鹽城工學院公文處理辦法

第一章  總    則

第一條  為使我校學校層面的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據中共中央辦公廳和國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），并結合我校實際，制定本辦法。

第二條  公文是指學校在黨政管理等過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法處理黨務、行政和進行公務活動的重要工具。

第三條  公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、保密。

第五條  黨委辦公室、校長辦公室是我校黨政系統(tǒng)公文處理主要責任部門，負責學校層面的黨政公文處理。

公文種類

第六條  我校常用公文種類有：

一、通知：用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求有關單位辦理和需要周知或執(zhí)行的事項，任免人員，發(fā)布規(guī)章制度。

二、決定：用于對學校重要事項做出決策和安排，獎懲有關單位及人員。

三、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

四、請示：用于向上級機關請求指示、批準。

五、報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

六、批復：用于答復下級部門、單位的請示事項。

七、規(guī)定：用于對特定范圍內的工作和事務制定有約束力的行為規(guī)范。

八、通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。

九、函：用于部門、單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準、聯系協調工作等。

十、決議：用于經會議討論通過的重要決策事項。

十一、會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第二章　公文格式

第七條  學校層面的黨政公文行文格式：

公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成，其中字體加粗部分為必備要素。

一、涉及國家秘密的公文必須標明密級和保密期限，其中，絕密、機密級公文還應當標明份數、序號。

二、緊急公文應當根據緊急程度分別標明“急”、“特急” 。

三、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱、規(guī)范化簡稱、規(guī)范化簡稱加“文件”或者加括號標明文種；聯合行文，主辦單位排列在前。

四、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯合行文只標主辦單位發(fā)文字號。

五、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。完整的標題由發(fā)文單位名稱、公文事由和文種3部分組成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。

六、主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。

七、正文是公文的主體，用來表述公文內容。

八、公文如有附件，應當在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。

九、發(fā)文單位署名，適用于黨委公文、行政上行文和聯合發(fā)文，應當用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。

十、成文日期以領導人簽發(fā)日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準。

十一、公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦部門加蓋印章；聯合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。

