi)支出余額提示功能，該功能經(jīng)常在課題結(jié)題節(jié)點(diǎn)使用。

　　因此，系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)基于科研預(yù)算的費(fèi)用控制管理，通過網(wǎng)上報(bào)銷的手段，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)支出的實(shí)時(shí)控制，在費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷、分?jǐn)偔h(huán)節(jié)提供預(yù)算管控模型，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)按預(yù)算支出。在系統(tǒng)的費(fèi)用申請(qǐng)頁面中，系統(tǒng)可以直接反映出當(dāng)前課題中某個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況，保證科研人員輸入的金額每次都是有效的，從而提現(xiàn)了預(yù)算編制的指導(dǎo)性。

　　系統(tǒng)可以嚴(yán)格跟蹤和匯報(bào)相關(guān)科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況和支出情況，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就必須有監(jiān)管人員實(shí)時(shí)跟蹤記錄。對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)隱形項(xiàng)目支出經(jīng)費(fèi)都要保證手續(xù)齊全，并嚴(yán)格按照企業(yè)的流程和規(guī)范來進(jìn)行，并通過建立監(jiān)督機(jī)制，確?？蒲许?xiàng)目的經(jīng)費(fèi)處于可控制的狀態(tài)