給銷售人員下放太多CRM權力好不好？

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工作任務管理系統(tǒng)的管理權限，一方面確保了系統(tǒng)的正常運營，另一方面似乎又阻礙著個別用戶的使用領域。所以往往有些用戶，尤其是銷售部同事，發(fā)現自己無法完成一些常規(guī)數據的調取使用權限，或者是完成一些修改，所以系統(tǒng)管理員總會發(fā)現，銷售部同事在不斷的要求加多權限，或者開通管理員權限。而往往公司又覺得其請求非常合理，準予發(fā)放。

這樣一來，系統(tǒng)管理員身份越來越多。管理工作到底是變輕松了還是變復雜了呢？

我們先試想一下，多數情況下，這些新增的用戶，都不是工作任務管理軟件項目的直接負責人，那么授予他們太多權力，對工作任務管理軟件的整體規(guī)劃來講會不會存在一些錯亂呢？一般情況下，他們都沒有經過專業(yè)的培訓，并不了解工作任務管理軟件錯綜復雜的細節(jié)。而且他們往往不太清楚看似無關緊要的改動會帶來什么樣的危害。他們也不知道安全模型、對象模型、外部集成或工作流程。即便他們只是想在屏幕上移動某個文件，操作不當也會給他們根本不知道存在的用戶和業(yè)務流程造成嚴重破壞。

而且，這里還有一個保密性的問題。超級用戶往往能查看得到系統(tǒng)上的所有數據。工作任務管理系統(tǒng)與IT基礎架構之間的集成度越高，管理員能夠看到的敏感信息就越多，他們無意中違反的流程控制也就越多。這可能包括公司總體訂購預測、庫存、合同、委托任務，甚至還有員工的家庭電話號碼。這些保密或者私密性的信息外流，會不會對公司或者員工造成一定的影響呢？仔細想一想，是挺可怕的事情。

雖然說從好的方面來講，這些用戶對系統(tǒng)造成的破壞性可能并不是很大。因為他們修改的數據在啟動審計跟蹤記錄功能之后，很快就可以實現數據的恢復。不過顯然工作任務管理軟件的保密游戲規(guī)則被破壞則是最值得提防的事。

事實上，我們在同項目負責人溝通的時候，往往會告誡他們，對于此類提防要有所準備。一般來講，我們會告訴負責人在處理這些異議上，可以有以下方法。

1、首先我們要對不合理的請求說不。

即便某個經理或用戶有充足理由需要一些特殊的權限，負責工作任務管理系統(tǒng)的管理員數量也應當嚴格加以控制。一般來講，企業(yè)管理員的人數都不可能超過六人。如果超過，那么就一定是存在問題的。當然，我還沒有找到哪個充足的理由說一家企業(yè)的工作任務管理軟件管理員應當超過六人――假設這家企業(yè)在全球全天候不間斷開展經營。所以項目負責人必要要具體明確管理員的角色和權限。而且要想成為管理員，就必須要接受大量的脫產培訓和在崗培訓，而且管理者的身份也必須以有項目背景的人來承擔。

2、系統(tǒng)管理員的角色需要包括至少一個人充當數據管理員，其職責是通過控制設計和外部數據輸入，密切關注數據的健康狀況和干凈程度。如果你的工作任務管理系統(tǒng)與其余IT系統(tǒng)高度集成，工作任務管理軟件數據管理員就應當是負責管理完善政策、流程控制和系統(tǒng)變更的配置控制委員會的一員。考慮到干凈數據對工作任務管理軟件成功的重要性，我經常驚訝地發(fā)現很少有客戶認識到需要設立數據管理員。

3、應利用你工作任務管理系統(tǒng)的安全功能為管理任務和訪問設立授權機制。比方說，許多營銷用戶可能需要讀取一系列廣泛的數據；幾個用戶需要能夠使用批量導入工具。而這并不意味著他們就應該是超級用戶。可以為這些用戶創(chuàng)建特定的配置文件，并授予管理權限，然后限制他們的登錄時間/位置，以便控制濫用風險。這絕對是一個好方法。

4、在選擇工作任務管理軟件的時候，就應該基于這一考慮向供應商申請?zhí)峁┦跈鄼C制，針對角色安全等要素而設定的不同權限。并找出平臺上是否有足夠存放附件的地方。從長遠來考慮，這樣做是必須的，如果他們不能夠提供這些功能，那么最好就不要再多加考慮，換另外一個吧。