企業(yè)管理從知識文檔管理抓起

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 　　企業(yè)管理從知識文檔管理抓起

　　——文檔管理軟件提高企業(yè)的核心競爭力

　　在商業(yè)競爭無比激烈的電子商務時代，知識文檔管理，人力資源管理，企業(yè)主們壓力重重，正在遭遇前所未有的嚴峻考驗。企業(yè)如何在殘酷的商業(yè)領域提高核心競爭力?不是加班加點的壓迫勞動力，不是無限制的擴張商業(yè)圈，這個時代講究的是高效。一些人非常習慣于一個應用程序、一臺服務器和一種方法。但是今天你真的要坐下來考慮一下你要如何運行你的業(yè)務并且記住你有一些選擇。你不要局限于一條道。你可以今天沿著這條路走，明天改變方向。

　　很多企業(yè)在生產(chǎn)設備和人員招聘上極其舍得投入大量的精力和財力，但是收貨的效益卻和預期收益相差甚遠。要想提高企業(yè)的競爭力，關鍵是要有一整套合適的企業(yè)管理模式，一個好的運營模式?jīng)Q定企業(yè)的生存和發(fā)展。知識文檔是企業(yè)發(fā)展最根本的保障，因此企業(yè)管理應該從知識文檔管理抓起。

　　企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾：

　　第一，企業(yè)里的知識內容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。

　　企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構把這些文檔“框”起來?文檔分類當然需要劃分各級目錄，最好可以根據(jù)組織關系來劃分，實現(xiàn)管理的簡便性。

　　文檔管理軟件將企業(yè)文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財務報表、會議紀要、技術資料)，按部門分類(市場部、技術部、行政部、人事部、財務部)，按群組分類(總經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書、研發(fā)人員)的目錄進行劃分。在文檔管理系統(tǒng)的平臺上，員工直接可以在軟件界面上直接導入文檔，所有員工的文檔分門別類的都統(tǒng)一存儲在服務器上。

　　第二，當所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。

　　文檔在使用過程中常常會因為員工的誤操作或者惡意篡改使得現(xiàn)有的文檔丟失或者不能使用，電腦上經(jīng)常保存了各個文檔不同時期的歷史版本，時間一長根本不知道哪個文檔的準確性高。員工之間通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務器的方式共享文檔，這都給文檔的安全性造成嚴重的威脅。各部門各員工機上的文檔都是企業(yè)的寶貴財富，有些員工在離職的時候帶走公司的機密文檔并且格式化電腦，無疑會造成巨大的損失。

　　文檔管理軟件具有設置權限的體系，文檔創(chuàng)建者或管理者有權決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權限：用戶是否具有編輯修改的權限，用戶是否具有打印拷貝的權限，用戶是否具有只讀查看的權限，用戶是否具有另存文檔的權限。通過文檔權限的設置，充分保證了文檔的安全性。

　　第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內容呢?

　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當文章的數(shù)量積累到幾十萬篇，甚至更多的時候，用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難，無法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠遠超出需求，猶如大海撈針。

　　文檔管理軟件將員工機所有的文檔都集中存儲在一個服務器上，海量文檔能夠快速定位，通過關鍵字的查詢能夠在秒級找到需要的文檔。如果您的企業(yè)還是拘泥于傳統(tǒng)的知識文檔管理系統(tǒng)模式，在商業(yè)極其激烈的今天，你真的需要改變您的管理思路了，文檔管理軟件能夠提高企業(yè)的核心競爭力，聰明的選擇會事半功倍。