系統(tǒng)開發(fā)的注意事項

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 　　開發(fā)平臺和工具的選擇

　　顯然,文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)基于群件技術(shù)。目前流行的群件產(chǎn)品都提供了完善的通訊協(xié)作功能,強大的安全及工作流管理機制,提供了基本的工作流引擎及工作流設(shè)計工具,具備非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(如文檔數(shù)據(jù))的支持能力,以及較好的系統(tǒng)可伸縮性和擴展性。

　　文檔生命周期的管理

　　一份文檔的完整的生命周期應(yīng)該包括如下階段

　　草稿:包括起草新的文檔和對現(xiàn)行文檔的改版。文稿的起草應(yīng)包括相關(guān)屬性的設(shè)定和正文的撰寫等。對企業(yè)適用的外部文件可直接采用附件形式而無需撰寫。

　　核準中的文檔:該階段為所起草文檔的審核(避免編輯錯誤并保證內(nèi)容對企業(yè)有益)和簽核(批準)過程。從企業(yè)實際出發(fā),所有文檔都必須有審核的過程,但只有企業(yè)正式發(fā)行的文件具有簽核過程。

　　現(xiàn)行文檔:核準完畢的文檔發(fā)行(發(fā)行后可能并不一定成為現(xiàn)行文檔),然后按所設(shè)定的條件(如實施日期)成為現(xiàn)行文檔。如現(xiàn)行文檔是經(jīng)改版而來,則對應(yīng)的舊版文檔應(yīng)被取代。但對知識片段不應(yīng)存在新版代替舊版的問題。在一般條件下,企業(yè)員工所查閱的文檔應(yīng)只限現(xiàn)行文檔,以避免在執(zhí)行上的混亂。

　　歷史文檔:所有企業(yè)文檔,包括不被企業(yè)繼續(xù)使用的廢止文檔都應(yīng)歸檔?，F(xiàn)行文檔也應(yīng)視為特殊形式的歷史文檔。

　　訪問權(quán)限的控制

　　這主要體現(xiàn)在利用開發(fā)平臺所提供安全功能的基礎(chǔ)上實現(xiàn)用戶訪問權(quán)限的層次分配。依據(jù)文檔訪問權(quán)限的大小,可將用戶劃分多個層次，如:文檔控制者、編輯者、讀者、打印者等等。

　　文檔控制中心:具有最高的文檔管理權(quán)限,負責制定文檔的審核和簽核流程、修改文檔相關(guān)屬性、負責文檔的發(fā)行和相關(guān)權(quán)限(創(chuàng)建、改版、借閱)的開放和收回、并具有文檔打印申請的受理和打印的權(quán)限等。文檔控制中心也可視需要分為不同級別的多個文檔控制中心,如公司文檔控制中心,各部門文檔控制中心等。