客戶資源管理文檔的安全性問(wèn)題和有效的分類文檔

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　　文檔管理的安全性問(wèn)題

　　如何管理積累的大量知識(shí)文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，是讓很多企業(yè)非常頭疼的問(wèn)題。泛普軟件科學(xué)的文檔管理能讓這個(gè)難題迎刃而解。

　　知識(shí)管理正在得到我國(guó)企業(yè)的廣泛重視。企業(yè)管理層在推進(jìn)知識(shí)管理時(shí)候常常會(huì)遇到很多問(wèn)題：知識(shí)管理的戰(zhàn)略該如何制定?企業(yè)的知識(shí)資源該如何梳理?企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)該如何建設(shè)和應(yīng)用?解決以上問(wèn)題的關(guān)鍵在于科學(xué)的文檔管理。

　　企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會(huì)被三個(gè)問(wèn)題困擾

　　其一，企業(yè)的知識(shí)資源內(nèi)容龐雜、體系繁多，如何通過(guò)一個(gè)統(tǒng)一的體系對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行分類;

　　其二，當(dāng)所有知識(shí)都已被放在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理起來(lái)后，應(yīng)用時(shí)該如何確保這些知識(shí)的安全性;

　　其三，面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內(nèi)容。

　　目錄設(shè)置 有效分類文檔

　　企業(yè)知識(shí)文檔的數(shù)量往往都很大，這就需要設(shè)置知識(shí)庫(kù)的目錄來(lái)進(jìn)行管理。企業(yè)可以按照部門(mén)、企業(yè)組織架構(gòu)來(lái)設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨(dú)放在一個(gè)目錄下，把不同業(yè)務(wù)部門(mén)的文檔放在不同業(yè)務(wù)部門(mén)的目錄下。但是，這種分類方法可能會(huì)有個(gè)問(wèn)題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，就需要重新調(diào)整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時(shí)，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門(mén)的特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)。

　　知識(shí)庫(kù)目錄一般是分層級(jí)的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來(lái)設(shè)置，如集團(tuán)、子公司A、子公司B等這樣一個(gè)體系來(lái)設(shè)置。第二層可根據(jù)職能部門(mén)的特點(diǎn)來(lái)劃分。財(cái)務(wù)部、人力資源部等部門(mén)的職能相對(duì)穩(wěn)定，如財(cái)務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理等內(nèi)容，這對(duì)所有企業(yè)來(lái)說(shuō)基本上是相同的。因此，泛普軟件-客戶資料管理軟件可以按照這個(gè)維度設(shè)置知識(shí)庫(kù)的二級(jí)目錄。再比如說(shuō)，營(yíng)銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來(lái)設(shè)置營(yíng)銷領(lǐng)域的文檔目錄，也是一個(gè)比較好的方法。這樣，就無(wú)須再探討營(yíng)銷領(lǐng)域的職能到底屬于哪個(gè)部門(mén)。

　　此外，客戶資源管理系統(tǒng)設(shè)置知識(shí)庫(kù)目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨(dú)立、完全窮盡。互相獨(dú)立是指如果一個(gè)文檔在某一個(gè)目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨(dú)立的，不能重疊、交叉。客戶資源管理系統(tǒng)的完全窮盡是指知識(shí)庫(kù)目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級(jí)不宜過(guò)多。一般來(lái)講，企業(yè)知識(shí)庫(kù)目錄設(shè)置不能超過(guò)四層。否則，就會(huì)影響員工維護(hù)、應(yīng)用知識(shí)庫(kù)的積極性。同時(shí)還要注意的是，知識(shí)庫(kù)目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準(zhǔn)則。