十二、公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

十三、抄送機關指除主送機關之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關名稱標注于印制版記上方。

十四、印制版記由公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和份數組成，位于公文末頁下端。

十五、公文中各組成部分的標識規(guī)則參照國家標準執(zhí)行。

第八條　公文用紙統(tǒng)一采用A4型紙，左側裝訂。

第九條  學校層面的黨政公文形式主要包括：

一、中共鹽城工學院委員會文件

1．學校黨委重大決策方案、實施方案；

2．黨政工作計劃及總結；

3．黨委、紀委委員的換屆；

4．學校機構調整；

5．黨群人事任免；

6．基層黨組織、黨員、黨務工作者表彰與黨員違紀處分；

7．黨務重要工作以及大型活動部署。

二、中共鹽城工學院委員會

適用于向上級機關報告、請示工作等。

三、中共鹽城工學院委員會辦公室

1．轉發(fā)上級黨委部門的重要文件；

2．發(fā)布學校領導的重要講話；

3．轉發(fā)校黨建工作有關規(guī)章制度(需經黨委常委會議或書記辦公會討論通過)；

4．涉及全校性工作的通知。

四、鹽城工學院文件

1．學校行政重大決策方案、實施方案；

2．行政人事任免；

3．學校財務預決算、人員編制方案；

4．學校先進集體、先進個人、優(yōu)秀教師表彰；

5．教職工違紀處分，學生開除、退學處分；

6．學校“三好學生”、優(yōu)秀學生干部、先進班級、學生獎學金、高考優(yōu)秀學生、優(yōu)秀畢業(yè)生表彰；

7．行政重要工作以及大型活動部署。

五、鹽城工學院

適用于向上級機關報告、請示工作等。

六、鹽城工學院校長辦公室

1．轉發(fā)上級行政部門的重要文件；

2．發(fā)布學校領導的重要講話（行政工作方面）；

3．轉發(fā)校行政工作有關規(guī)章制度(需經行政辦公會或校長辦公會討論通過)；

4．涉及全校性工作的通知；

5．一般性對外聯絡、協調工作的文件；

6．學生一般違紀處分決定。

七、中共鹽城工學院委員會常委會議紀要

適用于記載和傳達黨委常委會議情況及議定事項。

八、中共鹽城工學院委員會書記辦公會議紀要

適用于記載和傳達書記辦公會議情況及議定事項。

九、鹽城工學院行政辦公會議紀要

適用于記載和傳達行政辦公會議情況及議定事項。

十、鹽城工學院書記、校長辦公會議紀要

適用于記載和傳達書記、校長辦公會議情況及議定事項。

十一、鹽城工學院專門工作委員會、專門工作領導小組會議紀要

適用于記載和傳達專門工作委員會、專門工作領導小組辦公會議情況及議定事項。

第三章　行文規(guī)則

第十條  行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十一條　要按照職權范圍和隸屬關系確定行文關系，一般不得越級請示和報告。如確需越級行文，應當抄送被越過的上級部門。

第十二條  學校行文按黨政系統(tǒng)分別以學校黨委、行政名義行文或聯合行文。

第十三條  學校內設機構除黨委辦公室、校長辦公室外，不得對外正式行文。因工作需要，紀委、工會、團委、鹽城市廣播電視大學可向上級主管部門行文，鹽城市廣播電視大學可向各縣（市、區(qū)）電大行文。

第十四條  報送“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送部門，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。“報告”不得夾帶請示事項。

發(fā)文辦理

第十五條  發(fā)文辦理應通過網上辦公系統(tǒng)，按照部門擬稿、部門負責人審稿、分管校領導審簽、黨辦校辦核稿、主要校領導簽發(fā)、黨辦校辦編號、登記、排版、擬稿人校對、黨辦校辦用印、分發(fā)、相關部門辦理的程序進行。

一、草擬文稿

以學校名義在校內行文或向上級機關請示、報告工作，根據校領導意見，由相關職能部門或黨辦校辦擬稿。重要公文，領導干部要親自草擬或主持起草。

擬稿應注意以下事項：

1. 文稿內容要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和學校有關規(guī)定。

2. 文稿要做到觀點明確、情況屬實、條理清楚、層次分明、語言精煉、標點準確、篇幅簡潔。

3. 人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。時間要寫具體的年月日。

4. 公文結構層次序數：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

5. 文內用字規(guī)范，應符合中華人民共和國國家通用語言文字法規(guī)定，不得出現繁體字、異體字、二簡字或錯別字；文內使用非規(guī)范化簡稱，首次應當用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

6. 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

二、核稿

校級黨政公文，由黨辦、校辦負責核稿。由部門代為起草的文稿，經部門負責人審核、分管校領導審簽后，應送黨辦校辦進行復核。對于不符合擬稿要求的文稿，要由擬稿單位補充修正。審核的主要內容包括：

1. 是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。

2. 是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)，同上級和有關部門及學校歷來的規(guī)定是否有矛盾。

3. 涉及其他部門的事項是否已協商一致并經過會簽。

4. 重要規(guī)章制度或其他重要事項是否經過黨委常委會議、書記辦公會議、行政辦公會議、校長辦公會議或專門工作委員會、專門工作領導小組會辦通過。

5. 對文稿的內容、文字、格式等進行必要的修正補充。

三、簽發(fā)

1. 以學校名義的發(fā)文，先由擬稿部門負責人審簽，如涉及其他部門，需請相關部門會簽后送分管校領導審簽，黨辦校辦核稿后，送主要校領導簽發(fā)。會議通過的文件，由分管校領導審閱并簽發(fā)。

以黨辦校辦名義的發(fā)文，由黨辦校辦主任簽發(fā)。

2. 文件簽發(fā)后，由黨辦校辦統(tǒng)一編號、登記、排版，再由擬稿人最終校對后發(fā)文。

四、用印、發(fā)送

公文如發(fā)文手續(xù)完備，即予用印。公文用印要端正、清晰，印章蓋在文件末尾發(fā)文日期處，上部邊緣不能壓蓋到正文，下部邊緣要壓蓋發(fā)文日期，并應注意盡量使年月日露出。公文應按注明范圍發(fā)送。

