銷售采購(gòu)管理系統(tǒng)

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 　　一、采購(gòu)管理概述

　　采購(gòu)即是從其它組織或個(gè)人處獲得組織發(fā)展所需要的物料或服務(wù)的活動(dòng)。采購(gòu)管理(Purchasing Management)是指為保障企業(yè)能可靠地、經(jīng)濟(jì)地獲取這些物料和服務(wù)的一系列管理行為。

　　采購(gòu)成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。據(jù)統(tǒng)計(jì)，產(chǎn)品直接材料成本占產(chǎn)品總成本近 80%，降低采購(gòu)成本，將直接增加企業(yè)的利潤(rùn)和價(jià)值，有利于企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。

　　同時(shí)，合理采購(gòu)對(duì)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也具有極其重要的作用。一方面，科學(xué)的采購(gòu)不僅能降低產(chǎn)品生產(chǎn)成本，而且也是產(chǎn)品質(zhì)量的保證;另一方面，合理采購(gòu)能保證經(jīng)營(yíng)資金的合理使用和控制，從而以有限的資金有效開(kāi)展企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

　　隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)運(yùn)行方式和流通方式產(chǎn)生了巨大變化，企業(yè)采購(gòu)模式也隨之不斷發(fā)展。供應(yīng)鏈中各制造商通過(guò)外購(gòu)、外包等采購(gòu)方式從眾多供應(yīng)商中獲取生產(chǎn)原料和生產(chǎn)信息，采購(gòu)已經(jīng)從單個(gè)企業(yè)的采購(gòu)發(fā)展到了供應(yīng)鏈上的采購(gòu)。

　　二、采購(gòu)管理目標(biāo)

　　采購(gòu)管理的目標(biāo)可以簡(jiǎn)單地概括為以下四個(gè)方面：獲得所需數(shù)量和質(zhì)量的物料及服務(wù);以昀優(yōu)的成本獲取物品及服務(wù);確保供應(yīng)商盡可能提供昀好的服務(wù)及快速交貨;開(kāi)發(fā)和維持良好的供應(yīng)商關(guān)系;

　　三、獲得所需數(shù)量和質(zhì)量的物料及服務(wù)

　　提供不間斷的物料、供應(yīng)和服務(wù)，以便使整個(gè)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是采購(gòu)管理的昀基本也是昀重要的職能。物料和零部件的缺貨會(huì)使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中斷，由此可能帶來(lái)的成本和損失有：固定成本和運(yùn)營(yíng)成本的增加;

　　人員閑置導(dǎo)致人力成本的增加;

　　可能導(dǎo)致緊急插單而使生產(chǎn)成本的增加;

　　延遲交貨，導(dǎo)致客戶服務(wù)水平的下降。

　　四、以昀優(yōu)的總成本獲取物料及服務(wù)

　　總的擁有成本包括材料成本、持庫(kù)成本和采購(gòu)成本。

　　材料成本是產(chǎn)品昀重要的成本之一，采購(gòu)價(jià)格也是需方與供方博弈的焦點(diǎn)之一。供應(yīng)商往往會(huì)誘使采購(gòu)人員增加采購(gòu)批量來(lái)降低采購(gòu)價(jià)格，但這同時(shí)會(huì)帶來(lái)持庫(kù)成本的增加和風(fēng)險(xiǎn)的增加。因此，采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)，一方面應(yīng)盡量爭(zhēng)取更多的采購(gòu)折扣，另一方面也應(yīng)充分評(píng)估批量增加可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和其它方面的成本。

　　另外，企業(yè)采購(gòu)部門的活動(dòng)消耗的資金是相當(dāng)可觀的，如采購(gòu)人員工資、電話費(fèi)、郵資、辦公用品、差旅費(fèi)以及其它管理費(fèi)用等等。采購(gòu)管理應(yīng)通過(guò)流程優(yōu)化、采用先進(jìn)的采購(gòu)方法和技術(shù)來(lái)提高采購(gòu)過(guò)程的效率和降低采購(gòu)成本。

