公文管理系統(tǒng)

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北海市交通運輸局公文處理制度

　　核心提示：北海市交通運輸局公文處理制度（2013年2月修訂）第一章總則第一條為使本局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國務(wù)院、自治區(qū)人民政府和市人民政府關(guān)于國家行政機關(guān)公文處理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局的...

北海市交通運輸局公文處理制度

（2013年2月修訂）

第一章總則

第一條為使本局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國務(wù)院、自治區(qū)人民政府和市人民政府關(guān)于國家行政機關(guān)公文處理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局的實際情況，特制定本制度。

第二條本局的公文是在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達黨和國家的方針、政策，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗，依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條局機關(guān)各科室及全體工作人員應(yīng)當高度重視公文的處理工作，模范遵守本制度并加強對本部門、本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第七條局辦公室是本局公文處理的管理機構(gòu)，負責(zé)局機關(guān)的公文處理工作，并指導(dǎo)局屬各單位公文處理工作。

第八條局屬各事業(yè)單位應(yīng)當配備專職人員負責(zé)公文處理工作。

第九條積極推進辦公信息化建設(shè)，積極推廣電子公文和二維條碼應(yīng)用，逐步實現(xiàn)文件網(wǎng)絡(luò)傳輸和網(wǎng)上辦理，減少紙質(zhì)文件，降低運行成本，提高工作效率。

第二章公文格式與行文規(guī)則

第十條本局行政公文格式執(zhí)行《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準。

第十一條行文應(yīng)當確有必要，注重實效，切實做到精簡，實行發(fā)文總量控制，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。凡國家法律法規(guī)已作出明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文。上級部門已經(jīng)通過公開渠道向全社會公布的政策法規(guī)、規(guī)范性文件，一律不再照章轉(zhuǎn)發(fā)。部署臨時性、階段性工作，通過批轉(zhuǎn)辦理能夠解決和執(zhí)行落實的文件，一般不再以正式文件轉(zhuǎn)發(fā)。對可以傳閱的文件一般不轉(zhuǎn)發(fā)，對會議已作布置的事項一般不發(fā)文?？梢酝ㄟ^簡報、便函、傳真或電話、面商解決的，原則上不正式發(fā)文。

嚴格控制文件篇幅，盡量發(fā)短文。一般性公文控制在2000字以內(nèi)，屬于部署工作、安排計劃的公文、專題報告原則上不超過5000字，請示性公文控制在1500字以內(nèi)。

第十二條本局常用的公文種類主要有“通知”、“通報”、“報告”、“請示”、“批復(fù)”、“函”、“答復(fù)”、“會議紀要”等8種。

第十三條根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，本局的行文關(guān)系如下：

（一）可以同北海市人民政府各部門、下一級人民政府的交通等相關(guān)業(yè)務(wù)部門、局屬各單位互相行文。

（二）可以同北海市人民政府各部門或下一級人民政府、相應(yīng)的軍隊機關(guān)、同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

（三）除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，不得向下一級政府正式行文。

（四）局機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外，不得對外正式行文。

（五）局屬各事業(yè)單位根據(jù)工作需要，可以同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、縣區(qū)交通運輸局及其所屬各單位互相行文。

第十四條屬于局屬各事業(yè)單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由各單位自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。局屬各事業(yè)單位的重要行文，應(yīng)當同時抄報本局。

第十五條屬于局屬各事業(yè)單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，辦文單位應(yīng)當直接報送各事業(yè)單位處理。

第十六條局屬各事業(yè)單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，則責(zé)令糾正或撤銷。

第十七條成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。

第十八條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告時，應(yīng)當抄報被越過的上級機關(guān)。

“請示”應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

第十九條除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以本局名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第三章發(fā)文辦理

第二十條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十一條嚴格簽批流程，除了急件、密件外，原則不得越級呈批。在未實現(xiàn)辦公自動化之前，發(fā)文基本程序為：

局屬單位主辦人員擬稿——單位主要負責(zé)人會簽——局相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人審核、會簽——局辦公室文核——局領(lǐng)導(dǎo)會簽或簽發(fā)——打字員打印——擬稿人一校——局辦公室二?！蜃謫T印刷、裝訂——用印、封發(fā)。

