滄州市人力資源和社會(huì)保障局公文處理辦法

    為促進(jìn)局機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，確保公文安全，結(jié)合我局實(shí)際，制定本辦法。

    本辦法所指公文，是局機(jī)關(guān)在工作中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

    一、收文處理

    收文處理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔和銷毀等程序。

   （一）通過(guò)郵政系統(tǒng)送達(dá)的各類公文信函，由收發(fā)室根據(jù)收件人分送各科室、單位。凡收件人是滄州市人社局或局辦公室的公文、信件等均送辦公室簽收、拆封、登記。機(jī)要通信局送達(dá)的各類公文信函，一律由辦公室按機(jī)要文件管理有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)分發(fā)、傳閱。政府信息網(wǎng)絡(luò)郵發(fā)的公文，由辦公室專人負(fù)責(zé)接收。密碼電報(bào)由局派機(jī)要專用車，機(jī)要員負(fù)責(zé)取、送、管理。簽收公文應(yīng)當(dāng)將標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、緊急程序、來(lái)文單位、件數(shù)、收發(fā)時(shí)間及處理情況登記清楚，以利查詢。急件應(yīng)注明簽收的具體時(shí)間。

   （二）需要辦理的公文，辦公室要及時(shí)送辦公室主任提出擬辦意見，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批示，或者交有關(guān)科室辦理。需我局會(huì)簽的文件，由辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，提出會(huì)簽意見，報(bào)送分管副局長(zhǎng)或局長(zhǎng)閱批。一般件在 24 小時(shí)內(nèi)交有關(guān)科室辦理，緊急公文隨收隨辦，并提出反饋時(shí)限。文件不得橫傳，不得丟失。各科室應(yīng)當(dāng)定期檢查承辦公文的處理情況，防止漏辦和壓誤。處理結(jié)果必須及時(shí)反饋，逾期未辦完的，要說(shuō)明原因。

   （三）需要傳閱的文件要及時(shí)分送局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負(fù)責(zé)人閱讀。傳閱公文，隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

    二、發(fā)文處理

    發(fā)文處理包括公文擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記和分發(fā)等程序。

   （一）草擬公文。屬于各科室主管范圍內(nèi)的工作需要發(fā)文時(shí)，一般由科室草擬文稿；涉及兩個(gè)以上科室時(shí)，一般由一個(gè)主辦科室牽頭起草，相關(guān)科室配合，送辦公室核稿前，主辦科室應(yīng)征求相關(guān)科室意見。我局主管范圍內(nèi)的工作，需要市委、市政府發(fā)文時(shí)，先由我局代擬文稿。草擬公文應(yīng)做到：

    1、符合國(guó)家法律、法規(guī)的規(guī)定，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定；與我局已發(fā)公文涉及同類問(wèn)題的規(guī)定相銜接，注意各項(xiàng)政策的穩(wěn)定性、連續(xù)性。需要改變過(guò)去的政策規(guī)定或者提出新的政策規(guī)定時(shí)，送請(qǐng)審批時(shí)應(yīng)當(dāng)特別加以說(shuō)明。

    2、用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。引用公文時(shí)，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。

    3、起草公文所依據(jù)的主要參考資料，應(yīng)當(dāng)附在文稿之后，一并送審。

4、公文中的數(shù)字，除成文的時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

5、結(jié)構(gòu)次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（二）發(fā)文審核。公文草擬好后，要進(jìn)行審核。局發(fā)文件，由擬稿科室填寫局發(fā)文稿紙，局辦公室核稿后，報(bào)分管副局長(zhǎng)、局長(zhǎng)審簽。需送有關(guān)部門會(huì)簽的文件，按局發(fā)文程序報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審簽后，由擬稿科室分別送有關(guān)單位進(jìn)行會(huì)簽，達(dá)成一致意見后，再次報(bào)分管副局長(zhǎng)、局長(zhǎng)審簽。局領(lǐng)導(dǎo)簽署同意發(fā)文意見后，辦公室編發(fā)文號(hào)、確定體式和密級(jí)等，交文印室印制。我局代擬以市委、市政府名義印發(fā)的，以及局發(fā)的規(guī)范性文件，應(yīng)先經(jīng)辦公室進(jìn)行合法性審核，再按規(guī)定程序報(bào)批印發(fā)。

    （三）發(fā)文文號(hào)。局發(fā)文版頭設(shè)三種：一是“滄人社黨”文號(hào)，用于制發(fā)涉及黨組會(huì)研究的重大事項(xiàng)和工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)中央以及省、市和省人社廳有關(guān)文件。經(jīng)分管副局長(zhǎng)審閱后，報(bào)請(qǐng)局長(zhǎng)簽發(fā)。二是“滄人社字”文號(hào)，用于制發(fā)涉及全市人社系統(tǒng)和全局性工作的重要決策部署、規(guī)范性文件，以及轉(zhuǎn)發(fā)省廳文件、與其他部門聯(lián)合發(fā)文。一般由分管副局長(zhǎng)簽發(fā)，涉及重要事項(xiàng)，經(jīng)分管副局長(zhǎng)審閱后，報(bào)請(qǐng)局長(zhǎng)簽發(fā)。三是“滄人社辦”文號(hào)，用于制發(fā)一般性工作安排或某一具體事項(xiàng)的通知、批復(fù)等。一般由分管副局長(zhǎng)或辦公室主任簽發(fā)。

