我們現(xiàn)階段社會養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀

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 　　人社部早在2009年頒布《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》辦法后，文件管理系統(tǒng)各地社保經(jīng)辦機構(gòu)相繼組織業(yè)務(wù)檔案達標，經(jīng)過四年的努力，社保業(yè)務(wù)檔案管理工作取得一定成效，但社保業(yè)務(wù)檔案管理工作不容樂觀，喜憂參半，喜的是：各地對社保檔案管理重視的程度較之過去有了明顯改善，投入的人力、物力也在不斷加強;憂的是：一些基層社保經(jīng)辦機構(gòu)由于在業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理上起步遲、起點低，檔案管理存在許多不足，這些不足主要體現(xiàn)在：

　　一是對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的重要性認識不足。

　　從客觀上，有些經(jīng)辦機構(gòu)由于人手少，工作量大，只注重業(yè)務(wù)的辦理，無精力顧及經(jīng)辦過程中所形成的檔案資料，業(yè)務(wù)檔案資料不能及時整理、歸檔，造成不完整、不規(guī)范。從主觀上，有些領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)檔案管理重視不夠，過問不多，傾注的精力少，很少投入檔案管理設(shè)施，人員、經(jīng)費不能保證。有些經(jīng)辦人員對業(yè)務(wù)檔案管理認識不到位，關(guān)心業(yè)務(wù)辦理的多，而關(guān)心業(yè)務(wù)檔案資料的少，參保人員審報資料是否齊全、填寫是否規(guī)范很少審核，造成業(yè)務(wù)檔案在源頭上就存在著殘缺。有的經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案沒有采取集中歸檔、集中保管，存在著誰辦理誰留存，造成業(yè)務(wù)檔案留存在經(jīng)辦人的手中，一旦人員調(diào)動，就造成部分檔案資料的流失。如：該縣化肥廠改制時，為了進度沒有按照業(yè)務(wù)檔案要求他們上報參保人員名冊、審報表等相關(guān)材料，經(jīng)辦機構(gòu)也沒有及時的把該廠當時提供測算保險金的依據(jù)歸檔，資料丟失，造成部分人員辦理退休時缺少繳費依據(jù)，無法及時辦理退休相關(guān)手續(xù)，造成工作被動。同時，給當世人帶來多多不便，經(jīng)辦機構(gòu)處于尷尬境地。

　　二是經(jīng)辦機構(gòu)經(jīng)費不足，

　　對業(yè)務(wù)檔案硬件設(shè)施投入少。受辦公條件的限制，許多社保經(jīng)辦機構(gòu)無法專門設(shè)立檔案室，業(yè)務(wù)檔案分散存放，不能實現(xiàn)專人、專室、專柜管理要求;同時，受財力的影響，無法按照檔案管理的要求配齊所需設(shè)備，很難保證業(yè)務(wù)檔案管理做到九防，業(yè)務(wù)檔案存在安全隱患。

　　三是缺乏專業(yè)檔案管理人員，

　　業(yè)務(wù)檔案立卷存在不規(guī)范。尤且是縣級社保服務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理幾乎沒有專職管理人員，一般情況都是兼職人員;檔案員具備檔案管理專業(yè)畢業(yè)人員更是微乎其微，缺乏專業(yè)人才的專業(yè)管理。業(yè)務(wù)檔案歸檔時也都大多數(shù)采取抽調(diào)人員突擊整理的辦法，這些人員缺乏檔案管理知識，存在為整理檔案而整理檔案，造成分類混亂、立卷不合理，影響業(yè)務(wù)檔案使用價值。有的經(jīng)辦機構(gòu)直接委托當?shù)貦n案部門整理業(yè)務(wù)檔案，他們雖然具有檔案管理專業(yè)知識，但對社保業(yè)務(wù)不了解，整理業(yè)務(wù)檔案存在著局限性，分類無法把握準確，降低檔案管理的標準和規(guī)范。

　　四是社會保險業(yè)務(wù)檔案管理沒有統(tǒng)一標準。

　　在2009年7月人社部、國家檔案局令第3號《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》(試行)下發(fā)前，社會保險業(yè)務(wù)檔案，沒有一個統(tǒng)一規(guī)范要求各個經(jīng)辦機構(gòu)各行其道，分類歸檔五花八門。規(guī)定下發(fā)后，雖然把所有險種業(yè)務(wù)檔案資料的收集、分類、保管期限都有所規(guī)定，但規(guī)定中資料的收集、分類與實際業(yè)務(wù)檔案使用價值性、便捷性、連續(xù)性合理性尚須完善，辦理哪類業(yè)務(wù)參保單位或參保人應(yīng)需填寫哪種表格，而提供哪些相關(guān)資料沒有統(tǒng)一標準，造成歸檔資料雜亂。如：某參保單位在2012年度參保名冊、人員增減表歸參保類卷中，而申報表以歸征繳類卷中，查找參保單位2012年參保、繳費及其它情況，需調(diào)閱多卷檔案，才能看清楚，造成檔案使用便捷性、連續(xù)性大打折扣。沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案軟件，縣與縣、市與市都不相同，有的采用電子表格，有的買檔案局文書檔案軟件，有的自己開發(fā)的軟件，這樣無法滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理的需求，使得業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化、標準化水平較低。