目錄設(shè)置有效分類文檔

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 　　目錄設(shè)置有效分類文檔

　　企業(yè)知識文檔的數(shù)量往往都很大，這就需要設(shè)置知識庫的目錄來進行管理。文件管理系統(tǒng)介紹企業(yè)可以按照部門、企業(yè)組織架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同業(yè)務(wù)部門的文檔放在不同業(yè)務(wù)部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會有個問題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，就需要重新調(diào)整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點結(jié)合起來。

　　知識庫目錄一般是分層級的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，如集團、子公司A、子公司B等這樣一個體系來設(shè)置。第二層可根據(jù)職能部門的特點來劃分。財務(wù)部、人力資源部等部門的職能相對穩(wěn)定，如財務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)報表管理等內(nèi)容，這對所有企業(yè)來說基本上是相同的。因此，可以按照這個維度設(shè)置知識庫的二級目錄。再比如說，營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來設(shè)置營銷領(lǐng)域的文檔目錄，也是一個比較好的方法。這樣，就無須再探討營銷領(lǐng)域的職能到底屬于哪個部門。

　　此外，設(shè)置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨立、完全窮盡?；ハ嗒毩⑹侵溉绻粋€文檔在某一個目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識庫目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級不宜過多。一般來講，企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不能超過四層。否則，就會影響員工維護、應(yīng)用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準(zhǔn)則。

　　權(quán)限體系 保證文檔安全

　　由于每一個知識庫目錄都對應(yīng)著相應(yīng)的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過橫向的權(quán)限設(shè)置來控制文檔，如財務(wù)相關(guān)目錄下的文章主要在財務(wù)部門應(yīng)用，營銷相關(guān)目錄下的文檔在營銷部門和市場部門應(yīng)用，業(yè)務(wù)部門的文檔主要在業(yè)務(wù)部門應(yīng)用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。