電子文件風險全解析，如何避免風險成企業(yè)難題

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    早在20世紀90年代初，一位英國信息管理專家曾預言：“如果我們現(xiàn)在不努力著手抓好電子文件的管理，將有可能在20世紀末、21世紀初形成可怕的歷史空白。”事實無情的印證了這一黑色預言的準確性。他并非危言聳聽。

    盡管全世界的專業(yè)工作者極力去適應這種變化，但因?qū)﹄娮游募奶匦圆簧趿私猓蚴栌诠芾砘蛴捎诩夹g障礙而導致事故頻仍、災難不斷。一些記錄重要歷史事件的電子文件丟失、損毀、不可閱讀或無法證實其真實性、可靠性，不僅影響到國家和各類機構現(xiàn)行活動的質(zhì)量與效率，更是化作一段又一段無法再現(xiàn)的歷史空白，其后果實在令人扼腕嘆息。

    經(jīng)過眾多專業(yè)人士的調(diào)查、分析、研究。對于電子文件的流程，總共存在的風險可達到8類，23種。將這些風險在進一步的進行分析，歸納。可歸結為3大類，15種。三大類為機構內(nèi)部風險因素、社會環(huán)境風險因素、自然環(huán)境風險因素。分別對應的15種風險因素請看下表：

分類標準

大類

小類

來源

機構內(nèi)部風險因素

文件管理業(yè)務因素

信息基礎設施因素

系統(tǒng)設計因素

文件管理制度因素

組織因素

人員因素

資金因素

社會環(huán)境風險因素

主管部門因素

規(guī)范體系因素

客戶因素

同行因素

支持部門因素

宏觀因素

中觀因素

自然環(huán)境風險因素

保管場所因素

天災因素

人禍因素

    由于篇幅有限，我就不展開說三大類底下的各種因素了。我以發(fā)生在我們身邊的實際案例，來解讀這三大風險因素。并對癥下藥，找到如何避免風險。

    首先是內(nèi)部風險因素。這七項看似毫無關聯(lián)，其實卻是環(huán)環(huán)相扣，錯綜復雜，有著千絲萬縷的聯(lián)系。舉個例子。某個單位，早已是計算機普及了。由于沒有經(jīng)驗。沒有專業(yè)的人才，所以導致了沒有良好的文件管理制度。因為資金的不足，也沒有配備相應的信息基礎設施。所以電子文件一片散沙。管理方式，套用紙質(zhì)文件的辦法。殊不知在變化莫測的網(wǎng)絡環(huán)境中，電子文件比紙質(zhì)文件承擔著更多的風險。例如：被破壞、損壞、無法閱讀。隨意存儲容易造成重要文件暴露。沒有管理權限設定，電子文件無法得到有效保存。

    其次是社會環(huán)境因素，這就更好理解了。就是同行對手啊、行業(yè)潛規(guī)則啊等外部來的人為因素。這些因素中就比較險惡和危險。機構內(nèi)部風險因素我可以自己小心避免，或者是改正。而社會環(huán)境風險因素，一旦出現(xiàn)問題。往往都是不可逆的。舉個實際案例，上個實際八十年代。上海市政府采購了某電腦公司的軟硬件作為電子文件生成環(huán)境。但是不幸的是，在八十年代末，王安電腦公司倒閉了。結果造成許多在王安計算機環(huán)境下的電子文件無法讀取。在當時，造成了極大的損失。

    再說自然環(huán)境風險因素。保管場所發(fā)生事故，電腦的損壞、短路、燒毀。或是意外事故。天災就是發(fā)大水、地震之類的。在06年，我國湖南省連續(xù)遭受兩次臺風，又加上強降水。據(jù)不完全統(tǒng)計，造成當?shù)亟?000多卷檔案資料被淹，8臺用于儲存電腦資料的電腦被水泡壞。造成巨大且無法挽回的失誤。人禍因素就像是戰(zhàn)爭、恐怖襲擊等。類似于：911事件、伊拉克戰(zhàn)爭等。都造成了很多企業(yè)和國家的文件缺失。

    誠然，電子文件風險隨著時間的推移會越來越危險。但是相應的解決辦法也隨之而出。為解決電子文件風險、妥善管理電子文件。國內(nèi)很多軟件公司研發(fā)出了新式的文件管理系統(tǒng)。類似于泛普公司出的文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，可通過很多先進的技術手段，避免電子文件的風險因素。

    例如文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)可支持權限設定，對各種權限進行設置、搭配。保證電子文件安全。并且存儲是進行加密存儲，系統(tǒng)模式設計簡單，易于上手。并不需要過多學習。并且系統(tǒng)是有國內(nèi)一流的軟件工程師聯(lián)手開發(fā)，擁有眾多獨有的功能?？勺屍髽I(yè)更加高效運作。由于不是定制開發(fā)，在費用上也會大大降低。也就是花少部分的錢，就可擁有頂級團隊精心設計出的國際先進的電子文件管理系統(tǒng)。將內(nèi)部風險全部解決。

    社會環(huán)境因素則是更不用擔心。據(jù)了解。目前主流的文件管理系統(tǒng)，都是搭建在服務器之上。而服務器是自己選擇，放在自己單位，不受外界干擾，而且十分安全，與系統(tǒng)無關。即使軟件公司倒閉，系統(tǒng)內(nèi)的軟件也可從服務器中找到。系統(tǒng)內(nèi)的夠早也很簡單。完全可按自身情況設計。并且與主流軟件無縫集成，方便用戶使用。

    至于自然環(huán)境風險，更是不用擔心。據(jù)悉，如泛普軟件這樣的主流文件管理系統(tǒng)，都是B/s架構。支持外網(wǎng)登陸。而且可以隨時備份。即使將企業(yè)的數(shù)據(jù)備份。即使發(fā)生自然環(huán)境的破壞，也可保證資料不丟失。

    也許隨著時代變化。電子文件的風險還會繼續(xù)增多。但是解決之法也會相應而生。如今市場上有泛普軟件這批優(yōu)秀的廠商。日后也會研發(fā)出更加先進的產(chǎn)品。希望所有企業(yè)決策人和政府相關負責人，能對文件管理上心一些。不在受其困擾。在規(guī)避電子文件風險的同時，做到高效、保質(zhì)。