選購(gòu)檔案文件管理系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)談

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　　隨著計(jì)算機(jī)的日益普及，檔案信息化技術(shù)日益成熟，各種各樣的檔案文件管理系統(tǒng)出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上，可謂百花齊放，這為用戶在檔案文件管理系統(tǒng)選擇上提供了較大的空間，但同時(shí)也造成了用戶的猶豫不定，不知道買哪一款檔案軟件好。文件管理系統(tǒng)小編總結(jié)了一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以供同仁們參考。

　　1、購(gòu)買檔案文件管理系統(tǒng)前要做好需求分析。在選擇檔案文件管理系統(tǒng)前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要，不要一開口就說(shuō)：我要一款最好、功能最全的檔案軟件。要知道，絕對(duì)通用的檔案文件管理系統(tǒng)是不存在的，就象Windows操作系統(tǒng)一樣，它不可能適合所有用戶。沒有絕對(duì)通用的軟件是一個(gè)普遍性原則。搞清楚自己的需要這是購(gòu)買檔案文件管理系統(tǒng)的前提，如有的檔案部門擬同時(shí)建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館，那么其對(duì)檔案文件管理系統(tǒng)功能的要求就比較全面，有的只是想實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索，其要求就比較簡(jiǎn)單。你要針對(duì)自己的需求與軟件廠商溝通，這樣就不難找到合適的檔案軟件了。我所在的工作單位，需要管理的檔案種類比較多，但每個(gè)種類只需要能快速查詢就行，不太需要深入復(fù)雜的功能，檔案文件管理系統(tǒng)的自定義檔案模板就很好的滿足了我這方面的需求，從而成為我選擇檔案的首要理由，但這并不適合所有用戶，比如有的用戶要管理人事檔案，而且對(duì)人事檔案方面的管理有一個(gè)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的工作流程，而不是只需要查詢、打印那么簡(jiǎn)單，那么用檔案這些互相獨(dú)立的模板去管理，用起來(lái)肯定就不如專門的人事檔案軟件方便了。

　　2、 檔案文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行要穩(wěn)定。有的軟件廠商在其廣告上宣傳的天花亂墜，但真正購(gòu)買后用起來(lái)，才發(fā)現(xiàn)許多問題，而這時(shí)錢也付了，數(shù)據(jù)也錄入了很多，發(fā)現(xiàn)問題也只能打嘴官司。我購(gòu)買檔案文件管理系統(tǒng)的前提是，我使用了有半年多，因?yàn)閾?dān)心到期后不能使用，專門建了個(gè)檔案模板錄入一些無(wú)用的數(shù)據(jù)，目的就是為了反復(fù)對(duì)軟件進(jìn)行測(cè)試，結(jié)果半年來(lái)軟件運(yùn)得非常良好，偶爾發(fā)現(xiàn)些問題開發(fā)商也都及時(shí)幫我解決了，這就打消了我的疑慮，使我對(duì)軟件、對(duì)開發(fā)商都持一種放心的狀態(tài)。

　　3、檔案文件管理系統(tǒng)性價(jià)比要合理。在價(jià)格問題上，我是這樣看的：如果軟件買來(lái)用不上，再便宜也是浪費(fèi);如果在質(zhì)量和服務(wù)上都有保障，而且軟件也符合自己使用的情況下，我們應(yīng)該追求低價(jià)格。這是個(gè)原則，但實(shí)際上當(dāng)今社會(huì)節(jié)奏快，如果一一去試用又不現(xiàn)實(shí)，怎么辦?我是這樣做的，瞄準(zhǔn)幾款檔案軟件，先一一問價(jià)格，挑選幾個(gè)價(jià)格合適的進(jìn)行一一考察，然后再選擇幾個(gè)大致看看，對(duì)有興趣的直接試用，這樣可以有效提高選購(gòu)的效率。我在選購(gòu)時(shí)，檔案文件管理系統(tǒng)本身就提供了四個(gè)版本四種不同的價(jià)格，功能上稍微有些差異，試用后意味著我可以選擇購(gòu)買不同價(jià)位的版本，這一點(diǎn)也為了選擇該軟件提供了一個(gè)便利。

　　以上我從自己購(gòu)買檔案文件管理系統(tǒng)的經(jīng)歷出發(fā)，總結(jié)了三點(diǎn)選購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，不算全面，但希望能給大家一個(gè)參考。最后祝大家能選購(gòu)到適合自己的檔案文件管理系統(tǒng)。