文檔管理軟件如何幫助企業(yè)走出困境

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 　　當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子文檔管理幾乎空白。文檔管理系統(tǒng)管理層對(duì)文檔管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于電子文檔管理技術(shù)更是不甚了解。對(duì)于集中管理如此浩大的電子文檔，企業(yè)感到心有余而力不足。

　　在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)，競(jìng)爭(zhēng)無處不在。知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)是首位的。

　　近年來，由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的風(fēng)行，知識(shí)管理受到了眾多企業(yè)的推崇。實(shí)行知識(shí)管理可以幫助企業(yè)整合知識(shí)資源，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。從本質(zhì)上說，知識(shí)管理的基礎(chǔ)是實(shí)行文檔管理。專家總是把知識(shí)管理和文檔管理相提并論。脫離文檔管理的知識(shí)管理是不切實(shí)際的。這是因?yàn)樾畔①Y源是一種十分脆弱和很不穩(wěn)定的東西。文檔凝聚了知識(shí)財(cái)富和智力資源，是最基本，也是最重要信息載體?？茖W(xué)的文檔管理可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和開發(fā)利用。離開文檔管理的信息化建設(shè)等于一紙空談。不論從哪個(gè)角度出發(fā)，文檔管理任務(wù)都是極為重要的。

　　一些高效、有遠(yuǎn)見的企業(yè)已經(jīng)引入了電子文檔管理系統(tǒng)，以此取代傳統(tǒng)的文檔管理方式，

　　率先享受到了先進(jìn)科技帶來的便捷和利益。那些保守、傳統(tǒng)的企業(yè)還在沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔處理模式，花費(fèi)很多寶貴的時(shí)間去打印、傳閱文件，還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫存放等事項(xiàng)，同時(shí)還得為機(jī)要文件的安全提心吊膽;需要某些資料時(shí)，面臨的又是繁雜大量的查找翻閱工作……在他們看來，計(jì)算機(jī)在日常工作中只不過是扮演著信息錄入和打印文件的輔助角色。殊不知，先進(jìn)企業(yè)和后進(jìn)企業(yè)，首先就在工作和管理模式上拉開了距離。

　　文檔管理是指對(duì)電子文檔、電子表格、圖形和掃描文件的存儲(chǔ)、分類和檢索。

　　文檔管理系統(tǒng)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將企業(yè)的知識(shí)文檔整合起來，可以滿足用戶在文檔獲取、文檔處理、文檔存儲(chǔ)、文檔應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)的不同需求，最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享。它在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用直接增進(jìn)了電腦的使用效能。作為一種先進(jìn)管理思想結(jié)晶的應(yīng)用系統(tǒng)，文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)海量信息的集中管理，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)起到了不可小窺的作用。有人因此把電子文檔管理系統(tǒng)比作傳統(tǒng)文檔管理模式的“終結(jié)者”，這并不為過。

　　利用電子文檔系統(tǒng)可以給企業(yè)用戶帶來前所未有的好處：不限格式的系統(tǒng)存儲(chǔ)文檔，檢索和傳輸都非常迅速，文檔的安全性問題從技術(shù)上得到了解決。并且同一信息資源可以同時(shí)被不同用戶利用，用戶可以隨時(shí)隨地都能查閱不斷更新的數(shù)據(jù)，并通過按照企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)實(shí)行權(quán)限結(jié)構(gòu)劃分，使企業(yè)的每一成員各司其職，解決了企業(yè)內(nèi)部各自為戰(zhàn)的問題，有助于各部門之間互通有無，有助于提高辦公效率，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。

　　電子文檔管理系統(tǒng)的面世卓有成效地解決了傳統(tǒng)文檔管理模式滯后的局面，使文檔管理改朝換代，全面有序地步入正軌。

　　企業(yè)要跟上時(shí)代的步伐，在愈演愈烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，首先要提高管理層對(duì)文檔管理重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)。

　　盡快建立行之有效的管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的管理。引進(jìn)新知識(shí)、新技術(shù)，引入與企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)相符合的文檔管理系統(tǒng)，

　　更新管理思想和管理模式是必須的，也是首要的。

　　能否接受接納新事物新技術(shù)是企業(yè)在以后長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展必然要考慮的問題。