局機關(guān)科室主辦人員擬稿——科室負責(zé)人核稿——相關(guān)科室會簽——局辦公室文核——局領(lǐng)導(dǎo)會簽或簽發(fā)——打字員打印——擬稿人一校——局辦公室二?！蜃謫T印刷、裝訂——用印、封發(fā)。

原則上由擬稿人全程跟蹤落實、催辦和反饋，局辦公室予以協(xié)助。

第二十二條擬稿人與核稿人不能為同一人。擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、校對人員名字必須由本人簽字，不得由別人代簽。

第二十三條擬制公文，必須使用、填寫發(fā)文稿紙。文字內(nèi)容為打印的，需使用空白A4型號紙張，并盡量雙面打印，以節(jié)約紙張；文字內(nèi)容為手寫的，使用局印制的方格稿紙，文字書寫工整、規(guī)范。

第二十四條草擬公文應(yīng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度，由擬稿人全程跟蹤催辦。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號，再次引用該公文，可以只引文號，不引標題。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。

（九）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

第二十五條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如有分歧，則：

（一）上報的公文，如與有關(guān)單位、部門意見不能一致，主辦部門（局機關(guān)各科室，局屬各事業(yè)單位）的主要負責(zé)人（必要時局領(lǐng)導(dǎo)）應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，須在文中列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

（二）局內(nèi)的會簽文稿，應(yīng)如實報局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

（三）局外會簽的公文，由主辦部門指定專人承辦。局外單位對我局會簽稿有重大修改的，應(yīng)重新報送局領(lǐng)導(dǎo)審批。

會簽公文，有不同意見時不應(yīng)直接修改文稿，經(jīng)協(xié)商仍不一致的可附上書面意見，供領(lǐng)導(dǎo)審定，必要時召開會議研究決定。

會簽文稿均以會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽字為有效。局機關(guān)各科室的負責(zé)人如外出不在時，可指定本科室一名工作人員代為核稿或會簽文稿，但回來后對有關(guān)文稿須補簽。

第二十六條送審的文稿，必須附上文稿引用和涉及的有關(guān)文件、法規(guī)或材料。

第二十七條局屬事業(yè)單位代局擬稿，必須是由局領(lǐng)導(dǎo)或局機關(guān)主辦科室交辦的，或者代擬稿單位在征得局領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室同意之后，方可嚴格按本制度規(guī)定辦理。

第二十八條加強文稿審核把關(guān)，提高文件質(zhì)量。

局業(yè)務(wù)科室負責(zé)人核稿，重點是：是否需要行文；應(yīng)當會簽的是否會簽，會簽是否取得一致意見，不同意見是否如實反映；是否符合黨和國家的方針政策，是否符合法律、法規(guī)及規(guī)定，與過去發(fā)的文件是否抵觸、矛盾，不一致的地方或出臺的改革措施是否有解釋和說明；文字是否正確反映了行文的意圖；是否遵守語法，合乎邏輯，使用標點符號、數(shù)字、計量單位是否規(guī)范等。

局辦公室負責(zé)人核稿，重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；公文的格式是否符合本制度的規(guī)定等。

實行退辦制度，對不按照秩序辦理、存在嚴重差錯和疏漏的發(fā)文稿件，一律退回重辦。

第二十九條以本局名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本局名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。

（一）向上級機關(guān)的請示、重要報告以及政策性強、涉及面廣的重要公文，應(yīng)由局長簽發(fā)。

（二）一般性報告、下行文和平行文，可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，由分管的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)性公文及由局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的一般性公文，可由局辦公室負責(zé)人簽發(fā)。

（四）需印發(fā)執(zhí)行會議決定事項的公文和重要的會議紀要，由主持會議領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，涉及重大事項的應(yīng)由局長簽發(fā)。

