海港經(jīng)濟開發(fā)區(qū)公文格式規(guī)范要義

海辦字〔2014〕2號

中共唐山市委海港經(jīng)濟開發(fā)區(qū)工作委員會辦公室河北唐山海港經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會辦公室關(guān)于規(guī)范公文報送工作的通知 
 

王灘鎮(zhèn)黨委、政府，街道黨委、辦事處，區(qū)直各部門，駐區(qū)各單位，大清河鹽場各單位：
      為進一步規(guī)范公文處理工作，提高公文辦理的質(zhì)量和效率，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》（GB/9704-2012）、《河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細則》（冀發(fā)〔2013〕13號）和市政府辦公廳《關(guān)于規(guī)范機關(guān)公文報送工作的通知》（唐政辦函〔2013〕251號）等有關(guān)規(guī)定和要求，現(xiàn)將公文報送工作有關(guān)事項通知如下：
      一、公文格式規(guī)范
      按照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/9704-2012）執(zhí)行（可參照附件）。
      二、發(fā)文字號的規(guī)范
      （一）黨工委、管委會各部門上行文字號為“?！粒▎挝缓喎Q）呈〔2014〕  號”；如，黨群工作部可編“海黨群呈〔2014〕
  號”、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局可編“海建呈〔2014〕  號”。
      （二）管委會直屬企事業(yè)單位上行文字號為“×（單位簡稱）呈〔2014〕  號”。如，港興公司可編“港興呈〔2014〕  號”。
      （三）駐區(qū)各單位上行文字號為“×（單位簡稱）呈〔2014〕
  號”。如，公安分局可編“唐公港呈〔2014〕  號”。
      （四）發(fā)文機關(guān)代字不得超過四個字，應避免與其他單位重名。
      （五）各部門、各單位下行文、平行文字號，發(fā)文機關(guān)代字由各部門、各單位自行規(guī)范。
      三、行文規(guī)則規(guī)范
      （一）按照黨工委、管委會有關(guān)文件要求執(zhí)行。
      （二）自2014年起，黨政綜合辦公室將嚴格按照規(guī)定審核上報的請示、報告、意見類公文，對不符合公文格式，行文規(guī)則要求，不是紅頭印制，不加蓋單位公章的文件將做退件處理，并視情況對公文報送情況進行通報。公文處理方面如遇問題可聯(lián)系黨政綜合辦公室秘書科，聯(lián)系電話2913301、2911788。
 

      附件：公文格式規(guī)范要義
 

                         唐山海港開發(fā)區(qū)黨工委辦公室
                         唐山海港開發(fā)區(qū)管委會辦公室
                                     2014年1月7日
 

附件

公文格式規(guī)范要義
 

一、用紙
公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
二、版面
（一）頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸156mm×225mm。版心不斜。
（二）行數(shù)與字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。
（三）印刷：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
（四）裝訂：公文應當左側(cè)裝訂，不掉頁，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。
三、公文各要素標識規(guī)則
（一）版頭：公文首頁紅色分隔線（含）以上的部分。
1.份號。如需標注，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
2.密級和保密期限。如需標注，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。密級與保密期限之間用“★”隔開。
3.緊急程度。如需標注，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4.發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，用于上行文或本單位下發(fā)的全局性、內(nèi)容重要的公文；也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，用于一般性公文。
發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字號不大于上級機關(guān)標志。
聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。
5.發(fā)文字號。編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布，用3號仿宋字體。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1為編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
6.簽發(fā)人。如需標注，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居右空一字，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字體。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
7.版頭分隔線。發(fā)文寫號下4mm處，居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
（二）主體：公文首頁紅色分隔線以下、版記以上的部分
1.公文標題。2號小標宋體，編排于紅色分隔線下空二行的位置，分一行或多行居中排布，由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成?；匦袘斣~意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，排列成梯形或菱形。
2.主送機關(guān)。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，同類主送機關(guān)之間使用頓號，不同類主送機關(guān)之間使用逗號，最后一個主送機關(guān)后使用全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致首頁無法顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記。
3.公文正文。公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關(guān)名稱下一行，每自然段首行左空二字，回行頂格，使用3號仿宋體。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次使用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”標注；第一層用黑體，第二層用楷體，第三、第四層用仿宋體標注。
4.附件說明。如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.附件名稱”），依序標注附件名稱。附件名稱需回行時，與上一行附件名稱首字對齊，附件名稱后不加標點符號。
5.發(fā)文機關(guān)署名。加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時，在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名；聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序橫向依次整齊排列在相應位置。
不加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行，右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名；聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余機關(guān)署名依次向下編排。
6.成文日期。署會議通過日期或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)日期。使用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。
加蓋印章的公文，成文日期右空四字，編排于發(fā)文機關(guān)署名之下；不加蓋印章的公文，在發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相關(guān)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。
7.印章。如需加蓋印章，單一機關(guān)行文時，印章端正、居中、下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)；聯(lián)合行文時，印章要與發(fā)文機關(guān)署名一一對應，端正、居中加蓋其上，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期；印章之間要排列整齊、互不相交或相切，每排不超過三個印章，印章兩端不超過版心，首排印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。
當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄虺晌娜掌跁r，可采取調(diào)整行距、字距的方法加以解決。
8.附注：如有附注，居左空二字假圓括號編排在成文日期下一行，回行頂格，用3號仿宋體。
9.附件。如有附件，應另面編排，在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如果附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格編排并標注公文的發(fā)問字號，在其后標注“附件”二字及其順序號。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的內(nèi)容直接另面編排，不按附件處理。
（三）版記：公文最后一面偶數(shù)頁收條分割線及以下的部分。
1.版記分隔線。版記中分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
2.抄送機關(guān)。如有抄送機關(guān)，用仿宋4號字體在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排，“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時同冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)后標句號。
如把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
3.印發(fā)機關(guān)和日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋字體，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份標全稱，月、日不標虛位，后加“印發(fā)”二字。版記中如有其它要素，應與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線分隔開。
4.頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
特定公文格式（信函、命令、紀要）請參照國標執(zhí)行。
●     行文規(guī)則。
（1）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)好主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
（2）上行文一般使用“請示”、“意見”和“報告”三個文種，“請示”、“意見”和“報告”一般主送一個上級機關(guān)，請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
●合理確定發(fā)文形式，嚴格控制發(fā)文規(guī)格，全局性的、內(nèi)容重要的公文用“發(fā)”或“呈”的形式規(guī)格，某一方面工作的一般性公文用“字”的規(guī)格；按照精簡、高校的原則，嚴格控制發(fā)文數(shù)量。
●文字、標點符號、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、人名、地名、時間、數(shù)字、計量單位和引文等用法準確規(guī)范。公文數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮寫語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
●公文中所依據(jù)的領(lǐng)導批示、會議紀要及有關(guān)文件資料等，應當附在公文之后作為附件一并報送。
●發(fā)文代擬稿應符合行文規(guī)則，公文格式等公文法規(guī)規(guī)定，經(jīng)本部門審核并報機關(guān)主要負責人審簽。
（本要義據(jù)《黨政機關(guān)公文格式》和《河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細則》制定）
  

唐山海港開發(fā)區(qū)黨工委辦公室                2014年1月7日印發(fā)