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聚焦信息管理未來 文檔管理軟件成主流
近年來,隨著新興信息化技術(shù)的大量涌入,企業(yè)資源管理格局也在發(fā)生著日新月異的變化。從原本的以紙質(zhì)載體為主,人力管理為主要手段的傳統(tǒng)文檔管理方式,日常辦公主要依賴于計(jì)算機(jī)來完成,其信息資料由傳統(tǒng)的紙張載體逐漸向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型,企業(yè)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)量迅猛增長,企業(yè)在管理過程中往往會借助管理軟件輔助管理。
企業(yè)資料管理格局正在朝著全方位自動化管理的道路發(fā)展,未來企業(yè)管理將向著什么方向發(fā)展是企業(yè)管理者極為管理的問題,選對了管理方向,無異于少走了很多彎路,對于市場競爭日趨白惡化的今天,是尤為關(guān)鍵的。
企業(yè)資料管理的發(fā)展歷程
在70到80年代末期,由于電子信息技術(shù)發(fā)展還處于初期階段,信息資料主要以紙質(zhì)載體為主,大多數(shù)為印刷體、手寫體。信息分類、查找、歸檔等完全借助人力管理,一些信息數(shù)量龐大的企業(yè)就需要幾十個信息管理員。
進(jìn)入90年代后, 企業(yè)對信息管理的認(rèn)識有了進(jìn)一步的提高,并且總結(jié)歸納了一些信息管理的方法,也有了一些專門用于管理的表單等材料。但是對信息管理的主要方式依然是基于文本、表格等紙介質(zhì)的手工處理。對于文檔情況的統(tǒng)計(jì)和核實(shí)等往往采用對員工的人工檢查進(jìn)行,對員工的實(shí)際情況、以及職位等情況用人工計(jì)算、手抄進(jìn)行。數(shù)據(jù)信息處理工作量大,容易出錯;由于數(shù)據(jù)繁多,容易丟失,且不易查找??偟膩碚f,缺乏系統(tǒng),規(guī)范的信息管理手段。盡管有些單位有計(jì)算機(jī),但是尚未用于信息管理,沒有發(fā)揮它的效力,資源閑置比較突出。企業(yè)管理者已逐漸意識到信息資源管理需要借助一些特殊的工具來完成。
傳統(tǒng)文檔管理模式的變革
文檔管理系統(tǒng)的革命性變革出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代末,我國文檔管理信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用雖然已經(jīng)有近十年的時間,但文檔管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的整體水平還不高,目前還處于多元化狀態(tài)。
20世紀(jì)初期, 隨著我國成功加入WTO及信息化浪潮的日益臨近,企業(yè)經(jīng)營管理機(jī)制正在發(fā)生著根本性的變化。企業(yè)要想在激烈的市場競爭環(huán)境下求得生的存,就必須有效地利用人才、時間、信息結(jié)合的優(yōu)勢,就必須有效地進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部改革和加強(qiáng)企業(yè)管理。據(jù)1999年中國電信的調(diào)查報告顯示我國的上網(wǎng)人數(shù)已達(dá)到890萬,互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及,企事業(yè)單位希望能在世界的任何一個角落查到自已單位的文檔的信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論,建立企業(yè)文檔管理系統(tǒng)勢在必行。
對企業(yè)而言,文檔是企業(yè)最寶貴的資源,也是企業(yè)的“生命線”。如何做到文檔與經(jīng)濟(jì)效益具有良好匹配?如何做到事得其才,人盡其用?如何在滿足企業(yè)效益的同時又兼顧企業(yè)職工的需求?如何能在瞬息萬變的時代使企業(yè)與社會環(huán)境相適應(yīng)并且處理好隨時變化的文檔?這一系列的問題都是需要亟待解決的問題。
現(xiàn)在我國的企事業(yè)單位中信息的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上,這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展,因?yàn)樗速M(fèi)了許多人力和物力,在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。