第三十條本局發(fā)文文號的種類及適用范圍為：

(一)向上級報告工作、請求指示、批準，需要自治區(qū)交通運輸廳直屬行業(yè)管理局審批的事項，需要市級綜合部門審批的事項，發(fā)文文號為“北交報”；

（二）涉及面廣、需要下級周知和共同執(zhí)行的重要事項，干部任免、退休，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)重要性文件和普發(fā)性、需要周知的文件等，發(fā)文文號為“北交發(fā)”；

（三）涉及部門不多、需要個別單位辦理的事項，行政審批事項和批復(fù)下級單位的請示事項，向不相隸屬機關(guān)和平行機關(guān)行文，向有關(guān)主管部門反映意見，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)批復(fù)的文件，轉(zhuǎn)發(fā)與行業(yè)相關(guān)事項的文件等，發(fā)文文號為“北交函”；

（四）人大代表建議和政協(xié)提案辦理答復(fù)件，發(fā)文文號為“北交復(fù)”；

（五）會議紀要，發(fā)文文號為“北交紀要”。

局機關(guān)發(fā)文文號可根據(jù)需要進行相應(yīng)調(diào)整。

第四章收文辦理

第三十一條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條公文由專職人員統(tǒng)一簽收、登記。通過會議或其它途徑收到的公文，收文者回單位后應(yīng)及時將公文送專職人員登記處理。

第三十三條簽收、登記后，專職人員應(yīng)附上公文處理箋或傳閱箋送局辦公室負責(zé)人或代理人審閱并簽署擬辦意見認后，及時、準確地分送局領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)部門辦理。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門，或者呈送局領(lǐng)導(dǎo)確定。

第三十四條收到下級機關(guān)上報需要辦理的公文，辦公室進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全等。

第三十五條對不符合規(guī)定的公文，即有下列情形之一者，經(jīng)局辦公室負責(zé)人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

（一）內(nèi)容不符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定的；

（二）要求辦理或解決的事情不屬于本機關(guān)職權(quán)范圍或不應(yīng)由本機關(guān)受理的；

（三）無特殊情況和理由而越級請示的；

（四）屬于本級機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項而要求上級機關(guān)處理的；

（五）內(nèi)容涉及有關(guān)部門但未經(jīng)與有關(guān)部門協(xié)商、協(xié)調(diào)，或不符合會簽程序的；

（六）一文多事，多頭請示或該加蓋印章而不蓋印章的；

（七）報告中夾帶請示事項的；

（八）附件不齊全的；

（九）其它違反本制度規(guī)定的。

第三十六條涉密的公文，按保密規(guī)定辦理。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。

第三十七條承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。傳閱件不得超過兩個工作日。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，按時限辦理確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當書面說明理由并及時退回交辦的部門，不得積壓不辦。

第三十八條公文辦理中遇到有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商。如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致的，主辦部門應(yīng)如實向局領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出擬辦意見，供局領(lǐng)導(dǎo)決策。

第三十九條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和日期，其他審核人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十條收到需要辦理的公文，應(yīng)使用公文處理箋或傳閱箋，不得直接在公文上簽名和書寫辦理意見等現(xiàn)象，保持公文的整潔。

第四十一條送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，局辦公室要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。

第五章公文歸檔

第四十二條公文辦理完畢，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

第四十三條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理（立卷）。確保歸檔公文的齊全完整，正確反映本局的主要工作情況，以便于保管和利用。

第四十四條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十五條本局領(lǐng)導(dǎo)兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。

第四十六條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十七條擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合檔案保護要求。

第六章公文管理

第四十八條公文由局辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、登記、用印、歸檔和銷毀。

第四十九條上級機關(guān)的公文，除密級文件和注明不準復(fù)印、翻印的以外，可以復(fù)印。

第五十條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當加蓋發(fā)文單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十一條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)局辦公室負責(zé)人批準，可以銷毀。

第五十三條銷毀秘密公文，應(yīng)當履行報批手續(xù)，并由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，并進行登記。

第五十四條單位合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第五十五條工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第七章附則

第五十六條公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第五十七條局辦公室對上級機關(guān)和本局下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當進行督促檢查。

第五十八條本制度自印發(fā)之日起施行。

第五十九條本制度由局辦公室負責(zé)解釋。

發(fā)布：2007-03-27 15:18 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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