遂寧市環(huán)境保護局關于印發(fā)《機關公文管理細則》的通知

遂環(huán)發(fā)〔2013〕17號
 

遂寧市環(huán)境保護局
關于印發(fā)《機關公文管理細則》的通知
 

局機關各科室，各直屬單位：
      現(xiàn)將《機關公文管理細則》印發(fā)你們，請認真遵照執(zhí)行。
 

遂寧市環(huán)境保護局       
2013年8月16日       
 

機關公文管理細則
 

根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式國家標準》（GB/T9704-2012）和市委辦、市政府辦《關于印發(fā)〈遂寧市公文處理工作考核辦法〉的通知》（遂委辦發(fā)〔2012〕29號）、市政府辦《關于印發(fā)公文處理失誤責任追究辦法的通知》（遂府辦函〔2012〕122號）等精神，現(xiàn)就加強環(huán)保系統(tǒng)公文處理工作有關事宜通知如下。
一、公文種類
《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定公文種類包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。我局常用公文種類有：通告、通知、報告、請示、批復、函等。
二、公文格式及要求
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）份號
要求：涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號黑體阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
（二）密級和保密期限
要求：涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。
（三）緊急程度
要求：根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
（四）發(fā)文機關標志
要求：發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。印有發(fā)文機關標志的文頭紙由局辦公室按要求規(guī)范印制，由文印室妥善保管。除正式文件外，使用文頭紙印制的相關資料，也必須按公文處理程序運轉，否則不予制作。
（五）發(fā)文字號
要求：用3號仿宋體字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入。發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
我局發(fā)文字號包括：遂環(huán)發(fā)、遂環(huán)、遂環(huán)黨組、遂環(huán)函、遂環(huán)評函、遂環(huán)閱?！八飙h(huán)發(fā)”主要用于具有指導性、規(guī)范性、長期性的文件?！八飙h(huán)”主要用于上報文件或涉及具體工作事務的文件?！八飙h(huán)黨組”用于局黨組文件?！八飙h(huán)函”用于與不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的文件?！八飙h(huán)評函”用于環(huán)境影響評價審批有關文件。發(fā)文編號由局辦公室統(tǒng)一負責。
（六）簽發(fā)人
要求：上行文應當標注簽發(fā)人姓名，一般是發(fā)文機關主要負責人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
（七）標題
要求：標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題使用2號小標宋體字，可有標點符號。標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
（八）主送機關
要求：用3號仿宋體字。主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法同抄送機關，且位于抄送機關之上一行。
公文的主送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。市直各部門的全稱、規(guī)范化簡稱按《遂寧市市直機關事業(yè)單位機構名稱》（遂委辦函〔2010〕2號）執(zhí)行。省環(huán)境保護廳的規(guī)范化簡稱為環(huán)境保護廳。
（九）正文
要求：正文用3號字，結構層次序數(shù)標注格式如下：
第一層：一、黑體字
第二層：（一）楷體字加粗
第三層：1.仿宋體字加粗（本序數(shù)后的符號為“.”，并非“、”）
第四層：（1）仿宋體字
正文內容：仿宋體字
（十）附件說明
要求：用3號仿宋體字。正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標冒號和附件名稱。使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如附件：1.XXX）。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
（十一）發(fā)文機關署名
要求：用3號仿宋體字。我局公文署名為“遂寧市環(huán)境保護局”。位于成文日期之上，以成文日期為準居中編排。
（十二）成文日期
要求：用3號仿宋體字。成文日期為發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，為最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。右空4字編排，用阿拉伯數(shù)字，不編虛位（即1不編為01）。
（十三）印章
要求：印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
（十四）附注
要求：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
（十五）附件
要求：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件為復印件，則按順序裝訂在公文之后即可。
（十六）抄送機關
要求：用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。抄送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期
要求：用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。
（十八）頁碼
