句容市統(tǒng)計局公文處理辦法

 
第一章 總  則

　　第一條  根據(jù)國家、省市有關行政機關公文處理的文件規(guī)定，結合我局實際情況，制定本辦法。

　　第二條  機關公文（包括電報，下同）是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第三條  局全體工作人員，特別是各科室負責人要高度重視公文處理工作，嚴格遵守本辦法并努力提高公文處理工作水平。

　　第四條  公文處理必須堅持實事求是、精簡、高效、安全的原則,并嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定。必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和規(guī)定，確保國家秘密安全。

　　第五條  局辦公室是公文處理的管理機構，主管局內部日常公文處理工作。公文由辦公室的公文處理人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　第六條  局統(tǒng)一試行辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）處理公文，逐步替代紙介質文件，加快運轉速度，提高工作效率，努力實現(xiàn)統(tǒng)計系統(tǒng)的辦公自動化。

第二章  公文種類

　　第六條  局常用公文種類有：

　?。ㄒ唬┩ㄖ?。發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或執(zhí)行的事項，任免和聘用干部，用“通知”。

　?。ǘ┩▓蟆１碚孟冗M，批評錯誤，傳達重要精神或者情況，用“通報”。

　?。ㄈ┱埵尽Ｏ蛏霞墮C關請求指示、批準，用“請示”。

　　（四）報告。向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問，用“報告”。

　?。ㄎ澹┖２幌嚯`屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批等事項，用“函”。

　?。┡鷱?。答復下級機關的請示事項，用“批復”。

　　（七）會議紀要。記載、傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”。

第三章  公文格式

　　第七條  公文一般可分為眉首、正文、版記三部分。

　?。ㄒ唬┕拿际祝喊ㄎ募Q、發(fā)文字號、秘密等級、保密期限、簽發(fā)人、緊急程度等內容。

　?。ǘ┱牟糠郑喊聪群箜樞蛞话惆祟}、主送機關、內容、附件標題、成文日期、印章、附注、附件等。

　?。ㄈ┌嬗洸糠郑涸谖募路剑聪群箜樞蛞话惆ㄖ黝}詞欄、抄送欄、印發(fā)機關和印發(fā)日期欄、份數(shù)欄等，除“句容市統(tǒng)計局”（便函）和“會議紀要”外，每部分應由橫線隔開?！皶h紀要”統(tǒng)一用“分送”。

　　公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家行政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。公文用紙采用國際標準A4型，左側裝訂。

第四章 發(fā)文類型

　　第八條  局公文類型：

　　（一）句容市統(tǒng)計局文件

　　適用于傳達國家統(tǒng)計局和省統(tǒng)計局的指示；全局性的重大行政和業(yè)務工作；向市委、市人大、市政府、省統(tǒng)計局發(fā)出的請示、報告、意見等；需采取行政措施的規(guī)范性文件和規(guī)定；對下級政府和統(tǒng)計部門部署重要工作，通報和處理重大問題；與同級機關或有關單位聯(lián)合部署工作，向下級統(tǒng)計部門發(fā)出專業(yè)性通知、通報等

　　發(fā)文字號：句統(tǒng) [XXXX]XX號

　?。ǘ┚淙菔薪y(tǒng)計局函

　　適用于與有關部門就具體工作、具體事項進行協(xié)商，答復有關主管部門的重要詢問及對有關重要問題的征詢意見，通知在系統(tǒng)內、外召開的重要會議等。

　　發(fā)文字號：句統(tǒng)函[XXXX]XX號

　?。ㄈ┚淙菔薪y(tǒng)計局會議紀要

　　適用于記載、傳達全市性會議；本局與市有關部門之間重要會議；局黨組會議、局長辦公會議等主要精神和決定的事項。

　　發(fā)文字號：第XXX號

　　（四）句容市統(tǒng)計局法律文書

　　適用于依法審批部門統(tǒng)計調查項目；依法向行政管理相對人作出處理決定，通報有關有關執(zhí)法檢查情況、責令改正統(tǒng)計違法行為、提出統(tǒng)計工作的整改意見等。

　　發(fā)文字號：句統(tǒng)[XXXX]XX號

第五章 行文規(guī)則

　　第九條  行文應確有必要,注重實效，嚴格控制公文數(shù)量。行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。

