日照市交通運輸局公文處理辦法

關于印發(fā)《日照市交通運輸局公文處理辦法》的通知

各區(qū)縣交通運輸局、局機關各科處室隊：
      為適應機關工作需要，推進機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據《山東省交通運輸廳公文處理辦法》，結合我市交通運輸工作實際，市局組織制定了《日照市交通運輸局公文處理辦法》，現印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
 

                         日照市交通運輸局
                          2013年3月21日
 

日照市交通運輸局公文處理辦法

第一章   總  則
    第一條  為適應日照市交通運輸局機關工作需要，推進機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據《黨政機關公文處理工作條例》、《山東省交通運輸廳公文處理辦法》，結合我市交通運輸工作實際，制定本辦法。
第二條  本辦法適用于市交通運輸局機關公文處理工作。
第三條  市交通運輸局的公文，是履行交通運輸職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹上級機關的方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
第四條  公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第五條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條  局機關各科處室隊負責人應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，指定專人負責公文處理工作。公文處理工作人員應當具有較高的政治和業(yè)務素質，恪盡職守，嚴謹細致，遵守紀律，保守秘密。
第七條  市交通運輸局辦公室主管局機關的公文處理工作，負責局機關公文制發(fā)、公文辦理、公文管理及安全保密工作，制定與實施局機關公文處理工作規(guī)章制度；對全市交通運輸系統(tǒng)公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。
第二章  公文種類
第八條  交通運輸系統(tǒng)適用的公文種類主要有：
    （一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（二）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（四）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。
（五）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
（六）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級的詢問。
（七）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
（八）批復。適用于答復下級機關請示事項。
（九）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
（十）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
第三章  公文格式
第九條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）份號。公文印刷份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。
（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。翻印的公文、紀要和電報可以不加蓋印章。
（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍、聯系人姓名和聯系方式等需要說明的事項。
（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。
（十八）頁碼。公文頁數順序號。
第十條  公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十一條 公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。
第四章  行文規(guī)則
第十三條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
第十四條  從嚴控制公文制發(fā)數量。凡國家法律法規(guī)和黨內法規(guī)有明確規(guī)定的，不再制發(fā)公文?，F行公文規(guī)定仍然適用的，不再重復發(fā)文。非緊急重要事項不以電報形式發(fā)文，已以電報形式發(fā)出的不再印發(fā)文件。對上級機關制發(fā)的普發(fā)性公文，可根據自身實際提出貫徹落實措施，沒有新內容的不再重復行文轉發(fā)，受文單位應當遵照執(zhí)行。
第十五條  行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關，并說明原因。
第十六條  向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：
（一）以正式公文形式報送，不得以“請閱件”、“呈閱件”等非規(guī)范形式報送。向市委、市政府報送工作情況，統(tǒng)一用規(guī)范簡報形式報送，交通運輸局簡報編號為“日簡051號”。簡報重點反映重要工作動態(tài)、工作舉措、經驗做法、存在問題及意見建議等內容，減少一般性工作情況匯報。
（二）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。
（三）屬于黨委職權范圍內的工作，以交通運輸局黨委名義報送市委或省交通運輸廳；屬于局政務職權范圍內的工作，以交通運輸局名義報送市政府和省交通運輸廳。
（四）下級機關的請示事項，如需以局機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。
（五）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