要求：用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
（十九）信函格式
要求：如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。
（二十）紀要格式
要求：發(fā)文字號頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與發(fā)文字號相距二行。首頁不顯示頁碼。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
（二十一）其他要求
1.現(xiàn)行公文格式中取消主題詞、抄報、抄發(fā)。
2.根據(jù)公文用紙、版面要求，電子文檔的頁邊距一般設置為上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
3.公文中出現(xiàn)的單位、專業(yè)術語一般均用漢字表示，且前后統(tǒng)一?？稍趯I(yè)術語后加括號標注外文縮寫，如細顆粒物（PM2.5）。按有關國家標準規(guī)定的單位、符號應當直接使用，如地表水環(huán)境質量Ⅲ類標準。
4.公文中的英文字母、阿拉伯數(shù)字使用Times New Roman體字。
5.在公文中引用其他公文，應當按發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱《公文標題》（發(fā)文字號）的規(guī)則引用，如市府辦《關于印發(fā)公文處理失誤責任追究辦法的通知》（遂府辦函〔2012〕122號）。
三、行文規(guī)則及要求
（一）向上級機關行文規(guī)則
1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送其他相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。
要求：我局公文的主送上級機關有：市委、市政府、省環(huán)境保護廳。根據(jù)有關規(guī)定，主送市委辦、市府辦、市委督查室、市目標績效督查室的公文按上行文執(zhí)行。不得多頭報文，屬黨組職權范圍內的工作，以黨組名義報送市委。屬部門職權范圍內的工作，以部門名義報送市政府。
2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權，屬于部門職權范圍內的事項應直接報送上級主管部門。
要求：我局在向省環(huán)境保護廳請示、報告重大事項（如突發(fā)環(huán)境事件），應當經(jīng)市委、市政府同意或者授權。
3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報。不得原文轉報上級機關。
4.請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
要求：向上級機關的請示，應當附有背景材料、情況說明。資金請示件應按照市府辦《關于進一步規(guī)范市級財政性資金審批管理的通知》（遂府辦函〔2012〕10號）要求，以正式文件函告市財政局，并附政策依據(jù)、資金測算等相關資料，市財政局初審提出意見報市政府。
5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，也不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時應當抄送另一個上級機關。
7.不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關的文秘部門可退回下級呈報機關。
要求：同時上報市委、市政府的公文，送市委綜合科、市政府綜合科各1份。上報市委的公文送市委綜合科1份。上報市政府的公文送市政府綜合科5份。辦理領導批示交辦的事項時，上報公文要附上（不作為公文附件）領導批示件。上報市委、市政府的公文，必須在成文當天送達。上報請示必須標注聯(lián)系人、聯(lián)系電話。報送市政府的請示事項，一般應在15個工作日內完成辦理或回復，緊急事項及時辦理或答復。
（二）向下級機關行文規(guī)則
1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。
2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意可由政府職能部門行文，文中需注明已經(jīng)政府同意。
要求：未經(jīng)市委、市政府批準，不得向縣（區(qū)）黨委、政府發(fā)布指令性公文或提出指令性要求，也不得要求縣（區(qū)）黨委、政府報文。需縣（區(qū)）黨委、政府知曉的，可以抄送有關縣（區(qū)）黨委、政府?？梢杂谩昂毙形呐c縣（區(qū)）黨委、政府商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。
3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。
4.涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。
5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
（三）向同級機關行文規(guī)則
同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。
要求：部門之間在各自職權范圍內相互發(fā)布、傳達要求周知或者執(zhí)行的事項，一般用“函”行文，也可以用“通知”行文。部門之間在各自職權范圍內相互聯(lián)系工作或答復審批事項應當用“函”行文。
四、收文辦理及要求
收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。
（一）簽收
要求：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。我局簽收文件的方式主要包括文件交接站、黨政網(wǎng)、電話通知取文和郵寄來文，由局辦公室負責。其中，文件交接站取文應當于每周星期二、四上午及時領取。黨政網(wǎng)收文應當每個工作日上午、下午至少簽收一次。電話通知取文應當及時到通知單位取文。
（二）登記
要求：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載，由局辦公室負責。包括編號、收文時間、來文單位、來文號、標題、密級、緊急程度、主送單位。要詳細記載收文的經(jīng)辦過程，邊辦邊登，多環(huán)節(jié)登記，便于查詢。
（三）初審
要求：對收到的公文應當由局辦公室負責人進行初審。初審的重點包括是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦
