中國(guó)規(guī)劃電子文件管理

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　　國(guó)家電子文件管理的步伐已經(jīng)邁開。隨之而來(lái)的是，各級(jí)電子文件管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的建立、明確相應(yīng)管理機(jī)構(gòu)、各電子文件形成單位建立協(xié)同配合機(jī)制，以及一系列技術(shù)難題的破解。一向以紙質(zhì)為載體的“紅頭文件”，正在向電子化時(shí)代邁進(jìn)。

　　　“我們的電子文件管理要記錄和傳承當(dāng)代的歷史，從紙質(zhì)文件管理到電子文件管理，這是個(gè)里程碑意義的轉(zhuǎn)身，意義和風(fēng)險(xiǎn)并存。”中國(guó)人民大學(xué)副校長(zhǎng)、電子文件管理專家委員會(huì)主任馮惠玲，接受《瞭望》新聞周刊專訪時(shí)，這樣評(píng)價(jià)電子文件管理在“十二五”時(shí)期的意義。這位國(guó)家電子文件管理“十二五”規(guī)劃的主要參與者表示，從國(guó)家采取總體調(diào)控規(guī)劃措施講，中國(guó)起步不算早，“十二五”開局五年電子文件管理要揚(yáng)長(zhǎng)避短，形成中國(guó)特色，對(duì)世界有所貢獻(xiàn)。

　　面對(duì)電子文件管理的歷史使命，國(guó)家行政學(xué)院教授、電子政務(wù)專家顧平安表示，在中國(guó)，電子文件的范圍應(yīng)該首先界定為電子公文，從國(guó)家層面對(duì)電子文件實(shí)施管理，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)先行。

　　電子文件管理的“記憶黑洞”

　　“中國(guó)是唯一文明沒有中斷的國(guó)家，一個(gè)重要的原因是我們的文獻(xiàn)記錄沒有斷線，祖先沒有斷線，我們這一代也不能斷線。”馮惠玲接受本刊記者采訪時(shí)認(rèn)為，電子文件管理迫在眉睫。

　　日前，一份來(lái)自中國(guó)人民大學(xué)“電子文件管理機(jī)制研究”課題研究小組的調(diào)查報(bào)告，首度曝光中國(guó)電子文件管理的“記憶黑洞”——

　　在49家中央和國(guó)家機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位中，18.4%的單位沒有留存任何電子文件，79.6%的機(jī)構(gòu)沒有采取任何措施留存數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁(yè)文件等。

　　除此之外，一些單純依靠物理載體保存下來(lái)的電子文件，由于軟硬件不配套，同樣面臨著無(wú)法讀取的記憶損失。

　　調(diào)查顯示，中國(guó)1982年第三次全國(guó)人口普查中99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失;1990年北京亞運(yùn)會(huì)的部分電子文件無(wú)法讀取;22%的中央機(jī)關(guān)存在讀不出來(lái)的電子文件。

　　近兩千年前的羅賽達(dá)碑(解讀古埃及文字鑰匙的石碑)，數(shù)字依然清晰可見;然而今天的電子文件數(shù)據(jù)已經(jīng)近10%無(wú)法讀取。這意味著一段歷史，或一段文化，將因?yàn)椴荒芰粝掠涗浂鵁熛粕ⅰ?/p>

　　“我們國(guó)家有多少電子文件?這個(gè)數(shù)字，全國(guó)沒人知道。而在紙質(zhì)文件時(shí)代，這個(gè)問題是可以回答出來(lái)的。”馮惠玲焦急地表示。

　　“我們搞得太晚了，十年前就應(yīng)該做了。”研究電子政務(wù)近15年的顧平安告訴本刊記者，從1999年政府上網(wǎng)工程開始，中國(guó)電子政務(wù)的發(fā)展已歷經(jīng)12年。據(jù)統(tǒng)計(jì)，中國(guó)的數(shù)字信息量2010年為900.5億GB，占全球信息量9.1%，將近一成，它們?cè)谥袊?guó)的管理令人憂慮。

　　由于長(zhǎng)期以來(lái)缺乏國(guó)家層面的電子文件規(guī)劃管理，中國(guó)電子文件的信息安全狀況堪憂。“電子文件管理機(jī)制研究”課題研究小組調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的重要機(jī)構(gòu)僅僅因?yàn)楣ぷ魅藛T在內(nèi)部涉密網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上交互使用U盤，就被黑客利用木馬程序從其內(nèi)部網(wǎng)上竊取很多重要情報(bào)。