（六）除上級機關負責人直接交辦事項外，一律按照程序報上級機關辦公室辦理，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以機關負責人名義向上級機關報送公文。
第十七條  向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：
（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。
（二）交通運輸局依據部門職權，可以向下一級政府相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。確實需要向下一級政府正式行文的，文稿應當經市政府辦公室文秘部門審核并送市政府負責人審簽，文中應當注明經市政府同意。
（三）涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)調一致的，不得向下行文。
（四）向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
第十八條  交通運輸局與同級黨政機關必要時可以聯合行文。聯合行文單位不宜過多。一般應將主辦機關名稱排列在前，其他機關按照黨、政、軍、群的順序排列。屬于職權范圍內的工作，不得聯合行文。
局內設機構不得對外正式行文，臨時機構一般不對外行文。
第五章  公文擬制
第十九條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
以局名義擬制公文，主要包括：主辦科處室隊承辦人擬稿，科處室隊負責人核稿，局辦公室審核，送分管副局長審簽、簽發(fā)或直送局長簽發(fā)。
第二十條  公文起草應當做到：
（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現發(fā)文意圖，并同現行有關公文相銜接。
（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練，語言莊重，用詞規(guī)范。
（四）人名、地名、時間、數字、段落順序和引文等準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法規(guī)范。
（五）引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明準確、規(guī)范的中文含義。
（六）公文中使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式，應當在第一次出現時注明經國家語言文字工作部門或者其他有關部門審定的中文譯名。
（七）文種正確，格式規(guī)范。
（八）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（九）公文涉及其他部門職權范圍內的事項，起草前應當征求相關部門意見，力求達成一致。
（十）公文的信息公開屬性、涉密公文密級和保密期限的確定，起草部門應當提出初步意見。
（十一）局長、副局長應當主持、指導重要公文起草工作。
第二十一條  擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會簽，會簽應注意以下事項：
（一）會簽文稿均以會簽部門負責人簽字為有效。
（二）局內會簽，由主辦部門送轉會簽。如有關部門意見不一致，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后請局領導協(xié)調或裁定。規(guī)范性文件應當由局法規(guī)科把關會簽。
（三）局外會簽（包括會?。删种鬓k部門指定專人承辦。外部門對會簽稿有較大修改的，應重新呈送局領導審簽。
（四）外部門送我局會簽的文稿，先由業(yè)務對口部門提出意見，然后按局發(fā)文程序辦理。
第二十二條  局以市政府或市政府辦公室名義行文，應當經市政府或市政府辦公室授權或同意，局代擬文稿。
（一）未經授權或者同意的，代擬文稿應當先行書面請示。
（二）代擬文稿應當由局辦公室審核，局主要負責人審簽。
（三）代擬文稿應當在保證質量的前提下盡量縮短在局和會簽部門的運轉時間，經局主要負責人審簽和有關部門負責人會簽后報市政府辦公室。
（四）局報送代擬文稿，應當說明背景情況、行文依據、起草情況、會簽情況等。
第二十三條  公文文稿簽發(fā)前，應當由局辦公室進行審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。
（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的方針政策；是否完整準確體現發(fā)文意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關部門職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見。
（四）重要公文文稿是否按照有關規(guī)定經有關會議審議。
（五）主題是否鮮明、材料是否真實、判斷是否正確、內容是否完整、結構是否嚴謹、語言是否莊重、用詞是否規(guī)范。
（六）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
（七）公文的信息公開屬性、涉密公文的密級和保密期限是否恰當。
（八）其他內容是否符合公文起草的有關要求。
第二十四條  未經局辦公室審核的公文文稿，不得直送局長、副局長簽發(fā)。經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新送局辦公室。
第二十五條  公文應當經局長、副局長審批簽發(fā)。重要公文和上行文由分管副局長審簽、局長簽發(fā)。簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發(fā)文由所有聯署機關的負責人會簽。
已經局長、副局長簽發(fā)的文稿不得擅自改動，若必須改動，需經原簽發(fā)人批準。
第二十六條  局機關各科處室隊以局名義上報的非正式公文，需經局辦公室審核，報局長同意后上報。
第二十七條  審簽和修改公文應當使用鋼筆、毛筆和碳素、藍黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆和純藍、紅色墨水等。審批、修改時應當在公文左側留出裝訂位置。
第二十八條  涉密文電起草，應在符合保密要求的場所進行，使用涉密計算機處理，嚴禁在外網和局機關內部辦公系統(tǒng)內處理。
 