除局領(lǐng)導(dǎo)同意直接交辦事項(xiàng)和必須直接報(bào)送的秘密事項(xiàng)外，一般不直接向市領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。

（四）公文印制的時(shí)限根據(jù)文件內(nèi)容確定，內(nèi)容緊急的文件要按要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)印出，一般文件 3 個(gè)工作日內(nèi)印出。

    （五）公文發(fā)出，必須編號(hào)和登記，并履行嚴(yán)密的遞、交接手續(xù)。傳遞標(biāo)有密級(jí)的公文時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。以局名義下發(fā)的涉及全局工作或重要的文件，同時(shí)向全廳各科室分發(fā)。

三、公文格式

    公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

    （一）涉及國(guó)家秘密的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。

    （二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。緊急程度由各科室提出，辦公室確認(rèn)。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”“特急”、“加急”、“平急”。

    （三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

    （四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

    （五）上行文應(yīng)由局主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并應(yīng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”件應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

    （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

    （七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

    （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前，注明附件順序和名稱。

    （九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

    （十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

    （十一）印發(fā)日期以開印時(shí)的時(shí)間為準(zhǔn)。

    （十二）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)在印章、成文日期下面加括號(hào)標(biāo)注。

    （十三）抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送（抄報(bào)）欄設(shè)在公文末頁(yè)下端，印制版記之上。

    （十四）印制版記包括公文制發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)名稱、印發(fā)（翻?。┤掌诤头輸?shù)。

    （十五）公文印裝格式要規(guī)范。文字從左至右橫寫、橫排。公文大標(biāo)題用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋字體，每頁(yè)文字 22 行，每行 28 個(gè)字。公文要統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，首頁(yè)與內(nèi)文的用線大小要盡量一致。

    四、行文規(guī)則

    （一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

    （二）根據(jù)職能范圍，我局可以與市政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)、市級(jí)各群眾團(tuán)體互相行文，可以與各縣（市、區(qū)）市人力資源和社會(huì)保障部門相互行文，也可以與市委有關(guān)部門相互行文。

    （三）我局可以與市政府各部門聯(lián)合行文，可以與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，可以同市級(jí)群眾團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

    （四）除以局辦公室名義外，局機(jī)關(guān)各科室不得以科室名義對(duì)外正式行文。局屬事業(yè)單位對(duì)外行文不得使用局或局辦文頭紙，應(yīng)使用署有本單位名稱的文頭紙。

    （五）屬于我局職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由我局自行行文或與有關(guān)部門聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須市政府審批或授權(quán)的事項(xiàng)，經(jīng)市政府同意也可以由我局行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)市政府同意。

    （六）向人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送市政府辦公室。

    （七）請(qǐng)示類公文一般應(yīng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

    （八）請(qǐng)示、報(bào)告不得混用、并用，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

    （九）發(fā)文要堅(jiān)持精簡(jiǎn)、實(shí)效的原則，控制數(shù)量，提高質(zhì)量。一般性具體工作不發(fā)文件。提倡使用電話、傳真和深入基層指導(dǎo)工作。

    五、公文保密

   （一）局機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、市委、市政府保密規(guī)定和我局《保密管理規(guī)定》。

   （二）需要保密的公文，視機(jī)密程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”及保密期限?！敖^密”、“機(jī)密”公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，份數(shù)序號(hào)標(biāo)在眉首左上角。

   （三）傳遞秘密公文，必須采取保密措施。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

   （四）上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，按規(guī)定程序，經(jīng)分管副局長(zhǎng)或辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明翻印的科室、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。

   （五）經(jīng)常進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)機(jī)要文秘人員保密觀念和組織紀(jì)律性。

    六、公文歸檔

    （一）具有查考和保存價(jià)值發(fā)文（定稿、正本）、收文和有關(guān)材料，辦理完畢后及時(shí)整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。公文立卷，應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種、時(shí)間、文件的利用價(jià)值以及公文之間的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類組卷。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。

    （二）局機(jī)關(guān)各類文書檔案由局辦公室專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理。以局名義和各科室名義召開會(huì)議形成的材料，要在會(huì)后一周內(nèi)報(bào)局辦公室；各科室在工作中形成的文書檔案先由科室專人負(fù)責(zé)整理、立卷、歸檔，并于次年初交由局辦公室負(fù)責(zé)保管和提供利用。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人借閱的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

    （三）案卷要確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

    七、公文管理

    （一）公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

    （二）公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，視同正式文件妥善保管。

    （三）公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

    （四）不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文由辦公室統(tǒng)一監(jiān)銷，并到指定場(chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)進(jìn)行登記。

    （五）我局文書檔案一律不外借，因工作需要經(jīng)辦公室分管副主任同意后可查閱有關(guān)內(nèi)容。外單位人員因工作需要使用我局文書檔案，須出具證明信、介紹信，并經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。

    本辦法從公布之日起施行。