　　第十條  本局與同級部門間依據(jù)職權可以相互行文，也可向下級的政府統(tǒng)計部門行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向鎮(zhèn)一級政府正式行文。與同級部門、鎮(zhèn)級政府、相應的黨組織和人民團體以及具有行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合行文。

　　第十一條  屬于本局職權范圍內的事務，由本局自行行文，一般聯(lián)合行文需經(jīng)市政府辦公室同意方可行文，但文中應注明經(jīng)市政府辦公室同意。須經(jīng)市政府審批的事項，經(jīng)市政府同意后也可以由我局行文。

　　第十二條  除辦公室外，局內設機構不得對外正式行文，但可以信函的形式與市有關部門的相關業(yè)務部門和鎮(zhèn)級統(tǒng)計部門的對口部門商洽工作、詢問和答復問題。信函編號、歸檔由科室自行管理。

　　第十三條  本局對上行文，如涉及其他主管部門職權范圍的事務，應先會簽。本局對下行文，如涉及其他主管部門職權范圍的事務，應先與有關部門就有關問題協(xié)商一致，否則不得行文。本局對下的重要行文，必要時應抄送市政府和鎮(zhèn)江市統(tǒng)計局。

　　第十四條  “請示”應一文一事；一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應用抄送形式,但不得抄送其下級機關。請求上級機關批轉的請示，應同時附上級機關批轉代擬稿?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

　　第十五條　除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第十六條  本局向鎮(zhèn)統(tǒng)計單位行文,必要時可抄送同級地方黨委或政府。

第六章 發(fā)文辦理

　　第十七條  發(fā)文辦理指以本局名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、部門審核、辦公室核稿、領導簽發(fā)、編號、繕印、用印、分發(fā)等程序。

　　第十八條  草擬公文應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規(guī)及有關規(guī)定。情況確實，觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,字詞規(guī)范, 直述不曲,標點正確,篇幅簡短。

　　(二)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。擬制緊急公文,應當具有緊急的事由,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　　(三)人名、地名、專業(yè)術語、數(shù)字、事物名稱、引文應準確。使用簡稱，應先用全稱，再在括號內注明“以下簡稱ＸＸ”，日期須寫明具體的年、月、日。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。

　　(四)結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

　　公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其他使用阿拉伯數(shù)字。

　　第十九條  擬制公文，對涉及其它部門職權范圍內的事項，擬文科室應主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文;如有分歧,可由局領導出面協(xié)調,仍不能取得一致意見,可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調或裁定。

　　第二十條  擬制公文，如涉及局內其他科室的業(yè)務權限, 擬文科室應事先主動與有關科室協(xié)商并會簽。如協(xié)商仍不能達成一致意見時，應列明各方理據(jù)，報請局領導協(xié)調或裁定。

　　第二十一條  核稿

　　公文草擬科室主要負責人須對文稿認真審核后，在發(fā)文的部門核稿欄中簽署姓名和日期。

　　如由幾部門聯(lián)合發(fā)文的，由主辦方起草、審核后交分管局長簽署意見，再由主辦部門交會簽單位的辦公室流轉。

　　公文送局領導簽發(fā)前，應由辦公室審核把關，規(guī)范性文件必須同時由局法制科從法律上進行審核把關。審核人要明確簽署審核意見、姓名和時間。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

　　第二十二條  簽發(fā)

　　以局名義制發(fā)的上行文、下行文和平行文,以局名義制發(fā)的，經(jīng)分管局長審核，最終局長簽發(fā)。

　　第二十三條  登記、注發(fā)

　　公文簽發(fā)后，應統(tǒng)一由辦公室檔案人員登記、編號、注發(fā)。

　　第二十四條  繕印、裝訂

　　（一）經(jīng)局領導簽發(fā)的公文，由各科室修改、校核后打印清樣交辦公室安排印刷。各部門不得擅自繕印。

　?。ǘ┥霞墮C關的文件，除絕密或注明不準翻印的外，確需的按有關規(guī)定翻印、轉發(fā)，翻印時應當注明翻印機關、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　　第二十五條  用印、發(fā)送

　　公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓蓋成文日期，并盡量使年月日露出。除正式公文蓋印外，原稿也應在公文擬稿紙的簽發(fā)人姓名之上蓋印，以示辦結。

