雨花區(qū)教育局公文處理實施細則

雨花區(qū)教育局公文處理實施細則  
（2012年9月1號）

一、總則
1、為了促進機關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化建設(shè)，提高公文運轉(zhuǎn)效率和公文質(zhì)量，根據(jù)2012黨政機關(guān)公文處理工作條例(中辦發(fā)〔2012〕14號)以及《關(guān)于進一步精簡會議、文件和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)同志事務(wù)性活動的規(guī)定（試行）》（雨辦發(fā)[2010]9號）文件有關(guān)規(guī)定，制定本實施細則。
2、做好公文處理工作，是黨政機關(guān)一項重要職能，局機關(guān)各科室、局屬各單位都要按照本細則，以高度負責(zé)的精神，相互支持、主動配合，努力做好公文處理工作，提高公文處理的質(zhì)量和效率。
3、公文處理必須做到準確，及時、安全。公文處理各個環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)事畢，急件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在限時內(nèi)完成。一般文件應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理完畢。
二、職責(zé)分工
1、機關(guān)公文處理按照“統(tǒng)分結(jié)合”的原則組織實施。
2、局辦公室是機關(guān)公文處理的綜合機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)一收文、分辦和以局黨委、局行政發(fā)出的各類文件的核稿、印制、發(fā)送（特殊情況除外）、立卷、歸檔等工作。
3、機關(guān)各科室按照業(yè)務(wù)對口的原則，具體承辦本部門業(yè)務(wù)的文書處理工作。
三、公文種類
區(qū)教育局公文的種類主要有：
1、決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。
2、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。
　　3、通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
　　4、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
5、通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)范性文件；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。
　　6、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和情況。
　　7、報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
　　8、請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
　　9、批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
　　10、函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。
11、紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
（公文種類中另有“命令”、“公報”、“公告”、“議案”四種，因教育局公文較少涉及，不詳說明）
四、公文格式
　　1、 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。公文用紙一般采用國際標(biāo)準A4型，左側(cè)裝訂；張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。
　?、判枰Ｃ艿墓?，應(yīng)當(dāng)在公文眉首右上角標(biāo)注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”，“機密”和“秘密”，“絕密”“機密”文件應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。
　?、瓢l(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)排列在前。
　?、前l(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號；聯(lián)合行文，只編主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
　?、壬闲形膽?yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
　　⑸公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。發(fā)布決定、規(guī)范性文件(如規(guī)定、辦法、實施細則等)應(yīng)冠以發(fā)文機關(guān)的名稱。在有發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的情況下，其他種類的公文標(biāo)題可省略發(fā)文機關(guān)名稱。標(biāo)題轉(zhuǎn)行時不要把詞、詞組和專用術(shù)語分開。
　?、手魉蜋C關(guān)指公文的主要受理單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。正式公文一般不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。
　　⑺公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件的順序和名稱；公文正文中已標(biāo)明附件的，無需附件說明。
⑻公文除“會議紀要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。加蓋印章應(yīng)當(dāng)端正，印章的下部邊緣應(yīng)當(dāng)壓年蓋月。
⑼發(fā)文機關(guān)署名全稱為“長沙市雨花區(qū)教育局”。
⑽成文時間以局長簽發(fā)日期為準，聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
⑾公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注于成文日期之下。
　?、谐蜋C關(guān)指除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關(guān)由起草科室擬定，局辦公室核定。
五、行文規(guī)則
　　1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。
　　2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)。
　　3、區(qū)教育局在職權(quán)范圍內(nèi)，可以同區(qū)政府各部門相互行文，可以向下一級單位行文。
　　4、區(qū)教育局可以同區(qū)政府各部門、各相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)、同級人民團體、具有同級行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。
　　5、向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送市教育局、區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)。
　　6、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。
　　7、除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。
六、發(fā)文處理
（一）擬稿。機關(guān)發(fā)文擬稿，本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進行。
1、辦公室負責(zé)草擬下列文稿
（1）局上報的綜合性、全局性的請示、報告；
（2）年度工作要點、總結(jié)；
（3）根據(jù)上級文件或會議精神，局做出的重大決定，階段性工作安排，重大行政措施和機關(guān)管理的帶有綜合性的規(guī)章制度；
（4）轉(zhuǎn)發(fā)綜合性、全局性文件；
（5）黨委會、局長辦公會議紀要；
（6）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他重要材料。
2、除辦公室外的機關(guān)各科室代擬下列文稿：
（1）以局名義簽發(fā)的專業(yè)性較強的通知、意見、請示、報告、函等；
（2）專業(yè)性會議的會議紀要；