第六章  公文辦理
 

第二十九條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第三十條  收文辦理主要程序是：
（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。
（三）初審。對收到的公文，局辦公室應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本局辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權范圍的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應當根據公文的內容、要求和工作需要確定范圍后分送。
批辦性公文一般由局辦公室按照有關規(guī)定，結合工作實際，提出準確規(guī)范、簡明扼要的擬辦意見，報相關領導批示后轉局有關科處室隊及有關單位辦理。轉辦時應當提出明確的辦理要求。需要兩個以上部門辦理的，排名在前的為主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢；對不宜由本部門辦理的公文，應當及時退回局辦公室并說明理由。
（五）傳閱。根據領導批示和工作需要，將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。公文傳閱應當嚴格履行登記和交接手續(xù)，相關領導和科處室隊閱完后要及時交回局辦公室，由辦公室人員按順序送交到下一個領導或部門。辦公室要隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、橫傳、延誤。
（六）催辦。局辦公室應主動掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當跟蹤催辦。
（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。
第三十一條  發(fā)文辦理主要程序是：
（一）擬稿。發(fā)文部門起草相關公文。
（二）核稿。公文起草以后由擬稿單位負責人負責核稿。
（三）審核。核稿完成后由承辦部門送局辦公室進行審核。
（四）審簽。經過審核的公文，由承辦部門送交局分管領導審簽。
（五）簽發(fā)。經審簽的公文，承辦部門要送交局辦公室，由局辦公室送局主要負責人簽發(fā)。
（六）復核。對簽發(fā)后的公文，由局辦公室對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核。
（七）登記。公文復核完畢后，由局辦公室確定發(fā)文字號并進行登記。
（八）印制。承辦人應嚴格履行校對、制版、印刷、裝訂等程序，確保公文印制質量和時效。
（九）核發(fā)。公文印制完畢，承辦人應當對成品公文的文字、格式和印刷質量進行檢查，然后到辦公室蓋章后進行分發(fā)。
（十）存檔。承辦部門須及時將發(fā)文底稿和兩份蓋章的正式公文送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一歸檔、保存。
第三十二條  涉密公文應當通過郵政機要通信、機要文件交換站進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。傳遞涉密公文應當進行編號、登記，并嚴格履行交接手續(xù)。禁止通過普通傳真、普通郵政、快遞、互聯網或者其他非涉密網絡等無保密措施的渠道傳遞傳輸涉密公文。
第三十三條  需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規(guī)以及檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上單位聯合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關單位保存復制件。
第七章  公文管理
第三十四條  建立健全局機關公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。
第三十五條  建立健全局機關各科處室隊及所屬單位公文管理專人負責制度。公文管理責任人應當認真履行職責，及時解決工作中存在的問題，確保公文利用高效、管理嚴格。
第三十六條  公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的，報局黨委保密委員會研究確定。不能確定的報上級保密機關。
第三十七條  嚴格落實涉密公文保密管理有關規(guī)定。
（一）涉密公文應當存放在符合安全保密要求的場所，配備必要的保密設備，與非涉密公文和材料分別存放，并定期進行清查、核對；涉密公文電子版（含過程稿）應當存儲在涉密計算機或者專用涉密存儲介質中。
（二）組織閱讀、傳達、審議或者以其他方式使用涉密公文，應當在符合安全保密要求的場所進行，嚴格限定知悉范圍，并提出明確保密要求。
（三）借閱、復制、下載、匯編、摘抄涉密公文，應當符合有關規(guī)定并經局黨委保密委員會批準。絕密級公文不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。復印、下載、匯編的公文視同原件管理。
復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注并進行管理。
存儲公文的磁盤、光盤及其他存儲介質按照所存儲公文的最高密級管理。
（四）涉密公文未經批準，不得攜帶外出。確需攜帶外出的，必須經局黨委保密委員會同意。
（五）涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定定期清理、清退或者銷毀。
（六）涉密公文遺失或者泄密的，應當立即采取補救措施，并及時報告局黨委保密委員會按程序處理。
第三十八條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
第三十九條  不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定，報機關負責人審批并履行審批登記手續(xù)，到市銷毀中心或區(qū)縣各銷毀中心進行集中銷毀。絕密級公文應當逐頁清點登記，機密級公文應當逐份清點登記，送交市保密行政管理部門指定的承銷單位銷毀。銷毀涉密公文應當使用符合國家保密標準的銷毀設備和方法，確保涉密信息不可還原，確保涉密公文不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十條  機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門；臨時設置的機構任務結束時，其公文集中移交局辦公室或者承擔其任務的部門管理。
工作人員離崗離職時，所在部門應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第八章  附　則
第四十一條  局機關公文含電報、電子公文以局名義發(fā)文。電子公文處理工作的具體辦法根據市委、市政府文件另行制定。
第四十二條  局各科處室隊的公文處理及各區(qū)縣交通運輸部門報市局的公文參照本辦法執(zhí)行。
第四十三條  法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。
第四十四條  本辦法自2013年4月1日起施行。原《日照市交通運輸局公文處理辦法》停止執(zhí)行。
 