網上辦公系統(tǒng)中的領導簽發(fā)稿紙、原稿和正本由黨辦校辦打印歸檔。

五、辦理

各相關部門負責人及相關人員及時登錄網上辦公系統(tǒng)，根據文件要求辦理相關工作。

第四章　收文辦理

第十六條 上級來文的辦理除篇幅較長的會議材料和涉密文件外，一般應通過網上辦公系統(tǒng)，按照黨辦校辦登記、文本數字化、黨辦校辦主任閱簽、校領導批示、黨辦校辦根據校領導批示傳其他校領導閱示或轉主辦部門承辦、相關部門協辦的程序辦理。

一、凡注明送本校的上級來文、兄弟單位來函、公文，由黨辦校辦簽收并編號登記。

二、學校領導在外開會帶回的文件及各部門收到的涉及學?；驇讉€部門的公文，要交黨辦校辦登記辦理。凡親收件一律交親收人啟封，但其中有公事文函的，仍應交黨辦校辦登記辦理。

三、對重要的電話指示、通知、答復，應使用“鹽城工學院黨辦校辦電話記錄處理單”記錄來電部門或人員、來電時間、來電號碼、來電內容，登記編號并簽署接電人姓名，視作收文處理。重要的電報、傳真亦作收文處理。

四、根據黨辦校辦負責人閱簽意見和校領導批示，進行文件傳閱。學校收文辦理由秘書科具體負責，公文一律通過秘書人員傳遞，不得橫傳。

五、承辦公文的單位和個人，要按公文要求與領導批示意見，認真負責地迅速辦理，緊急公文應按時限要求辦理。

六、公文處理應當件件有著落。秘書對經手公文要及時催辦。對于重要、緊急的公文，部門領導要親自督促、檢查。

第十七條  校內各部門請示、報告應通過網上辦公系統(tǒng)辦理，按照部門擬稿、部門負責人核稿、部門轉發(fā)給職能部門會簽或轉發(fā)給黨辦校辦、黨辦校辦主任閱簽、校領導批示、黨辦校辦根據校領導批示傳閱的程序辦理。

一、由部門負責人審核提出意見后，送黨辦校辦。

二、秘書編號、登記后，由黨辦校辦主任閱簽，根據簽批意見呈校領導批示。

三、請示問題應當一文一事，必要時可附上相關材料，以供領導審批時參考。

四、審批時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見，其他審批人可視具體情況簽署意見。

五、分管校領導對收到的請示要及時研究處理，如涉及幾個方面的問題，則商請其他校領導會辦、會簽，或提交學校的有關會議研究決定。校領導簽署批辦意見后，由黨辦校辦轉交有關部門執(zhí)行。

第五章　公文歸檔

第十八條  公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》和學校有關規(guī)定，及時整理、立卷、歸檔（包括紙質文檔和電子文檔）。個人不得保存應當歸檔的公文。

第十九條  歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、內外特征和保存價值等要素整理立卷，保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和利用。

第二十條  聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理、立卷、歸檔，其他機關保存副本或復制件。

第二十一條  本校領導、職工在校外單位兼任職務時形成的公文，不在本校歸檔。

第二十二條  歸檔范圍內的公文應當在規(guī)定的時間內向校檔案館移交。

第六章  公文管理

第二十三條  校級層面的公文由黨辦校辦統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第二十四條  上級部門的公文，除涉密公文和注明不準翻印的以外，經有關校領導批準，可以翻印。

第二十五條  公開發(fā)布上級部門公文，必須經發(fā)文部門批準。

第二十六條  公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印部門證明章。

第二十七條  公文被撤銷或廢止，視作自撤銷、廢止之日起，不產生效力。

第二十八條  不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒定并經部門負責人批準，可以銷毀。

第二十九條  銷毀涉密公文應當經校保密委員會主任批準，到指定場所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中絕密公文（含密碼電報）的銷毀情況應當進行登記。

第三十條  部門、單位合并時，合并前的應歸檔公文須分別整理立卷歸檔，合并后的公文合并管理。部門、單位撤銷時，應將需要歸檔的公文整理立卷歸檔。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第七章  附   則

第三十一條  本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。校內其他中層部門、單位的公文處理辦法，由黨辦、校辦另行制定。

第三十二條  本辦法自發(fā)布之日起施行，原《鹽城工學院公文處理辦法》（鹽工發(fā)〔2005〕84號）同時廢止。