智能化系統(tǒng)方案

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 　　隨著Internet/Intranet和Web技術的日益普及和推廣，使得Internet/lntranet正逐漸成為企業(yè)信息化建設的有力工具。憑借Microsoft、UNIX等系統(tǒng)平臺上的開發(fā)經(jīng)驗，成功地推出了基于Internet/lntranet平臺的企業(yè)級網(wǎng)絡應用系統(tǒng)。Office Assistant 變成一個新的發(fā)展方向。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet 平臺，針對企事業(yè)單位內部的管理流程，設計而成的一套方便、穩(wěn)定、實用的辦公自動化軟件。其友好的界面、嚴謹?shù)墓芾斫Y構，充分擔當起了機構中各個管理層的各項工作，不僅是企事業(yè)單位員工工作中的優(yōu)秀助手，同時更是幫助有關領導做出英明決策的左右手。它使最復雜、繁瑣的辦公室事務變得自動化、流程化、數(shù)字化，大大提高了公司各部門的工作效率。系統(tǒng)設計使各模塊可獨立存在;整個軟件易拆分，易組裝，靈活方便;良好的系統(tǒng)開放能力和可擴展性，同時可根據(jù)各個不同企事業(yè)特點，為其量身定制其業(yè)務模塊。

　　一、產品特點

　　1、可定制：組織機構、表單格式、工作流程、訪問權限、打印格式、統(tǒng)計等全面提供自定義

　　·組織機構

　　對組織機構進行設置，包括部門設置、崗位設置和人員設置，以及各部門、各崗位職能的描述。組織機構是系統(tǒng)進行工作管理和權限分配的基礎。

　　·表單定制

　　管理員可根據(jù)本單位業(yè)務需求，定義出各種格式的表單，提供給各個子系統(tǒng)應用。

　　·流程定制

　　管理員無需編程便能快捷地定義出符合本單位需求的各項工作流程，自定義項目豐富，可很好地滿足組織中各種工作處理的需要。流程定制包括：流程定義、環(huán)節(jié)定義和流向定義三個步驟。

　　·字典庫

　　對常用的辦公用語、流水號、打印格式等進行設置和維護。

　　·系統(tǒng)初始化

　　提供創(chuàng)建系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、更新版本信息、恢復系統(tǒng)默認權限、設置Domino服務器文檔、刪除用戶自定義信息和刪除用戶登錄信息等功能。

　　2、可規(guī)劃：可根據(jù)單位的具體情況規(guī)劃工作流程和文件管理體系

　　·按照需要設定工作流程

　　應用流程定制功能可方便地定義出組織中的發(fā)文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經(jīng)定制完成，即可反復應用于日常辦公之中。每個流程可設立管理者，便于對流程內所有處于辦理中的文檔進行實時監(jiān)控，方便各級主管及時掌握所管工作的進展情況。

　　·層次化的文件管理模式

　　文件在系統(tǒng)中按：文件庫-文件夾-文件-子文件四個層次進行組織，文件庫可根據(jù)需要進行設置，文件夾也可根據(jù)需要多級設置。

　　·提供多重權限框架，各類組織可根據(jù)自身需要有效地規(guī)劃訪問控制體系

　　文件庫權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫權限向下遞延到文件夾。

　　文件夾權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權限向下遞延到下級文件夾。

　　文件的訪問受文件夾權限控制，管理者還可進行文件級訪問權限設定。

　　·文件格式自定義

　　文件管理系統(tǒng)中的文件格式表單可靈活自行定制，文件中可存儲文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的文檔。

　　3、可管理：以組織機構為基礎，對整個組織的工作和權限進行管理

　　當組織機構中的部門、崗位或人員發(fā)生調整時，可對系統(tǒng)各模塊內相應的權限進行同步更新，以確保數(shù)據(jù)的安全和完整。

　　4、事找人：為領導和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口

　　泛普將協(xié)同辦公集中到[待辦工作]和[在辦工作]兩個窗口，在此各項工作進行分類，并按時間和輕重緩急進行排列，每個人都可方便地在此依次辦理各項工作。

　　5、可擴展：開放式體系結構、標準化接口、并配有二次開發(fā)手冊

　　二、系統(tǒng)功能

　　1、內部通訊平臺

　　◆電子郵件

　　使用電子郵件可與組織內部人員進行通信，可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復等。

　　◆在線短信

　　可以即時感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進行實時交流和留言。

　　2、信息發(fā)布平臺

　　◆電子公告

　　可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。

　　◆電子論壇

　　為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發(fā)言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。

　　◆電子刊物

　　實現(xiàn)網(wǎng)上收集、編輯和發(fā)布單位內部的刊物?？锞庉媽⒂嘘P信息篩選、匯集成期刊，并在網(wǎng)上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。

　　3、日常辦公

　　◆網(wǎng)上審批

　　網(wǎng)上辦理單位內部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進行辦理和審批。

　　◆公文處理

　　實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。

　　◆工作監(jiān)控

　　領導可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。

　　4、文件管理

　　◆文件管理

　　文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。

　　◆文件庫設置

　　可根據(jù)單位的實際業(yè)務需要設置文件庫的數(shù)目，在文件庫中文件夾的數(shù)量和級次也可按需設置，實現(xiàn)了文件的層次化管理。

　　◆訪問權限

　　提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權限控制，確保文件訪問與操作的安全。

　　5、會議管理

　　提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括計劃擬定、計劃審批、通知和會議安排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。

　　6、機構管理

　　◆組織機構

　　對組織機構與人員進行設置，包括部門設置、崗位設置和人員設置，以及各部門、各崗位職能的描述等。

　　◆權限劃分

　　對所有人員根據(jù)部門職能、崗位職責和工作需要進行權限賦予，確定符合其職務要求的使用權限。

　　7、系統(tǒng)管理

　　對組織機構、表單格式、工作流程、數(shù)據(jù)字典、打印格式、統(tǒng)計定義等功能與模塊進行管理與維護。

　　8、輔助辦公

　　●物品管理

　　提供辦公用品信息登記與分類維、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發(fā)放與報損等功能。

　　●車輛管理

　　提供車輛資料登記、車輛狀態(tài)網(wǎng)上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度等功能。資源管理

　　提供單位內各類可共享登源的分類與登記、使用狀態(tài)查詢、資源預約申請、審批與調度等功能，實現(xiàn)網(wǎng)上資源管理與提高資源利用率。

　　●圖書管理

　　提供圖書信息登記、分類香詢、借圓申請與審批、圖書歸還等功能。

　　●領導活動安排

　　提供領導活動計劃定與事批、日程安排的查詢等功能。

　　●名片管理

　　提供名片信息的登記、管理與共享等功能，可自由設置私有名片和共享名片。

　　●時刻表

　　提供各類時刻表信息(航班時刻表、列車時刻表及其它類型時刻表】發(fā)布與香面等功能。