區(qū)法院關于進一步規(guī)范公文處理工作的通知

院各部門：
為了適應公文工作需要，推進機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合新下發(fā)了中辦發(fā)〔2012〕14 號《黨政機關公文處理工作條列》和《黨政機關公文格式》，對公文作出了新的規(guī)定，結(jié)合本院實際，現(xiàn)就公文處理相關工作提出以下要求。
一、 常見的公文種類
本文所指的公文不包括司法文書類，司法文書類公文一種特殊的公文。
通常使用的公文主要有以下幾類：
（一）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單
位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
（二）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和
告知重要情況。包括審判管理在內(nèi)的重要事項要以賈法發(fā)〔××××〕×號文件的形式下發(fā)。
（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（四）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復
上級機關的詢問。
（五）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
（六）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關
單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
（七）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復
問題、請求批準和答復審批事項。
（八）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
本文所指的公文還包括本院的法院工作簡報、賈汪法院信息、審判管理工作通報等。
二、公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標
志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）公文的常用組成部分的說明：
1.發(fā)文機關標識。由發(fā)文機關全程或者規(guī)范化建成加“文件”
二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。如我院現(xiàn)在使用的“徐州市賈汪區(qū)人民法院文件”、“徐州市賈汪區(qū)人民法院”二種套紅發(fā)文標識。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標識可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
2.發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)
合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。如目前我院使用的賈法發(fā)〔××××〕×號、賈法請〔××××〕×號、賈法報〔××××〕×號等。
3.標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
4.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)
范化簡稱或者同類機關統(tǒng)稱。
5.正文。公文的主題，用來表述公文的內(nèi)容。
6.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。
聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
7.抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其
他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
8.印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。
公文用紙幅面采用國際標準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。
（二）公文的常用格式要求：
1.公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。
（1）公文用紙幅面尺寸：采用國際標準A4 型紙。
公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37mm，公文用紙訂口
（左側(cè)）28mm，右側(cè)22mm，版心的下邊緣至底口33mm，版心尺寸156mm*225mm（不含頁碼）。
發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
（2）公文書寫形式：
從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1.”，第四層為（1）。
（3）字體字號：發(fā)文機關標識使用2 號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3 號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關、附注、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間用3 號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3 號楷體字；正文以3 號仿宋體字，一般每面排22 行，
每行排28 字，正文中如有小標題用3 號黑體字。（4）頁碼
用４號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。
2．公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
（1）眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識表明公文的作者，它是發(fā)文機
關制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布。
發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關標識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空１字，簽發(fā)人姓名居右空１字；簽發(fā)人用３號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第１ 行，其他簽發(fā)人姓名從第２ 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為４mm 。
（2）公文主體部分
置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之
間的各要素統(tǒng)稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
公文標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機
關名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行10mm，用小２號華文中宋加黑，可分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。
主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，
應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。標識在標題下空一行，左側(cè)頂格３號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。
公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導語、主
體和結(jié)束語。在主送機關下一行，每自然段左空２字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3 號仿宋體字，一般每面排22 行，每行排28 字。文中如有小標題用3 號黑體字。
附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正
文下空一行左空２ 字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：１.× × ×× × ”）；附件名稱后不加標點符號。
發(fā)文機關署名（從2012 年7 月1 日起）：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關負
責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。標識在正文之下，空兩行右空4 字。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。
印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，
并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。
單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成
文時間。加蓋印章應上距正文２mm～４mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。
上傳的文件PDF 電子檔應當加蓋本院印章的電子簽章文本。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文
時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各
空７字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過３mm 。
當聯(lián)合行文需加蓋３個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，
應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排３個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字標識成文時間。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文
正文一起裝訂，并在附件左上角第１行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號） 。
（3）公文版記部分
置于抄送機關以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括：抄送機關、
印發(fā)機關和印發(fā)日期。
抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空１字用３號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。
印發(fā)機關和印發(fā)時間：印發(fā)機關是印制公文主管部門，印發(fā)
時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占１行位置；用３號仿宋體字。印發(fā)機關左空１字，印發(fā)時間右空１字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版
心。新的公文格式規(guī)范取消了主題詞部分。
三、 行文規(guī)則
行文應當確有必要，講求實效，注意針對性和可操作性。
行為關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。
請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示
事項。本院內(nèi)設機構(gòu)不得對外正式行文。
四、公文擬制
公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
根據(jù)黨組安排確定起草部門，起草部門在院領導的指導下起
草公文。一般性公文起草后，部門負責人應當初審，確定后報分管院領導審核后，報院長統(tǒng)一簽發(fā)。
重要公文起草后報分管院領導進行審核，提請院黨組集體研
究或者經(jīng)審判委員會集體討論，審議通過后，要進一步修改完善，分管院領導審核、院長簽發(fā)。
公文按照下列權限審核簽發(fā)：
（一）以賈法發(fā)〔××××〕×號、賈法請〔××××〕×
號、賈法報〔××××〕×號、賈法黨〔××××〕×號形式行文的，要經(jīng)過擬稿人簽字、分管院領導審核、院長簽發(fā)。
（二）以《法院工作簡報》、《賈汪法院信息》編發(fā)的，各部門統(tǒng)一報電子文本至研究室，研究室審核后，由分管研究室的院領導簽發(fā)。
（三）以《審判管理通報》編發(fā)的，各部門統(tǒng)一報電子文本
至審判管理辦公室，審判管理辦公室審核后，由分管審判管理辦公室的院領導簽發(fā)。
（四）其他不以文號、以期號編發(fā)的信息、通報，由各部門
根據(jù)工作需要編發(fā)，但須所在部門負責人審核，分管院領導簽發(fā)。
五、公文辦理
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
收文辦理包括簽收、等級、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。
以上工作由院辦公室統(tǒng)一辦理。發(fā)文辦理包括復核、登記、印制、核發(fā)。發(fā)文復核工作由承辦部門復核，包括核校；需做實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復核。發(fā)文登記、印制、核發(fā)由院辦公室統(tǒng)一負責，其他部門不再負責發(fā)文辦理的核發(fā)責任。
本院統(tǒng)一編發(fā)的簡報信息，各部門應根據(jù)部門業(yè)務特點及時
將電子文檔發(fā)送上級對口部門。
六、公文管理
（一）本院公文由院辦公室專人管理。
（二）本院公文的文號、期數(shù)由院辦公室文印室統(tǒng)一管理和
發(fā)放。
（三）本院以賈法發(fā)〔××××〕×號行文的PDF 電子檔由
辦公室在本院公文傳輸《公文閱讀》“本院文件”欄目上傳，賈法請〔××××〕×號、賈法報〔××××〕×號行文的電子檔不上傳；以《法院工作簡報》、《賈汪法院信息》、《審判管理通報》等以期數(shù)編發(fā)的電子檔由辦公室在本院公文傳輸《公文閱讀》“本院簡報”欄目上傳。
（四）公文歸檔。次年的第一季度，院辦公室要對本院上年
度形成的公文和收文集中收集，按照檔案的要求整理歸檔。
本通知未盡事宜，請按照中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合新下發(fā)的中辦發(fā)〔2012〕14 號《黨政機關公文處理工作條列》和《黨政機關公文格式》執(zhí)行。（賈汪區(qū)法院）