文檔管理軟件選型四大“武功秘籍”

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      常言道：“工欲善其事必先利其器”，對(duì)于企業(yè)而言，要想得到長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)步的發(fā)展，必然要有好的“武器”來(lái)支撐，建立一個(gè)信息管理規(guī)范、信息共享方便的平臺(tái)至關(guān)重要，選擇管理智慧載體的文檔管理軟件成為了企業(yè)的必修課。但同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)，80%的企業(yè)在面對(duì)種類(lèi)繁多的管理軟件時(shí)無(wú)從下手，有的企業(yè)甚至是在付出了巨額成本之后才找到了適合自己企業(yè)的管理軟件。其實(shí)，如果找對(duì)了選擇管理軟件的方法，完全可以一次性就找到最適合企業(yè)的軟件，避免大量資金的流失。

      下面，筆者就文檔管理軟件選型原則羅列了需要的四大“武功秘籍”，幫助企業(yè)從“迷霧”中找到方向：

一、品牌

      選擇文檔管理軟件品牌首先要考慮到軟件的知名度。知名度的樹(shù)立與長(zhǎng)期的積累、用戶(hù)的認(rèn)可、高品質(zhì)軟件產(chǎn)品支撐密不可分。

      其次，美譽(yù)度也是考察軟件品牌的重要指標(biāo)，美譽(yù)度主要考察廠(chǎng)商曾經(jīng)實(shí)施過(guò)的成功和失敗案例，聽(tīng)聽(tīng)實(shí)施過(guò)的企業(yè)的評(píng)價(jià)，這是對(duì)軟件選擇做出判斷的重要參考。

      成立時(shí)間主要考察軟件產(chǎn)品在市場(chǎng)上應(yīng)用時(shí)間的長(zhǎng)短，投入市場(chǎng)的時(shí)間越長(zhǎng)其產(chǎn)品成熟度和質(zhì)量就越高。

二、專(zhuān)業(yè)性

      軟件產(chǎn)品的選擇不僅要考慮廠(chǎng)商的品牌和規(guī)模，同時(shí)要從更深層地去理解軟件產(chǎn)品功能的深度、產(chǎn)品功能完整性、易用性、架構(gòu)靈活性和穩(wěn)定性等方面。

      從以往實(shí)踐證明簡(jiǎn)單易用、快速部署、輕松維護(hù)的產(chǎn)品受到前所未有的關(guān)注。作為成熟軟件重要標(biāo)志，易用性和系統(tǒng)穩(wěn)定成為評(píng)價(jià)軟件質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至成為軟件選擇的關(guān)鍵要素。

      以目前的技術(shù)看，局域網(wǎng)建立B/S結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，就更加易于把握、成本也是較低的。它是一次性到位的開(kāi)發(fā)，能實(shí)現(xiàn)不同的人員，從不同的地點(diǎn)，以不同的接入方式訪(fǎng)問(wèn)和操作共同的數(shù)據(jù)庫(kù)；它能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺(tái)和管理訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)也很安全。特別是在JAVA這樣的跨平臺(tái)語(yǔ)言出現(xiàn)之后，B/S架構(gòu)管理軟件更是方便、快捷、高效。

      企業(yè)對(duì)遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的需求與日俱增，要做到統(tǒng)一管理的同時(shí)還要兼顧文檔的高度安全共享原則，就需要B/S架構(gòu)的產(chǎn)品來(lái)支撐，如：泛普文件管理系統(tǒng)（www.zhidesoft.com），就是B/S架構(gòu)下的典型，其在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公的便捷性就充分體現(xiàn)了架構(gòu)的優(yōu)勢(shì)。

三、服務(wù)保障

      軟件的服務(wù)體系尤為重要。服務(wù)體系是誠(chéng)信的重要標(biāo)志。如果文檔管理軟件的服務(wù)商沒(méi)有很好的服務(wù)意識(shí)、不具備很好的服務(wù)能力的話(huà)，那么，再好的產(chǎn)品也是無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的功效的。通常軟件的服務(wù)包含三個(gè)方面：

1、售前咨詢(xún)：包括了解用戶(hù)的真正需求、根據(jù)客戶(hù)需要選型推薦最適合的產(chǎn)品；
2、售中實(shí)施、培訓(xùn)：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門(mén)安裝（或遠(yuǎn)程指導(dǎo)），基于角色的專(zhuān)員培訓(xùn)（遠(yuǎn)程培訓(xùn)）；
3、售后服務(wù)：包括電話(huà)支持、在線(xiàn)客服支持、計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程協(xié)助、維護(hù)升級(jí)服務(wù)以及建立客戶(hù)檔案等。好的軟件應(yīng)當(dāng)對(duì)每個(gè)客戶(hù)輔之一套滿(mǎn)足客戶(hù)需要的完整的售后服務(wù)計(jì)劃。

      考察一個(gè)系統(tǒng)服務(wù)商服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力簡(jiǎn)單易行的方法是看其是否建立了相對(duì)完整的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如果一個(gè)軟件提供商連最起碼的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有建立起來(lái)，就很難相信其在今后的服務(wù)中能及時(shí)滿(mǎn)足用戶(hù)的服務(wù)需求。

四、產(chǎn)品功能：

      選擇文檔管理軟件功能是重頭戲，其最終適不適合企業(yè)的發(fā)展，要看軟件是否具備了幫助企業(yè)增效節(jié)支的應(yīng)有功能。筆者羅列了一些文檔管理軟件必備的功能：

1、集中存儲(chǔ)：集中存儲(chǔ)是文檔管理的核心，為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲(chǔ)平臺(tái)，讓所有文檔都存儲(chǔ)在公司服務(wù)器中，并支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)，讓分公司或不同部門(mén)員工也能順利開(kāi)展協(xié)同工作，文檔管理隨時(shí)隨地。

2、快速檢索：為企業(yè)建立高級(jí)檢索工具，基于文件的標(biāo)題、正文內(nèi)容（包含字、詞、句）、作者、文件類(lèi)型、創(chuàng)建及修改時(shí)間等相關(guān)屬性進(jìn)行毫秒級(jí)搜索，滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)文檔的查找需求，提高查找速度。

3、界面美觀(guān)、操作便捷：界面整潔，顏色美觀(guān)能夠讓處在緊張工作中的人們放松神經(jīng)，用戶(hù)第一次使用就可以輕松上手，在線(xiàn)操作時(shí)無(wú)需改變現(xiàn)有的工作習(xí)慣。

4、高安全性：可以通過(guò)文件存儲(chǔ)加密、IP登錄限制、強(qiáng)密碼保護(hù)、賬號(hào)保護(hù)、文檔審計(jì)、文件備份、權(quán)限管理等功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧資料的安全管理。

5、紙質(zhì)文檔管理：能夠與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質(zhì)資料（如合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案等）轉(zhuǎn)化為電子文件直接保存至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的智慧資料全方位電子化管理。

6、版本管理：對(duì)于每次修改后的文檔，都能自動(dòng)保留之前修改過(guò)的版本，若有需要，可以退回到之前版本，在實(shí)現(xiàn)版本統(tǒng)一的前提下，保障重要信息不會(huì)在協(xié)同工作過(guò)程中丟失。

小結(jié)：

      如何科學(xué)、方便、快捷地選擇到適合自己的軟件，是企業(yè)管理者面臨的一大挑戰(zhàn)。根據(jù)管理軟件選型四大“武功秘籍”，可以幫助企業(yè)找到貼近企業(yè)需求的產(chǎn)品，我想最重要的，是企業(yè)選擇了一個(gè)最適合自己需求的產(chǎn)品，而非別人眼中所看到的最好。