簡(jiǎn)析企業(yè)文檔管理排序問題及方法

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 　　簡(jiǎn)析企業(yè)文檔管理排序問題及方法

　　企業(yè)信息化讓電子文檔成為企業(yè)智慧財(cái)產(chǎn)的主要載體，信息化程度越高，企業(yè)產(chǎn)生的電子文檔就會(huì)越多。能否管理好企業(yè)文檔并充分挖掘企業(yè)智慧財(cái)產(chǎn)的價(jià)值，是企業(yè)信息化程度的重要考察指標(biāo)。

　　傳統(tǒng)上，企業(yè)文檔無論保存在什么地方，都呈現(xiàn)出一個(gè)樹狀的結(jié)構(gòu)，通過不同的分類，可以把企業(yè)在相關(guān)目錄中，因此，可能會(huì)出現(xiàn)多級(jí)子目錄的情況，雖然在理論上可以同從根目錄開始，通過一條也許很長(zhǎng)的路徑(例如A電腦D盤C目錄下的B子目錄下的E文件)，直到找到文檔。在效率至上的競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)里，是不允許這樣的，于是人們采用了搜索的辦法來解決這一問題，將樹狀的文檔結(jié)構(gòu)扁平化，這同樣也產(chǎn)生了一個(gè)問題，那就是準(zhǔn)確性，這個(gè)問題就需要設(shè)計(jì)合適的排序機(jī)制來解決。實(shí)際上，排序在人機(jī)交互上是一個(gè)值得考慮的細(xì)節(jié)，一個(gè)合適的排序機(jī)制可以是企業(yè)文檔更加有序，具有更好的可讀性，提高文檔管理工作的效率。

　　要理解企業(yè)文檔排序機(jī)制，首先要對(duì)企業(yè)文檔的基本構(gòu)成進(jìn)行分析。一般說來，企業(yè)文檔由 文字、照片、圖紙、表格、音頻、視頻 等等元素構(gòu)成，類型相當(dāng)復(fù)雜，電子文檔的多樣性給文檔管理帶來很大不便。大型企業(yè)一般會(huì)針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，動(dòng)用天文數(shù)字的人力物力財(cái)力，建立起一整套完善的文檔管理機(jī)制，而對(duì)于中小型企業(yè)來說，投入大量資源開發(fā)自己的文檔管理機(jī)制是沒有必要的，大都會(huì)采取如下幾種方式：

　　一、 Email方式

　　通常是將保存在郵件附件中，這種方式在中小企業(yè)中很常見，它有自己先天的優(yōu)勢(shì)，那就是傳播速度快，利用已有的成熟郵件系統(tǒng)及郵件客戶端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行歸檔和分發(fā)，這種方式，基本上是通過時(shí)間排序來管理企業(yè)文檔的。缺點(diǎn)顯而易見，如果采取自己搭建企業(yè)郵局的方式，一則企業(yè)郵局軟件花費(fèi)很高，二則受網(wǎng)速的影響很大;如果采用大網(wǎng)站提供的服務(wù)，除要考慮網(wǎng)速影響文檔管理外，還要考慮郵件附件大小限制對(duì)企業(yè)保存的不利因素。更重要的是這些文檔是分散保存在不同的郵箱之中，很難能適應(yīng)一個(gè)企業(yè)文檔可能出現(xiàn)多個(gè)版本的情況以及其他不可預(yù)料的情況。

　　二、文件共享服務(wù)器

　　在文件服務(wù)器中對(duì)文件進(jìn)行分門別類存放，通過文件共享對(duì)文檔進(jìn)行管理，有比較簡(jiǎn)單的搜索功能，仍然很難對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行挖掘和再利用，這種方式基本上就是分類排序和時(shí)間排序的結(jié)合體。

　　三、專業(yè)

　　一些比較大的軟件開發(fā)商，如IBM、用友、金蝶等，為中小企業(yè)提供了許多解決方案，開發(fā)出了許多專業(yè)文檔管理軟件，但是考慮到軟件成本和培訓(xùn)成本，更多的企業(yè)采用SVN版本控制工具來管理文檔，尤其是高科技企業(yè)。這種方式比較先進(jìn)，能夠很好控制文檔的來源、流向、時(shí)間等等，只是技術(shù)門檻比較高、專業(yè)性較強(qiáng)、相關(guān)軟件也比較復(fù)雜。這是一種混合型的排序管理。

