如何更好地正確地使用文檔管理系統(tǒng)？

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　　泛普軟件認(rèn)為，文檔管理系統(tǒng)的重要性為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)文檔管理，圖文檔管理，項(xiàng)目文檔管理過(guò)程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來(lái)的時(shí)候又開(kāi)始困擾了，會(huì)不自覺(jué)的有些厭煩和無(wú)從下手。

　　做文檔的過(guò)程是辛苦的，更是麻煩的，原來(lái)幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對(duì)應(yīng)好格式，需要不同人員的審核和認(rèn)可，難免就會(huì)覺(jué)得麻煩;而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說(shuō)法不統(tǒng)一，等等諸如此類的問(wèn)題讓使用者有點(diǎn)無(wú)從下手。

　　文檔管理的方式在項(xiàng)目文檔管理的過(guò)程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到我們預(yù)期的目的。文檔模板的管理面對(duì)各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會(huì)有影響，所以在文檔安全管理中的過(guò)程中需要選擇一套文檔的軟件，例如泛普軟件泛普OA系統(tǒng)。在建立文檔模板時(shí)，需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁(yè)眉頁(yè)腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

　　在建立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個(gè)清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時(shí)要采用哪種模板。