OA與文檔管理系統(tǒng)的碰撞，企業(yè)管理軟件或迎大變革

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    OA系統(tǒng)在國內(nèi)的運用，可謂是如火如荼。大型的連鎖企業(yè)再用，十幾個人的小企業(yè)也在用。目前看來，貌似一個企業(yè)沒有OA系統(tǒng)就好像不夠高端大氣上檔次。然而國內(nèi)還有一款低調(diào)奢華有內(nèi)涵的辦公系統(tǒng)，文檔管理系統(tǒng)。

    文檔管理系統(tǒng)這個詞在國內(nèi)可能熟知的人不是特別多。大家對這套系統(tǒng)只有個模糊的概念，認為是雞肋一樣，有無均可。而在國外一些歐美國家中，文檔管理系統(tǒng)基本上是每家企業(yè)必裝的，OA系統(tǒng)卻是無人問津。

    為何國內(nèi)國外會有如此大的反差？這就要追溯到兩款軟件的根源上。我們國家計算機的普及較晚，在軟件和系統(tǒng)的開發(fā)上與歐美國家相比還是要落后一些。所以國內(nèi)大多數(shù)軟件和系統(tǒng)都是仿照國外的成名公司做的。

    目前國內(nèi)流行的企業(yè)管理軟件中，ERP、CRM、財務軟件等，做的最好的，都是國外的一些品牌，例如：SAP、Microsoft Money等。這些品牌的技術，的確比國內(nèi)的公司高出一些。但是翻遍外國的軟件公司，包括最大的IBM和微軟兩家，關于OA系統(tǒng)的研發(fā)幾近于“0”。

    在國外企業(yè)中，幾乎沒有OA的概念和OA的軟件。包括在華外企中，也沒有幾家會選擇OA系統(tǒng)。他們通常會使用文檔管理系統(tǒng)。文檔管理系統(tǒng)主要作用是高效管理企業(yè)內(nèi)部文檔，保護文檔信息安全，提高工作效率，并且提供各種審批流程。這種文檔管理系統(tǒng)在國外已經(jīng)是流行多年。

    二十多年前，國內(nèi)軟件公司開始試做OA系統(tǒng)的時候，就是借鑒了國外的文檔管理系統(tǒng)。只不過只是借鑒了國外文檔管理系統(tǒng)中審批流程這個環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)圍繞審批流程開始搭建。隨著多年的改進開發(fā)，系統(tǒng)也多了許多的功能。但是礙于OA自身的局限性，使得它所扮演的角色更像是一個"文秘"――企業(yè)需要依靠它來進行一些基本的行政事務處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值。這就是OA辦公系統(tǒng)所處的現(xiàn)實和困境，也是企業(yè)用戶對OA不滿意的焦點所在。

    文檔管理系統(tǒng)與OA相比，則是大大彌補上OA系統(tǒng)所欠缺的功能。畢竟在OA的研發(fā)史上，只是從文檔管理系統(tǒng)中的功能借鑒而生。雖然自身不斷升級，但是發(fā)展方向與文檔管理系統(tǒng)大相徑庭。

    文檔管理系統(tǒng)的功能眾多，例如：權限管理、協(xié)同辦公、集中存儲、統(tǒng)一備份、版本記錄、文檔審計等。當然也有OA的核心功能文檔審批。隨著不斷地開發(fā)，如今又再添規(guī)則功能，可使文檔進行自動化操作。提高辦公效率，方便辦公。

    數(shù)年前，國內(nèi)企業(yè)深感OA系統(tǒng)并不能滿足自身的需求，打算引進國外十分流行的文檔管理系統(tǒng)，但是價錢不菲，很多中小企業(yè)難以承受，所以國內(nèi)也出現(xiàn)了許多做文檔管理系統(tǒng)的公司。

    許多公司做出了相當不錯的文檔管理系統(tǒng)軟件，但大多數(shù)公司是經(jīng)營多種軟件，文檔管理系統(tǒng)也只是其中一個項目。目前國內(nèi)最為專業(yè)而且又是全心研究的，只有少數(shù)幾家，例如北京泛普軟件公司。泛普軟件推出的文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)在國內(nèi)可謂是首屈一指，到國際上也是佼佼者?？梢院蛧H上的知名品牌相媲美。

    目前，在國內(nèi)企業(yè)管理軟件中，雖然OA系統(tǒng)仍堪稱是中流砥柱，但其地位正在被文檔管理系統(tǒng)這顆冉冉升起的新星所撼動。中國軟件產(chǎn)業(yè)正在不斷發(fā)展，各企業(yè)也在努力追逐世界知名品牌。相信國內(nèi)這些像泛普軟件一樣的新時期代表性企業(yè)，終有一天會追上微軟、IBM、SAP等國際大牌。