附件：1．公文印制版式說明
　　　2．公文格式樣本
 

附件1
 

公文印制版式說明
 

一、總體要求
1.用紙：采用60g/m²-80g/m²膠版印刷紙或者復印紙，紙張白度80%-90%。
2.開本：采用國際標準A4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm。
3.版心與頁邊：版心尺寸為156mm×225mm，公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm。
4.字體與字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。
5.行數與字數：一般每頁22行，每行28個字。行間距用3號漢字高度的7/8。特定情況可以作適當調整。
6.標點：采用規(guī)范全角標點，符合中文排版規(guī)范。
7.文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
8.制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
9.印刷：雙面印刷，頁碼套正，兩頁誤差不超過2mm，印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
10.裝訂：公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°。采用騎馬訂或者平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。
二、公文格式各要素編排規(guī)則
版心內的公文格式各要素分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位于版心外。
（一）版頭部分
11.份號：如需標注份號，一般用3-6位黑體阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。
12.密級和保密期限：如需標注密級和保密期限，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注；密級和保密期限用“★”隔開。未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。
13.緊急程度：如需標注緊急程度，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
14.發(fā)文機關標志：居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字號應當不大于上級機關的發(fā)文機關標志字號，以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時，如需同時標注聯署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前，其他機關按照黨、政、軍、群的順序排列，上下居中排布；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。
15.發(fā)文字號：年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注；年份應當標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。
普發(fā)性公文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布；上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
16.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用仿宋體字，簽發(fā)人姓名用楷體字。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
17.版頭中的分隔線：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線，其高度一般不小于0.5mm。
（二）主體部分
18.標題：一般用2號小標宋體字，編排在紅色分隔線下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；多行標題排列應當使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。四個（含）以上機關聯合行文時，標題中發(fā)文機關名稱可以省略。
19.主送機關：編排在標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記部分。
20.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用仿宋體字，編排在主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，特殊情況下可以作適當調整；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。標點符號應當符合排版規(guī)則，數字、年份不拆行。
批轉、轉發(fā)的公文另頁編排，標題居中編排在版心第三行。
21.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.×××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
22.發(fā)文機關署名、成文日期和印章
（1）加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。
單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或者附件說明）一行之內。
聯合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或者相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或者附件說明）一行之內。
（2）成文日期中的數字
用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
23.特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌潞统晌娜掌跁r，可以采取調整行距、字距的措施解決。
24.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
25.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
（三）版記部分
26.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
27.抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。
如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
28.印發(fā)機關和印發(fā)日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期后加“印發(fā)”二字右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
29.翻印機關和翻印日期：翻印的公文，應當標注翻印機關和翻印日期。一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上、印發(fā)機關和印發(fā)日期之下一行位置。翻印機關左空一字，翻印日期后加“翻印”二字右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期（或者翻印機關和翻印日期）用一條細分隔線隔開。
（四）頁碼
30.一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
三、公文中的橫排表格
A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
四、公文特定格式
（一）信函格式
發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。
發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色線（推薦高度為0.15mm），線長為160mm，居中排布。
如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在紅色線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在紅色線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。
首頁不顯示頁碼。
版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。
（二）紀要格式
發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。
發(fā)文機關標志下空二行居中編排紀要編號。
紀要編號下一行編排發(fā)文機關和成文日期，發(fā)文機關居左空一字，成文日期居右空一字。
標注出席人員名單，一般用黑體字，在正文（或者附件說明）下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或者“列席”外，編排方法同出席人員名單。
紀要的特殊形式可以根據實際制定。
 

附件2
 

公 文 格 式 樣 本
  

001
機密★1年
特急
日照市交通運輸局文件
 

日交××〔201×〕××號
 

日照市交通運輸局
關于×××××××××工作的通知
 

各區(qū)縣交通運輸局，各有關部門、單位：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                               日照市交通運輸局
                                201×年×月××日
 

   抄送：×××××××。
  日照市交通運輸局辦公室 　　  　　       201×年×月×日印發(fā)
 

000001
機密★1年
特急
日照市交通運輸局文件
 

日交××〔201×〕××號                簽發(fā)人：×××
 

日照市交通運輸局
關于×××××××××工作的請示
 

市政府：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                            日照市交通運輸局
201×年×月××日
（聯系人：×××
聯系電話：××××××××）
 

   抄送：×××××××，×××××××。
  日照市交通運輸局辦公室 　　  　　     201×年×月×日印發(fā)
 

日照市交通運輸局
 

000001                          日交×函〔201×〕××號
機  密
特  急
 

日照市交通運輸局
關于××××××××××的通知
 

×××××××××：
    ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

                                  日照市交通運輸局
201×年×月×日
 

抄送：×××，××××××××，×××××××，××××××××××××××××××××××××××。

000001
機密★1年
特急
×××××紀要
（第×××期）
××××××××                     201×年×月×日
 

××××××××××××××
 

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

出席：×××、×××、×××、×××、×××、
      ×××、×××、×××、×××、×××。
請假：×××、×××。
列席：×××、×××、×××、×××。
  

  分送：×××××××。
××××××××××　　            　　201×年×月×日印發(fā)
 

日照市交通運輸局辦公室                2013年3月21日印發(fā)