　　在企業(yè)中采取的任何排序方式，都來自于對(duì)文檔基本屬性的定義。不管企業(yè)文檔的表現(xiàn)形式是什么樣的，都不會(huì)改變其基本屬性：

　　一、time

　　基于文檔的生命周期，產(chǎn)生了時(shí)間排序 ，根據(jù)企業(yè)目標(biāo)的不同，文檔的生命周期會(huì)有一些細(xì)微的變化，這里舉軟件開發(fā)文檔的例子來說明。一個(gè)軟件開發(fā)文檔常常是這樣的情況，先形成一個(gè)初稿，結(jié)果多次修改后，成為了開發(fā)文檔，這時(shí)候文檔就被鎖定不再修改了，在開發(fā)過程中，又發(fā)現(xiàn)了新的問題，需要進(jìn)行修改，直到產(chǎn)品最終上市，開發(fā)文檔終結(jié)，進(jìn)入文檔數(shù)據(jù)庫(kù)存檔保存。這樣就基本確定了文檔的時(shí)間點(diǎn)類型。

　　1、創(chuàng)建時(shí)間;2、修改時(shí)間; 3、鎖定時(shí)間; 4、解鎖時(shí)間; 5、終結(jié)時(shí)間 ;

　　在查找文檔的時(shí)候，這些時(shí)間點(diǎn)就成為了搜索的具體參數(shù)，由于時(shí)間的一維性，通常就是升序或者降序排列。

　　二、 location

　　基于文檔的存放位置，產(chǎn)生了分類排序。 這里的位置絕不僅僅是指電子文檔在存儲(chǔ)設(shè)備中的存放路徑，也包括了存儲(chǔ)設(shè)備的物理位置，還有根據(jù)內(nèi)容相關(guān)性確定的文檔所屬分類等等。例如， 企業(yè)的市嘗行政、產(chǎn)品開發(fā)、服務(wù)支持、工程等部門，都存在著大量的文檔資料 ，這就是一種天然的分類，屬于某一個(gè)部門的文檔在不指定特殊排序方式的時(shí)候視為是無序存放了，這種無序本身就是一直排序。

　　三、role

　　基于角色，產(chǎn)生了等級(jí)排序，與對(duì)文檔的操作相關(guān) ，如果只保存文檔而不進(jìn)行其他操作，就不能挖掘出企業(yè)文檔的價(jià)值，但是操作也是有風(fēng)險(xiǎn)的，如果出現(xiàn)操作失誤，同樣有可能使文檔價(jià)值受損。

　　1、文檔安全等級(jí)

　　企業(yè)文檔通常包括了很多敏感資料，需要針對(duì)不同的人設(shè)定不同的保密等級(jí)來管理，這就產(chǎn)生了安全等級(jí)排序 ;

　　2、文檔管理的重要程度

　　如分為核心文檔、補(bǔ)充文檔，并據(jù)此進(jìn)行排序。重要程度與安全等級(jí)并不直接相關(guān)，例如一家運(yùn)作開源項(xiàng)目的軟件企業(yè)，軟件開發(fā)文檔相當(dāng)重要，但是并不保密，全部公開，也就是安全等級(jí)不高，而員工的薪酬表，重要程度甚至不如開發(fā)文檔，但是保密，也就是等級(jí)高。

　　四、keywords

　　這里引入"keywords"這個(gè) 詞來稱呼文檔的所有特殊屬性， 想設(shè)計(jì)新穎有效的排序機(jī)制，就需要定義很多有意思的特殊屬性，通過這個(gè)keywod來排序文檔，達(dá)到最優(yōu)的效果。例如定義一個(gè)文檔閱讀次數(shù)的屬性，就可以用次數(shù)排序來找到最受關(guān)注文檔，以此作為文檔重要性的關(guān)鍵參數(shù)，也可以定義一個(gè)文檔搜索次數(shù)的屬性，以此排序來找出用戶最需要的文檔等等，顯然，這樣的排序更有助于價(jià)值的挖掘，keywords是企業(yè)信息化因此創(chuàng)新的主要著力點(diǎn)之。