（3）應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門草擬的具體管理制度；
（4）反映各部門工作動態(tài)的簡報文稿；
（5）對下屬單位請示的批復(fù)或?qū)I(yè)性工作的實施方案；
（6）領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文稿。
3、草擬文稿，由所承辦的科室（單位）負責(zé)。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
⑴符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。
⑵情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，簡明扼要，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確。
⑶文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
⑷擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
⑸人名、地名 、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，應(yīng)將發(fā)文機關(guān)、引文標(biāo)題和發(fā)文字號全部引出。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
⑹結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
⑺應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
⑻文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
⑼公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
（二）審核：公文審核包括分管領(lǐng)導(dǎo)審定和辦公室校核。
分管領(lǐng)導(dǎo)主要審定：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否和有關(guān)部門協(xié)商、會簽，是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖。
局發(fā)文的所有文稿均應(yīng)通過辦公室校核。校核的目的主要是把好公文的政策、質(zhì)量關(guān)。文稿校核的內(nèi)容是：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神；文字、格式是否正確、規(guī)范；是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；所提措施和辦法是否切實可行等。 
（三）簽發(fā)：簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質(zhì)量與正式效用的最終確認。簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改。
1、屬于全局性、綜合性和重大方針政策方面的文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；
2、屬分管業(yè)務(wù)工作方面的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；
3、涉及兩位或兩位以上分管領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)工作，應(yīng)經(jīng)有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后的，再由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；
4、主要領(lǐng)導(dǎo)有明確批示和授權(quán)簽發(fā)的文件，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
簽發(fā)時，同時指出是否公開發(fā)布（在網(wǎng)上公布）。
（四）復(fù)核：公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
修改和簽批公文，必須使用黑色簽字筆、鋼筆或毛筆，不可使用鉛筆或圓珠筆；所用墨水應(yīng)符合存檔要求（藍黑、純藍和炭素墨水均可）。不得在裝訂線外書寫。
文稿如需作較大修改，應(yīng)與起草科室（單位）協(xié)商或請其修改。
（五）繕?。嚎樣【褪怯≈莆募倪^程。經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿，應(yīng)送辦公室登記。登記內(nèi)容為編文號、確定發(fā)送范圍和份數(shù)，按緩急程度安排打印和裝訂。
（六）用?。河糜【褪窃谖募霞由w印章，以表明印章所代表的國家機構(gòu)或其他社會組織對文件承擔(dān)法律責(zé)任，表明其對公文法律效力的認可。
文件印制完畢后由辦文科室（單位）到辦公室用印。文稿印發(fā)后，并將原稿（簽發(fā)稿）和正稿一式三份送辦公室，由辦公室室負責(zé)存檔。
個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
（七）分發(fā)：凡本局產(chǎn)生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文科室（單位）到取回并分主、抄送機關(guān)分發(fā)。
（八）歸檔 ：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。
歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。
聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
七、收文處理
1、文件傳閱、送發(fā)實行專人管理。做到全程追蹤，直至退回歸檔；密級文件傳閱過程中不能摘抄、復(fù)制、遺失，否則按失泄密處理。
2、辦理。來文需要辦理落實的，由辦公室登記后分送主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)批辦，辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見辦理或分送有關(guān)科室辦理。
3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示辦理件，相關(guān)科室辦理落實后，應(yīng)進行注明。
4、任何單位或個人從辦公室領(lǐng)取經(jīng)收文登記的文件，均應(yīng)由辦公室做好記錄，歸還文件時核銷。
5、召開會議的通知及邀請局領(lǐng)導(dǎo)參加政務(wù)活動的電函，先送辦公室主任，再呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，屆時由辦公室提醒領(lǐng)導(dǎo)出席。
6、領(lǐng)導(dǎo)同志對未納入收文登記的零散文件或其他材料的批示，參加有關(guān)會議帶的文件，應(yīng)交辦公室統(tǒng)一登記后辦理。
八、 電子公文管理
1、電子公文管理指的是利用計算機系統(tǒng)進行電子公文的辦理、接發(fā)、整理、歸檔、保管等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。辦公期間，必須打開電子公文系統(tǒng)，及時處理相關(guān)電子公文。
2、電子公文的收文和發(fā)文一律歸口由辦公室處理，收文處理、公文運行、擬文發(fā)文程序均通過區(qū)電子公文處理系統(tǒng)設(shè)置程序，參照紙制公文運行基本原則進行。
3、電子公文要按文種對公章的要求，加蓋發(fā)文單位電子印章。電子印章由辦公室指定人員在專用計算機上使用，等同于實物印章，加蓋電子印章的電子公文具有法律效力。我局電子印章指定由辦公室專人負責(zé)保管和使用。
4、電子公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定。嚴禁在非涉密電子公文交換系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉密信息。要及時做好電子公文的數(shù)據(jù)備份工作，防止公文丟失，保證數(shù)據(jù)安全。
5、電子公文處理的計算機及其相關(guān)設(shè)備由信息中心指定專人管理和維護，用于電子公文處理的計算機要安裝防病毒軟件,定期進行殺毒。
九、其它
1、公文應(yīng)分類歸檔，保證檔案的齊全、完整，便于保管和利用。其他單位牽頭會同區(qū)教育局聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，局辦公室保存復(fù)制或其他形式的公文副本。
2、本規(guī)定由區(qū)教育局辦公室負責(zé)解釋。
3、本規(guī)定自2012年9月1日起施行。