檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

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 　　檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

　　第一章 文檔管理檔案管理基本知識(shí)

　　第一節(jié) 名 詞 解 釋

　　1、什么是檔案?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

　　2、什么是檔案工作?

　　答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

　　3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)?

　　答：對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

　　4、什么是歸檔?

　　答：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。

　　5、什么是案卷?

　　答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　6、什么是檔案整理?

　　答：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

　　7、什么是檔案立卷?

　　答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

　　8、什么是檔案實(shí)體分類?

　　答：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

　　9、什么是檔號(hào)?

　　答：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　10、什么是文件?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　11、什么是文本?

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　12、什么是歸檔文件?

　　答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　13、什么是歸檔文件管理?

　　答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　14、什么是全宗號(hào)?

　　答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書(shū)。

　　16、什么是專題指南?

　　答：介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　17、什么是檢索工具?

　　答：檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　19、什么是編目?

　　答：按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。

　　20、什么是案卷目錄?

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

　　21、什么是全引目錄?

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　22、什么是分類目錄?

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　23、什么是專題目錄?

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　24、什么是卷內(nèi)目錄?

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　25、什么是電子文件?

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　26、什么是歸檔電子文件?

　　答：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔?

　　答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。

　　28、什么是電子文件物理歸檔?

　　答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。

　　29、什么是磁性載體文件?

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料(如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化?

　　答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過(guò)程。存儲(chǔ)格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像檔案?

　　答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　32、什么是照片檔案?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

　　33、什么是檔案編纂?

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。

　　34、什么是檔案編研工作?

　　答：以保存的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

　　35、什么是組織沿革?

　　答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)(地區(qū)、行業(yè))體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。

　　36、什么是大事記?

　　答：按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。