電子文件泛濫成災(zāi)，資料管理系統(tǒng)有何價值？

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    生活在當今社會，對于電子文件一定不會陌生。時代進步，紙質(zhì)文件由于存在太多無法解決的缺陷，逐漸被電子文件所代替。相信目前大部分上班族每天打交道最多的就是各種電子文件。

    電子文件的定義十分廣泛，其中包含：各種報表、多媒體文件、手機數(shù)據(jù)、賬目單等等信息化、電子化的文件。簡而言之，就是電腦中一切與工作有關(guān)的文件，都包含在內(nèi)。

    根據(jù)電子文件的廣泛定義，可以肯定的是，每個企業(yè)的電子文件一定是多如天上繁星。而且隨著每天的工作，還會持續(xù)增長。根據(jù)調(diào)查，電子文件以20%左右的增長率在飛速的增長。企業(yè)文檔數(shù)量不斷增加，發(fā)展到今時今日，可以用泛濫二字來形容這些電子文件。但是面對這些泛濫成災(zāi)的電子文件，很多人手足無措。

    大多電子文件都對企業(yè)有很大的作用，一定要做到良好的保護。但是面對太過分散且數(shù)量巨大的文件，著實不易保護。做不到良好的保管與管理，讓企業(yè)文件時刻存在著風(fēng)險。對于企業(yè)來說是十分不負責(zé)任的事情。

    再有，文件太過分散、簡單的存儲，十分容易造成泄密。面對如今惡劣的環(huán)境，層出不窮的泄密事件。使企業(yè)不得不提防，一旦自己的核心技術(shù)等真貴信息泄露，后果不堪設(shè)想。

    除此之外，大量的文件資料堆積，電子文件數(shù)量過多。在日常的使用與查找中難度也會加大，浪費很多時間在查找上，拉低工作效率。浪費企業(yè)的資源，在無用之處。

    面對這種種難題，企業(yè)也在不斷的尋找解決方案。很多人將目光鎖定到資料管理系統(tǒng)的身上。與此同時，關(guān)于資料管理系統(tǒng)的價值問題，浮出水面。很多企業(yè)都自問到底有沒有必要為自己添設(shè)資料管理系統(tǒng)？

    關(guān)于此問題，我們特意咨詢了國內(nèi)資料管理專家，泛普軟件的專家團隊。讓他們?yōu)槲覀冞M行了專業(yè)的講解。

    將所有問題歸類，總結(jié)。其實只有三點，保管、保密、使用。所有電子文件的煩惱，均可歸結(jié)入這三點之中，只要解決這三點大問題，其他一切問題將會迎刃而解。為此，我們以最新研發(fā)的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)為例，看看資料管理系統(tǒng)是如何應(yīng)對這三點的。

    1、 保管問題。
    泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)采用集中存儲模式。將所有文件存入自身服務(wù)器之中，進行集中存儲，統(tǒng)一保管。此種模式可以彌補以往文件分散 ，不易于管理和管理費時的缺陷。

    與掃描儀無縫集成，可將紙質(zhì)文檔直接掃描進入系統(tǒng)管理。并且提供文檔屬性功能，使之與現(xiàn)實文件相管理。方便雙向查找。

    定時備份，可以將系統(tǒng)中的文檔全部進行備份保存，以防意外的發(fā)生。而且可以定時，讓系統(tǒng)自動執(zhí)行備份功能，不用手動執(zhí)行。

    支持外網(wǎng)訪問。系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，可通過外網(wǎng)進行訪問。在外辦公、出差、分公司等現(xiàn)象，均可不受影響。使用公司的文件資源。

    2、安全問題
    泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)擁有權(quán)限管理功能。公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)部門或是員工職位亦或是文件的重要程度等，進行權(quán)限分配。降低核心文件的流通率與曝光率。讓文件得到良好的保密。

    同時登陸限制功能與加密存儲功能的搭配使用，可使文件收到全方位的保護。登陸限制功能可以限制員工只可在單位或是指定地點進行系統(tǒng)登陸。而加密存儲則是使服務(wù)器中的文件處于加密模式。一旦加密，服務(wù)器中的文件只可在系統(tǒng)中或是正常途徑下載后才能進行操作。用其他手段得到，是無法打開，進行任何操作的。保護文件安全。

    3、使用問題
    泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同資料管理系統(tǒng)，配備強大的協(xié)同辦公功能。各種高科技、智能化的功能，讓企業(yè)辦公更加快捷。

    例如泛普軟件獨有的規(guī)則功能，即自動處理功能。根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的觸發(fā)條件和執(zhí)行動作?？梢宰屜到y(tǒng)中的文件根據(jù)需求自行運作。減少人力操作，減少資源浪費。

    高級搜索功能，可針對需要搜索文件的各種信息進行查找，關(guān)鍵字、創(chuàng)建時間、修改時間、類型等。同時搜索深度可達文件正文，不僅是文件名。并且將搜索速度保持在毫秒級別。減少浪費在搜索上的眾多時間。

    文檔關(guān)聯(lián)功能，將所有相關(guān)文檔進行關(guān)聯(lián)。再次使用時方便查看。多版本管理，對于最終版形成之前的版本進行保存，可以隨時退回或者查看，并且可記錄想每一版本的獨有信息，方便再次使用。定時提醒，對于日后某特定時間需要用的文件，可設(shè)置提醒，保證不會遺忘。

    根據(jù)上述介紹可以得知，一款好的穩(wěn)定管理系統(tǒng)，足以應(yīng)付企業(yè)中所有關(guān)于電子文件方面的問題與困擾。所以引入一套適合自己的資料管理系統(tǒng)是十分必要的。在這個電子文件泛濫成災(zāi)的時期，就讓資料管理系統(tǒng)來掃清一切電子文件困擾。