黑龍江省地震局公文處理細則 黑龍江省地震局

2013-09

第一條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第二條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。
第三條 行政機關(guān)的公文共13種，我局常用的9種。
（一）決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
（二）通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
（三）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（四）報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
（五）請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
（六）批復(fù)
適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
（七）意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（八）函
適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。
（九）會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第四條 公文一般由秘密等級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、落款、印章、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
第五條 行文應(yīng)當(dāng)注重必要性和實效性，盡量減少發(fā)文數(shù)量。
第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。有隸屬關(guān)系的機關(guān)應(yīng)當(dāng)遵循逐級行文的原則，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)說明原因并抄送被越過的機關(guān)。
第七條 省地震局文件，除向上級政府的請示、報告和對下級的批復(fù)外，其內(nèi)容必須是帶有全局性的重大問題，包括全局性重大方針政策的發(fā)布，全局工作或一個時期的重要工作部署，對某些重大問題或行動的決策等。
第八條 省地震局依據(jù)職權(quán)與省政府各部門可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，不經(jīng)本級政府授權(quán)，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應(yīng)報請本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)。
第九條 省地震局內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室以外不得對外正式行文，即內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向省地震局機關(guān)以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替省地震局審批下達應(yīng)當(dāng)由省地震局審批下達的事項；與相應(yīng)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。
    已取得獨立法人資格的直屬單位，可以正式行文；未取得獨立法人資格的直屬單位，按內(nèi)設(shè)機構(gòu)的行文規(guī)定執(zhí)行。
第十條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨的機關(guān)和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
第十一條  屬于省地震局職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由省地震局自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位，由主辦單位先行審核后，再送協(xié)辦單位會簽，最后由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。須經(jīng)省政府審批的事項，經(jīng)省政府同意也可以由省地震局行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)省政府同意”字樣。
第十二條  屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。
第十三條  部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第十四條  向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。
第十五條  各級行政機關(guān)的公文處理工作，應(yīng)貫徹“黨政分開”的原則，凡屬于各級行政機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不要請求以同級黨組織名義或同級黨組織與行政機關(guān)聯(lián)合名義發(fā)文。各級行政機關(guān)的公文，不得對黨的組織作指示、交任務(wù)。
第十六條  “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。
第十七條  除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”；上級機關(guān)也不得以公文形式向下級機關(guān)負責(zé)人作“指示”、提“意見”。
第十八條  受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)規(guī)定的份數(shù)報送（上報省政府的公文為一式10份）。             
第十九條  發(fā)文辦理指以省地震局名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、排版、印刷、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十條  草擬公文的具體要求
（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為（1）”。
（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
（八）公文內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十一條　只有局機關(guān)各部門有擬制公文的權(quán)利。擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十二條　主辦部門代省地震局草擬的文稿，需經(jīng)辦公室審核，并經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)簽批，按規(guī)定份數(shù)打印，通過機要交換或直送上級機關(guān)的辦公部門。
各主辦部門代省地震局草擬的文稿，特急件應(yīng)提前1個工作日、急件應(yīng)提前2個工作日、普件應(yīng)提前4個工作日送辦公室審核。特急件應(yīng)在半個工作日、急件應(yīng)在1個工作日、普件應(yīng)在3個工作日內(nèi)審核完畢。對不符合要求和規(guī)定的代擬稿，辦公室可將其退回主辦部門改寫。
第二十三條　公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進行審核。審核的重點是：
（一）文稿的基本情況是否符合受理要求。
1.擬稿須經(jīng)主辦部門負責(zé)人簽署明確意見、姓名和時間。涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，須由主辦部門負責(zé)聯(lián)系會簽，并達成一致意見。
2.主件、附件完備，附有必要的背景材料。
3.主送、抄送單位的寫法清楚、準確，凡簡稱“有關(guān)單位”的，應(yīng)附詳細名單。
4.代擬稿必須是打字稿，并附電子文稿。
（二）是否需要以省地震局名義行文。
（三）需要行文的以何文種行文。
（四）擬發(fā)文稿內(nèi)容是否符合下列條件：
1.內(nèi)容符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)。
2.觀點正確，情況屬實，措施可行。
3.結(jié)構(gòu)合理，條理清晰，簡明扼要，表述明確。
4.遣詞造句符合語法，無錯別字。
5.標點符號、數(shù)字、計量單位、人名、地名、專用術(shù)語、引文字號等規(guī)范。
6.公文文種、標題、主送單位、抄送單位、密級、急緩程度等符合規(guī)定。
第二十四條　以省地震局名義制發(fā)的上行文，由局長簽發(fā)；以省地震局名義制發(fā)的下行文或平行文，由局長或者主管副局長簽發(fā)。
第二十五條　公文正式印制前，擬稿部門應(yīng)當(dāng)進行文字校對。辦公室應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范（第四條）等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十六條　公文經(jīng)登記后，交機要人員通過機要交換發(fā)出。
第二十七條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第二十八條　擬辦、批辦。經(jīng)審核，辦公室應(yīng)當(dāng)及時送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本細則規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負責(zé)人批準后，退回報送單位并說明理由。
第二十九條　承辦。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。特急件應(yīng)于當(dāng)日辦完，急件2日內(nèi)辦完，沒有時限要求的普件7日內(nèi)辦完，對需要與其它部門協(xié)調(diào)辦理的文件，要在兩周內(nèi)辦理完畢。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回辦公室并說明理由。上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由辦公室送局領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。對上級機關(guān)交辦的公文，主辦部門要認真辦理，在職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)、辦理的，應(yīng)迅速辦理。遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請主管局長協(xié)調(diào)或裁定。
第三十條　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第三十一條　催辦。送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘人員要負責(zé)催辦，特急件跟蹤催辦，急件當(dāng)日催辦，平件3日催辦一次。
第三十二條　公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。
第三十三條　上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下級機關(guān)經(jīng)負責(zé)人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第三十四條　公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。