“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”。為了解決上述問題,使企業(yè)在激勵的市場競爭中立于不敗之地,泛普專家設(shè)計(jì)并開發(fā)出一套適合文檔管理特點(diǎn),又符合我國企業(yè)管理實(shí)情的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)(www.zhidesoft.com)。文檔管理產(chǎn)品一經(jīng)推出就收到了企業(yè)的廣泛關(guān)注。借助文檔管理軟件能夠使企業(yè)文檔管理工作規(guī)范化,系統(tǒng)化,程序化,避免文檔管理的隨意性,提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能夠及時、準(zhǔn)確、有效的查詢、修改文檔的情況。使用文檔管理軟件對文檔信息進(jìn)行管理,具有著手動管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高文檔管理的效率,也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。
未來企業(yè)管理模式將趨于虛擬化
據(jù)資深學(xué)者分析,未來文檔管理方式將逐漸趨于虛擬化。
“虛擬”概念最初來自計(jì)算機(jī)的虛擬存貯器,1991年,“虛擬”被移植到管理模式上。虛擬企業(yè)通過集成各成員的核心能力和資源,在管理、技術(shù)、資源等方面擁有得天獨(dú)厚的競爭優(yōu)勢,通過分享市場機(jī)會和顧客,實(shí)現(xiàn)共贏目標(biāo),以便在瞬息萬變、競爭激烈的市場中有更大的獲勝機(jī)會。
未來企業(yè)逐漸向“虛擬”化發(fā)展,人員組織結(jié)構(gòu)也許會不受固定工作場所的局限,企業(yè)的員工也許會分布在不同的城市領(lǐng)域。員工之間的溝通與協(xié)同工作會更多的依賴于協(xié)同辦公系統(tǒng)。這就更需要建立完善的管理機(jī)制來幫助企業(yè)進(jìn)行信息管理與協(xié)同工作。
文檔管理系統(tǒng)對于現(xiàn)代企業(yè)管理與推動未來管理模式的變革都有著舉足輕重的地位。電子管理軟件無疑是未來企業(yè)管理,甚至是企業(yè)架構(gòu)比不可少的基礎(chǔ)工具。企業(yè)應(yīng)將重點(diǎn)放在提高運(yùn)作效率與核心競爭力上,借助管理軟件為各個部門提供最高效的工作模式。
- 1知識管理理論概述
- 2企業(yè)發(fā)展安全與效率如何取舍?文檔管理系統(tǒng)備受矚目
- 3如何確保準(zhǔn)時收到貨物當(dāng)采購量小時
- 4企業(yè)如何提高知識管理與檔案管理的效率
- 5文檔管理軟件如何幫助企業(yè)走出困境
- 6知識管理系統(tǒng)之文件規(guī)范屬性管理方案
- 7文檔管理系統(tǒng)的發(fā)展史
- 8企業(yè)內(nèi)部威脅之一離職員工泄密
- 9文檔管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)
- 10商戰(zhàn)中的諜影重重——文檔安全
- 11文檔管理軟件版本常遇到的問題
- 12好的產(chǎn)品就要讓消費(fèi)者知道好在哪里
- 13從國美出事看做品牌的兩種決策模式基地式和布局式
- 14這種粗放的銷售管理模式帶來了什么
- 15組織在調(diào)查中常犯的一個錯誤就是把整個事件歸結(jié)為一個起因
- 16文檔管理軟件選型四大“武功秘籍”
- 17全新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下內(nèi)控管理作為企業(yè)探索重要課題之一
- 18企業(yè)文檔管理系統(tǒng)所處理的對象
- 19有哪款文件管理系統(tǒng)好用,安全性好?
- 20醫(yī)藥行業(yè)文檔管理方案
- 21當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
- 22分析綠色對IT基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)生的三大沖擊
- 23是什么原因讓一個新生的企業(yè)迅速占領(lǐng)行業(yè)市場?
- 24工作人員在整理文檔的時候分哪些步驟
- 25文檔管理系統(tǒng)具體的功能,希望知道的朋友能告訴我,最好詳細(xì)點(diǎn)的,急用?。。?!
- 26有什么需要適合辦公使用的文件管理軟件?
- 27大家都用什么文件管理器呀?
- 28實(shí)施以多可文檔管理為基礎(chǔ)的多可知識管理系統(tǒng)
- 29通過企業(yè)品牌戰(zhàn)略直接刺激消費(fèi)帶來商業(yè)的發(fā)展
- 30文件管理系統(tǒng)介紹
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