　　發(fā)送公文，由承辦科室按注發(fā)范圍發(fā)送，交辦公室送郵。傳遞秘密公文，應采取相應的保密措施。

　　凡以局名義發(fā)出的文件，均應將正本呈全體局領導閱知；一般業(yè)務函件，也應將正本呈分管局局長閱知。

第七章 收文辦理

　　第二十六條  收文辦理指對收到本局以外各單位來文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十七條  簽收、登記

　?。ㄒ唬┓仓魉蜋C關為“句容市統(tǒng)計局”的各類正式公文，無論寄發(fā)給本局哪個科室，均應及時交辦公室登記呈辦，不得自行處理，也不得直接交局領導同志個人處理。

　?。ǘ┍揪指刹看硎芯滞獬鰠⒓訒h帶回的文件，應及時轉交辦公室登記存檔。

　　第二十八條  分辦、批辦

　　（一）主送和抄送本局的公文，由辦公室協(xié)助局領導處理。閱件，分送局領導和有關人員閱讀；辦件，由局領導提出處理意見和要求后，轉有關科室處理。

　?。ǘ┬鑾讉€科室協(xié)商處理的，應在批辦時明確一個科室主辦；需緊急處理的，也應在批辦時明確辦理時限。

　　（三）下級機關上報的“請示”、“意見”類公文，只需批示而不用發(fā)文的，經(jīng)局領導簽批后，由局辦公室負責將批示復印件轉原發(fā)文機關。

　　第二十九條  承辦、催辦

　?。ㄒ唬┏修k科室收到交辦公文后，應及時辦理，不得延誤、積壓、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，對沒有時限要求的公文，承辦科室（含主辦、協(xié)辦科室）一般要在5個工作日內辦畢。確有困難的，應當及時向辦公室說明。對不屬于本科室職權范圍或不適宜由本科室辦理的，應當迅速退回辦公室并說明理由。

　　收文辦理中如遇涉及其他科室職權的事項，主辦方應當主動與有關科室協(xié)商；如有分歧，主辦方負責人要出面協(xié)調，經(jīng)協(xié)商仍不能取得一致，可報請局領導協(xié)調或裁定。

　?。ǘ俪修k科室職權范圍內的事項，如不需要行文的，可直接答復發(fā)文機關，同時告知交辦的局領導，并將原件、批辦單及辦理意見退回辦公室存檔；需以局名義行文的，由承辦科室按辦文程序進行。

　?。ㄈ┺D有關科室辦理的公文，由辦公室負責催辦、查辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第三十條  辦結

　　（一）閱件，凡應閱知的人員都已簽署意見或圈閱時間的，視為辦結。

　　（二）辦件，凡按有關程序，符合下列情況之一的，視為辦結：

　　1.已按批辦要求認真承辦，履行了處理程序并有結果的。

　　2.對上級機關公文，已通過行文或其它方式貫徹執(zhí)行的。

　　3.函件已經(jīng)明確答復的。

　　4.請示已作批復的。

　　（三）對上級機關重要文件的貫徹執(zhí)行情況應及時向上級機關報告，發(fā)文貫徹的應同時抄送上級機關。

第八章 公文歸檔與管理

　　第三十一條  公文辦理完畢后，依照《中華人民共和國檔案法》及其它有關檔案管理的規(guī)定，及時送交局辦公室整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十二條  歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理，要保證歸檔公文的完整和正確反映局主要工作情況，便于保管和利用。

　　鑒定檔案保存價值、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，按本局檔案管理的規(guī)定辦理。

　　第三十三條  兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理、歸檔，相關單位保存復制件或其它形式的公文副本。

　　第三十四條  涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

　　第三十五條  不具備存檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和辦公室主任批準，可定期銷毀。銷毀涉密公文，按照本局秘密載體保密管理的規(guī)定執(zhí)行。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

　　第三十六條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的, 視為自始無效;公文被廢止的,自廢止之日起失效。

第九章 附  則

　　第三十七條  行政規(guī)章和法律文書等公文,依照有關規(guī)定處理。外事公文,按照外事部門的有關規(guī)定處理。

　　第三十八條  公文處理中涉及電子文件的有關辦法另行制定。

　　第三十九條  本辦法由辦公室負責解釋,自發(fā)布之日起施行。