版本管理+文檔審計 減少企業(yè)內耗的利器

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      當今信息化時代，文檔已經(jīng)成為企業(yè)重要的智力財產(chǎn)。企業(yè)一旦缺乏有效管理，這份“智力財產(chǎn)”將無法發(fā)揮出其應有的價值，所帶來的是企業(yè)運營成本居高不下、不可估量的直接經(jīng)濟損失等。而版本管理、文檔審計在企業(yè)文檔管理工作中，成為最大限度地減少企業(yè)內耗的利器。

版本管理=0風險 ，0失誤

      某手機代工企業(yè)生產(chǎn)的3000千臺智能手機在交付客戶時，被告知退貨。該企業(yè)自查各個環(huán)節(jié)后，得知是由于生產(chǎn)操作手冊版本眾多，加上人員失誤，導致該批次手機在導入生產(chǎn)后使用了錯誤版本的操作手冊，引用了錯誤的數(shù)據(jù)、參數(shù)和流程等。其結果是產(chǎn)品無法順利交付，成本損失數(shù)十萬。

      事實上，使用錯誤的文檔版本這一現(xiàn)象并非個例，也非企業(yè)文檔版本管理中所存在的唯一問題。記者調查發(fā)現(xiàn)，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理；文檔版本無法恢復，造成知識流失；經(jīng)常出現(xiàn)使用錯誤的文檔版本等現(xiàn)象普遍存在。 

      中國檔案學會許明教授指出，目前行業(yè)內已經(jīng)有相關系統(tǒng)軟件，比如文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，在版本管理方面的軟件開發(fā)取得了突破。這些文檔管理系統(tǒng)在版本管理上有提供版本管理、文檔鎖定等功能。在文檔版本管理功能方面，一個文檔可以有多個版本，可查看該文檔的歷史版本并且可以下載與回退。在文檔鎖定方面，用戶在編輯完文檔后，可以將其進行鎖定，使用戶獲得對文檔的獨占編輯權，從而避免了修改沖突。

      “除了辦公效率的提高，溝通能力的加強，用戶無法隨意修改企業(yè)流程，文件會經(jīng)過嚴格審批，充分保證了文件的正常流轉。我們完成了從傳統(tǒng)辦公方式向協(xié)同辦公新模式的轉變。”北京現(xiàn)代韓通汽車對于目前公司所引入的相關文檔管理軟件非常認可。

文檔審計 企業(yè)高級偵探

      記者獲悉，廣州的一家律師事務所通過文檔管理系統(tǒng)跟蹤一個文檔發(fā)生的所有活動，如鍵字的數(shù)目、校訂和打印等，使客戶為這些服務付費。而這種類似于企業(yè)高級偵探的文檔管理方向，即文檔審計。
 

      “對于企業(yè)來說，文檔審計描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤，企業(yè)可以全局掌握系統(tǒng)內部所有文件的操作情況。”中國檔案學會許明教授在接受采訪時指出。

      記者調查發(fā)現(xiàn)，文檔審計除了在律師事務所，在保險公司、廣告代理公司、政府財政部門和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業(yè)領域中都非常有用。

      企業(yè)文檔管理，通過文檔的集中存儲和版本管理及權限控制將文檔生命周期全過程交由系統(tǒng)完成，確保版本有效，文檔操作可追蹤，最大程度的減少內耗，從而提高企業(yè)整體的、可持續(xù)的工作效率、降低管理風險。從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來說，就已達到了最佳效果。

      “對企業(yè)而言，如何安全存儲文檔只是文檔管理最基礎的需求。如何挖掘出企業(yè)海量文檔數(shù)據(jù)中的價值，并且更為高效地為我所用，更為順暢地在企業(yè)內部實現(xiàn)有效流通，這一直是各個企業(yè)在孜孜不倦地求索的方向。”泛普軟件的總經(jīng)理曹浩在接受采訪時表示。該公司致力于企業(yè)文檔管理系統(tǒng)軟件的開與應用，目前已開發(fā)出文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。

      于個人，先修身、齊家，才能治國、安天下。于企業(yè)，同樣需首先在內部管理上不斷優(yōu)化。才能提升外部競爭力和抗風險力。對于文檔管理，版本控制+文檔審計，就成為了減少企業(yè)內耗的重要利器。

      相關鏈接：文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)由泛普軟件開發(fā)。其的核心是“協(xié)同辦公、文檔管理”，將企業(yè)各種應用與管理全面整合，全程無縫管理。目前已有超過3000家企事業(yè)、政府機構在使用該系統(tǒng)進行文檔管理。中國石化、中國石油、海瀾集團、云南祥鵬航空、廣東省佛山市順德區(qū)公安局、山西省人事廳等都上線了文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。