為企業(yè)裝備節(jié)約90%搜索時間的“疾速引擎”

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      在信息化水平高速發(fā)展的今天，隨著經(jīng)濟(jì)的增長企業(yè)規(guī)模也越來越大，文件及資料數(shù)量不斷增長，如何快速的調(diào)閱需要的文件是非常困難的事情。文件載體不一，查找文件時往往還需要翻箱倒柜，由于資料分散存儲在成百上千臺電腦中，有時甚至還要動員全體員工逐個查找文件，時間與人力上的浪費(fèi)令人發(fā)指！

      據(jù)相關(guān)調(diào)查，企業(yè)每個員工每天浪費(fèi)30分鐘在查找、重復(fù)起草文檔、資料整理等工作上，那么：每月浪費(fèi)：30*22=660分鐘，每年浪費(fèi)：660*12=7920分鐘。每個人就浪費(fèi)這么多，可想而知，我們由幾十、幾百人組成的企業(yè)又會浪費(fèi)多少呢？我們浪費(fèi)的又豈止是幾十上百的小時，更是幾十上百萬元的支出！

      如果把這些時間利用到做一些其它更有意義的事情上，那么將會給企業(yè)創(chuàng)造更大的價值！如何節(jié)省資料查找的時間是企業(yè)管理不容忽視的問題！

一、企業(yè)現(xiàn)有文檔查找手段與其弊端

      在企業(yè)日常運(yùn)行過程中，通常會產(chǎn)生很多包含技術(shù)、財(cái)務(wù)、銷售、客戶等不同載體的大量文件，普通的電腦檢索工具很難滿足企業(yè)的查找標(biāo)準(zhǔn)。目前很多企業(yè)在文檔查找方面存在著諸多弊端：

1）、隨著企業(yè)不斷壯大發(fā)展，文檔數(shù)量以十倍甚至百倍的速度增加，經(jīng)年累月，查找某篇文檔變得極為困難，幾乎無法實(shí)現(xiàn)。

2）、用電腦本地的檢索工具根本無法找到所需的文件，忘記文件名的時候就更加難以檢索。

3）、有些文件往往還需要關(guān)聯(lián)許多其他文檔，如果需要徹底了解一份文件就需要查詢調(diào)用多份文檔，大量的時間隨之溜走。

4）、圖片或CAD等文件沒有文字內(nèi)容，用傳統(tǒng)的搜索方式難于找到所需文件。

5）、文檔數(shù)量太多，只記得文檔內(nèi)容，不記得文件名，查找起來十分困難，而且還找不到所需文檔。

6）、延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理資料，查找的時候需要翻箱倒柜，不僅浪費(fèi)大量時間，而且翻閱時紙質(zhì)文件還非常容易損壞。

7）、企業(yè)內(nèi)有上百萬的文檔以及數(shù)十萬的目錄文件夾結(jié)構(gòu)，每份文件都在極深的分支結(jié)構(gòu)中，要想查找所需要的文件往往每次都要花費(fèi)幾十分鐘，還不一定能找到。

8）、用Windows自帶的搜索引擎檢索文件往往每次需要花費(fèi)5~6分鐘的時間，檢索完畢未找到所需文件，還需重新輸入關(guān)鍵字繼續(xù)檢索……累積花費(fèi)的檢索時間不計(jì)其數(shù)。

二、現(xiàn)代化安全管理手段有哪些

      針對上述的企業(yè)文檔查找難的問題，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家給予了以下解決方案：

1）、統(tǒng)一存儲，讓所有資料電子化管理
可以建立統(tǒng)一存儲平臺，將所有企業(yè)資料全部集中在平臺中管理，紙質(zhì)文件可以掃描成電子文件實(shí)現(xiàn)電子化管理，讓信息資料的載體統(tǒng)一，并集中保存。

2）、建立高級檢索機(jī)制
為企業(yè)建立高級檢索工具，基于文件的標(biāo)題、正文內(nèi)容（包含字、詞、句），作者，文件類型，創(chuàng)建及修改時間等相關(guān)屬性進(jìn)行毫秒級搜索，滿足企業(yè)對文檔的查找需求，提高查找速度。

3）、為文檔增加摘要
可以給文檔增加自定義摘要，便于根據(jù)摘要搜索、查看。

4）、讓文件互相關(guān)聯(lián)
讓服務(wù)于同一項(xiàng)目的幾個文件之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，只要通過其中一篇文件就可以迅速找到其他的相關(guān)文件。

5）、給文檔增加自定義屬性
可以給文檔增加自定義的屬性，為文檔增加屬性名稱和內(nèi)容，以便于相同屬性文件的快速檢索。

6）、百萬文件，幾十萬目錄疾速定位
對于極為龐大的文件數(shù)量與復(fù)雜的文件結(jié)構(gòu)，也能通過強(qiáng)大的搜索引擎快速定位，節(jié)約企業(yè)花費(fèi)在查找上的大量時間。

三、常見軟件具備的功能

      針對上述情況，好的文檔管理軟件可以幫助企業(yè)解決企業(yè)文檔的查找難問題。泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)是市場上的佼佼者。文件管理系統(tǒng)可以為企業(yè)文檔搭建統(tǒng)一的平臺，可以集成掃描儀，將紙質(zhì)的和電子的文檔都統(tǒng)一存儲在服務(wù)器中，并自動生成摘要；系統(tǒng)有強(qiáng)大的信息檢索機(jī)制，可以根據(jù)文檔標(biāo)題、作者、類型及內(nèi)容中的字、詞、句、正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等多種方式進(jìn)行快速搜索，配合精準(zhǔn)搜索功能，讓企業(yè)所需文件毫秒間呈現(xiàn)在您的面前；可以為在系統(tǒng)中的圖片、掃描生成的PDF文件等文檔增加摘要及縮略圖，便于根據(jù)摘要檢索；同時，系統(tǒng)可以使幾個文件相互關(guān)聯(lián)，形成關(guān)聯(lián)列表，通過其中一個文件就可快速找到其他文件。

      文件管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的搜索功能，面對上百萬的文件資料以及極為復(fù)雜的幾十萬目錄結(jié)構(gòu)，也能分權(quán)限疾速定位，原需花費(fèi)幾十分鐘甚至幾小時才能找到的文件能夠即刻呈現(xiàn)在用戶面前，這在同類產(chǎn)品中是很難做到的。

      時間與人力無疑是推動企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，泛普文件管理系統(tǒng)作為企業(yè)文件搜索的“疾速引擎”，為企業(yè)節(jié)約90%以上的查找時間與大量的人力成本，讓企業(yè)在省時高效的氛圍下輕松騰飛！