文件管理系統(tǒng)-文檔獲取

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　文件管理系統(tǒng)-文檔獲取

　　企業(yè)內容管理第一步，就是對所有文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布到歸檔進行全周期管理，自動轉發(fā)、自動歸檔，對企業(yè)的信息知識進行識別、沉淀，將工作過程中形成的文檔、資料、報告、單據、甚至電子郵件，經過科學的評估檢測，按照極為規(guī)范的方式儲存于文檔系統(tǒng)中，因此，任何人都可以快捷方便的查找所需要的信息。

　　組織文檔結構

　　支持無限層次的文件夾和子文件夾結構。

　　泛普軟件文件管理系統(tǒng)支持對檔案柜、文件夾、文檔進行安全設置，權限級別包括：完全控制、修改、閱讀、不可訪問和匿名訪問。安全設置可以繼承到子文件夾。

　　批量文檔上傳、下載

　　可以將多個文檔或文件夾一并上傳到文件管理系統(tǒng)中。也可以將多個文檔或文件夾一并下載，一次性的下載一個文件夾以及子文件夾下的文檔，并保持文件夾結構不變。

　　數據移植 – 整理企業(yè)已有資源

　　如果公司以前有自己的文件服務器，而且已經有了一定的文件量的積累，重新使用文件管理系統(tǒng)是否意味著以前的文件都沒用了呢?答案當然是否定的，文檔的積累對于一個企業(yè)來說是一個知識庫，使用泛普軟件文檔導入工具幫助客戶將歷史數據順利地導入到文件管理系統(tǒng)里面。可導入的數據可以是原有文件服務器上的內容，也可以是其他信息或文檔應用軟件中的內容。

　　智能文件夾/文檔自動歸檔

　　系統(tǒng)在每個工作空間創(chuàng)建特定的智能文件夾，將文檔上載到此智能文件夾，并指定文檔類型，輸入屬性值，系統(tǒng)將根據文檔的屬性值自動將其歸檔到智能文件夾規(guī)則所指定的文件夾下。智能文件夾規(guī)則是以自定義屬性為基礎動態(tài)定義文檔歸檔條件和目標文件夾，通過對自定義屬性進行判斷，得出是否復合條件以及是否存在要歸檔的文件，進而產生相應的歸檔行為。同時，智能文件夾可以綁定一個郵件地址，向這個地址發(fā)送帶有文檔附件的郵件，系統(tǒng)自動將附件文檔從郵件中拆分出來，保存到智能文件夾中。

　　與編輯器集成

　　在Office 的應用軟件(Word，Excel，PPT，Outlook)中對文件新建或是編輯，均可以輕松的將文件直接保存到泛普軟件 中，免去上傳操作。 此功能大大簡化通常的文件下載、編輯、上傳的復雜過程，實現了和桌面編輯器的無縫集成。

　　網絡文件夾

　　通過從WebDAV客戶端應用程序(例如Windows上的“網絡文件夾”)進入泛普軟件，用戶可以管理其工作空間、文件夾及文檔。用戶可以在Microsoft Word、excel、PowerPoint中創(chuàng)建/編輯某一文檔，并將其直接保存到泛普軟件中。使用Windows資源管理器來進行批量上傳、下載，方便用戶使用。

　　紙質文檔電子化

　　文件管理工具可以將公司的紙質文檔(如合同、發(fā)票、以及公司原有的重要或需要保存的紙質文檔等)轉換為電子文檔，便于存儲、保存、查找、調用。

　　支持文檔掃描、索引及文檔上載到文檔系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)支持文檔的成批上載及與掃描儀的直接接口。對于所有被掃描的文檔，泛普軟件支持英文、中文、日文的OCR。

　　泛普軟件使每個文檔歸屬于某一文檔類型。用戶可以為每個文檔設計索引卡片。索引卡片將被提供給執(zhí)行文檔上載的人員，以便在文檔上載時該信息可以被添加。

　　文檔同步 – 自動備份

　　泛普軟件支持將企業(yè)員工個人電腦的文檔目錄和泛普軟件文檔服務器中的指定目錄同步。同步支持全面的版本管理。具備相應權限的用戶也可將服務器中的文檔同步到本地的電腦。自動同步大大減少用戶上載文檔的步驟，并確保企業(yè)共享文檔和個人電腦文檔的統(tǒng)一，確保企業(yè)的文檔完整性。