要求：收文可分為閱知性公文和批辦性公文兩大類。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則。
批辦性公文應當由局辦公室提出擬辦意見，報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。
（五）傳閱（運轉、送批、送閱）
要求：根據(jù)機關負責人批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。傳閱由局辦公室組織實施，以局辦公室人員為傳閱中心節(jié)點（即完成上個環(huán)節(jié)后，公文交回局辦公室，再進行下個環(huán)節(jié)）。
（六）催辦
要求：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。催辦工作由局辦公室負責，催辦的主要內容包括：上級機關重要文件，上級機關領導批示件，市委督查室、市目標績效督查室督查件等。
（七）答復
要求：公文的辦理結果應當由承辦部門及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。答復包括書面答復、口頭答復。
五、發(fā)文辦理及要求
發(fā)文辦理包括起草、初審、復審、簽發(fā)、復核、登記、印制、核發(fā)等。
（一）起草
要求：符合國家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行；內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練；文種正確，格式規(guī)范；公文涉及其他部門職權范圍事項的，起草部門必須征求相關部門意見，力求達成一致；深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見；機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
在起草過程中，起草人必須就份號、密級、密保期限、緊急程度、公開意見提出初步意見，并在發(fā)文稿紙上注明，各環(huán)節(jié)審核、簽發(fā)人員共同把關。起草部門應在發(fā)文時限至少2個工作日前將文稿送局辦公室，給文件運轉及領導審核、審批留出時間。緊急公文特殊辦理。
（二）初審
要求：起草部門負責人對文稿的政策、內容、正確、文字進行把關。
（三）復審
要求：局辦公室對文稿的文字、行文、格式和準確進行把關。
（四）簽發(fā)
要求：按行文規(guī)則，簽發(fā)分為主要負責人簽發(fā)和分管負責人簽發(fā)。由主要負責人簽發(fā)的公文，由分管負責人審核后，再送主要負責人。由分管負責人簽發(fā)的公文，直接送分管負責人。
（五）復核
要求：已經(jīng)簽批的公文，局辦公室在印發(fā)前對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。
（六）登記
要求：對復核后的公文，應當確定詳細記載發(fā)文登記的內容，包括發(fā)文字號、標題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。
（七）印制
要求：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。印制的公文必須以經(jīng)過機關負責人簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得修改。非涉密公文在文印室統(tǒng)一印制，涉密公文由局辦公室安排印制。
（八）核發(fā)
要求：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。由起草人或起草部門安排人員對成品文件進行校對，并在發(fā)文稿紙上簽字。送局辦公室用印后，準確及時分發(fā)成品文件。紙質送達、郵寄的公文由局辦公室統(tǒng)一安排。傳真、電子檔報送的公文由起草部門負責。涉密公文通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要手法人員進行傳遞。起草部門應當留存成品文件的電子檔，對照學習公文處理有關要求，提升公文處理水平（涉密公文除外）。
六、代擬文稿要求
按市委、市政府及市委辦、市府辦安排或其他工作要求，我局相關業(yè)務科室要認真負責起草代擬文稿，落實好以下要求：
（一）代擬文稿體例格式規(guī)范，文種使用妥當，內容表述準確，結構嚴謹，條理清楚。涉及的人名、職務、單位、數(shù)字、引文準確無誤。送審后結構、內容無較大改動。
（二）報請市委、市政府發(fā)文的，須正式行文請示市委、市政府并提供代擬文稿，同時附起草說明、征求部門意見及采納情況、背景材料和代擬文稿電子版。
（三）代擬文稿必須經(jīng)我局主要負責人簽署意見和姓名后，于當天報送市委辦、市府辦有關科室。
（四）涉及多個部門職能的，必須征求有關部門意見，并梳理意見反饋及采納情況。
（五）按市委、市政府領導批示要求起草代擬文稿的，要附領導批示件。
七、注意事項
（一）行文（包括代擬文稿）要遵循“確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性”的原則。少發(fā)文、發(fā)短文，能夠通過電話、傳真、網(wǎng)絡辦理的事項，不再發(fā)文。已公開發(fā)布的上級文件，不再翻印、轉發(fā)。沒有實質內容、可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)。
（二）送市委、市政府的公文、代擬文稿，必須由熟悉相關情況人員（一般是起草人）送達，便于回答市委辦、市府辦有關人員詢問。送市直各部門的會簽公文，由起草部門人員送簽，便于掌握有關情況。
（三）如遇公文必須要及時發(fā)出，但公文簽發(fā)負責人無法審核簽字的情況，可由局辦公室負責人或起草部門負責人向我局主要負責人或分管負責人電話請示。得到同意后，在發(fā)文稿紙上注明，先行按發(fā)文辦理程序運轉，之后送公文簽發(fā)負責人補簽。
（四）對質量不高的文稿，局辦公室應當退回起草部門修改完善，并予以記載納入考核（考核辦法制定后另行通知）。
 

附件：1.中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）
2.《黨政機關公文格式國家標準》（GB/T9704-2012）
3.市委辦、市政府辦《關于印發(fā)〈遂寧市公文處理工作考核辦法〉的通知》（遂委辦發(fā)〔2012〕29號）
4.市政府辦《關于印發(fā)公文處理失誤責任追究辦法的通知》（遂府辦函〔2012〕122號）
5.市委辦、市政府辦《印發(fā)〈遂寧市市直機關事業(yè)單位機構名稱〉的通知》（遂委辦函〔2010〕2號）