泛普文件管理系統(tǒng)，中小企業(yè)節(jié)支20%增效30%的秘密

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      三十年的高速發(fā)展透支了中國經濟發(fā)展后勁，不協(xié)調、不平衡和不可持續(xù)的“三不”問題逐漸浮出水面。國資委副主任邵寧表示，“企業(yè)要做好3至5年過寒冬準備。”首當其沖的是直接在市場打拼的民企和中小企業(yè)。

      為度過漫長的“寒冬”，中小企業(yè)不得不“節(jié)衣縮食”，如何更有效率地做到節(jié)支增效，必將成為企業(yè)核心競爭力的一部分，也將是突破微利時代的殺手锏。

文檔管理，企業(yè)節(jié)支的助推器

      成本控制作為市場競爭的重要戰(zhàn)略內容, 已經越來越為中國4000萬中小企業(yè)所重視。企業(yè)成本費用的節(jié)約與降低直接就等于增加收入、利潤，甚至增加可流動現(xiàn)金，其效益顯而易見。然而，90%以上的中小企業(yè)卻只能眼睜睜地看著預算失控而扼腕嘆息……

      降低生產成本會直接動搖企業(yè)經濟效益，中國企業(yè)正在遭遇一場裁員洪流。不得不說這是他們犯下的最大錯誤，有專家指出，大規(guī)模裁員阻礙了經濟的顯著復蘇。裁員會對企業(yè)業(yè)績造成長期不良影響，更別提對員工及其家庭帶來的不利后果。

      的確，薪資成本往往占到多數(shù)企業(yè)總成本的很大一部分。然而，據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)每年因重大失誤、員工泄密、文件丟失等運營風險而遭受的損失超過了500億元，如此看來，與企業(yè)希望通過裁員每年節(jié)省200億元的做法，顯得相形見絀。

      如今，企業(yè)的組織推廣和業(yè)務拓展正在飛速發(fā)展。企業(yè)雖然已逐漸認識到深入地了解信息與文檔工作流程的重要性，但實際上對與此相關的具體支出情況仍不甚了解。這種現(xiàn)象在很大程度上是由于企業(yè)尚缺乏對其可見成本和不可見成本的整體認識。

      據(jù)一位廣告公司的財務透露，公司每年支付的文檔打印費用多達五六十萬元，相當于8個普通員工的工資。更遑論由于文件丟失或泄露，遠距離溝通不暢而產生的隱性成本。

      可見，裁員并非唯一途徑，有效的文檔管理戰(zhàn)略就能將這些風險減少一半，助推企業(yè)節(jié)省開支，取得與裁員同樣的效果。顯然，大多數(shù)企業(yè)并沒有意識到這個問題。

泛普文件管理系統(tǒng)，企業(yè)節(jié)支增效的謎底

      為什么有的公司的業(yè)務越做越大，利潤卻不升反降？而有的公司不僅能實現(xiàn)節(jié)約20%的成本，還能增創(chuàng)30%的收入？這個謎團的謎底只有一個，那就是泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。
 

      不妨試想，當跨部門的員工共同參與一個項目時，一旦文檔內容發(fā)生變動，不及時通知，會產生什么后果？有可能印刷了舊版本的宣傳冊，簽訂了錯誤版本的合同，工程施工造成圖紙與實物不符現(xiàn)象，需要返工修改……而企業(yè)不得不為這種失誤“買單”。

      以協(xié)同辦公、文檔管理為核心的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，從根本上消除因版本錯誤產生的不必要費用支出，終止了企業(yè)文檔管理混亂的噩夢。文件管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個安全、高效的文件集中存儲的平臺，它支持Office文件、CAD圖紙類文件、視頻、音頻、圖片等各種格式的管理，對文件歷史版本的查看、回退和下載易如反掌。
 

      不僅如此，泛普文件管理系統(tǒng)的協(xié)同辦公功能，實實在在提高了員工的工作效率。即使是在外出差人員，也能實現(xiàn)零距離的辦公溝通與知識資產的共享。擔心文件被泄露？的確，這是一個信息安全感極度匱乏的時代，而企業(yè)文件中的客戶信息，生產配方等等被視為企業(yè)的生命。泛普文件管理系統(tǒng)嚴格的權限機制、文檔加密存儲管理、鎖定保護和審計歷史追蹤四重安全功能，有效防止文件的擴散泄漏，被譽為企業(yè)機密的保護傘。

      增收和節(jié)支從來都是一對孿生兄弟。從某種意義上講，節(jié)支就是另一種意義上的增效。而節(jié)支20%增效30%對企業(yè)來說，是一種巨大的誘惑。

      在蕭瑟的經濟情勢下，泛普文件管理系統(tǒng)高效、安全的文檔管理，不僅是提升企業(yè)效益的中小企業(yè)的一次嘗試，也是市場的必然選擇。中國石油化工股份有限公司石油物探技術研究院馮主任認為，泛普文件管理系統(tǒng)助力了文檔管理的科學發(fā)展和質的飛躍，或將推動企業(yè)進入數(shù)字化管理的新時代。