　　五、確保供應(yīng)商盡可能提供昀好的服務(wù)及快速交貨

　　為了生產(chǎn)所需的產(chǎn)品或提供服務(wù)，每一項(xiàng)物料都要達(dá)到一定的質(zhì)量要求，否則昀終產(chǎn)品或服務(wù)將達(dá)不到期望的要求或使其產(chǎn)品成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)消費(fèi)者可以接收的程度。

　　材料質(zhì)量是影響產(chǎn)品質(zhì)量的昀重要因素。因產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題可導(dǎo)致成本增加、客戶服務(wù)水平降低、公司聲譽(yù)受損甚至是毀滅性的。2006年，震驚全國(guó)的齊齊哈爾第二制藥廠假藥案，就是因?yàn)槭褂昧思倜暗脑牧媳?，?dǎo)致了數(shù)人死亡。而該藥廠的全部產(chǎn)品被查封。

　　另一方面，采購(gòu)過(guò)程中對(duì)質(zhì)量的要求是由產(chǎn)品本身決定的，采購(gòu)過(guò)程中不應(yīng)企求采購(gòu)昀好質(zhì)量的原材料，因?yàn)橘|(zhì)量更好，就意味著成本越高。例如，完全沒(méi)有必要為兒童遙控車采購(gòu)一枚可以在火箭上使用的螺絲。

　　六、開(kāi)發(fā)和維持良好的供應(yīng)商關(guān)系

　　供應(yīng)商的成功，就是我們的成功，這句話一點(diǎn)都不夸張。世界著名的手機(jī)生產(chǎn)商愛(ài)立信因供應(yīng)商飛利浦公司的一次火災(zāi)事故而昀終不得不退出手機(jī)市場(chǎng)。這一事件充分說(shuō)明了，供應(yīng)商與客戶的關(guān)系是休戚相關(guān)。

　　不斷尋找滿足企業(yè)要求的供應(yīng)商，分析供應(yīng)的能力，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候選擇合適的供應(yīng)商，并與其達(dá)成供需關(guān)系是采購(gòu)部門一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，其性質(zhì)好比人體的新陳代謝，是維持企業(yè)良性發(fā)展的必要條件。

　　維持和發(fā)展供應(yīng)商關(guān)系既包括對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)審，幫助其提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，也包括發(fā)展與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共享信息，共同降低產(chǎn)品在整個(gè)供應(yīng)鏈上的成本。

　　七、要業(yè)務(wù)活動(dòng)

　　不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè)，采購(gòu)管理的職能不盡相同。對(duì)制造企業(yè)而言，采購(gòu)管理的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)有采購(gòu)分析、庫(kù)存控制、預(yù)測(cè)與計(jì)劃、供應(yīng)商管理等等，其中尤以采購(gòu)活動(dòng)昀為重要，采購(gòu)活動(dòng)是采購(gòu)管理的核心。

　　采購(gòu)活動(dòng)

　　采購(gòu)活動(dòng)是采購(gòu)組織日常活動(dòng)之一，完整的采購(gòu)活動(dòng)包括：獲取采購(gòu)需求挑選合適的供應(yīng)商;協(xié)商采購(gòu)的條款和條件，包括價(jià)格、付款方式等等;下達(dá)和跟蹤采購(gòu)訂單;根據(jù)采購(gòu)訂單接收和檢驗(yàn)供應(yīng)商交貨;發(fā)票處理及付款。

　　八、供應(yīng)商管理

　　供應(yīng)商管理包括：不斷尋找滿足企業(yè)條件的供應(yīng)商;供應(yīng)商評(píng)估與考核;供應(yīng)商資料管理;發(fā)展與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

　　九、采購(gòu)分析

　　采購(gòu)分析報(bào)告是企業(yè)決策的依據(jù)，采購(gòu)分析包括：采購(gòu)成本分析;采購(gòu)結(jié)構(gòu)分析;采購(gòu)價(jià)格分析企業(yè)采購(gòu)政策的分析與改進(jìn)。

　　采購(gòu)預(yù)測(cè)與計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的重要組成部分。采購(gòu)計(jì)劃也是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的入口，及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)降低庫(kù)存、避免出現(xiàn)物料短缺、保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行具有重要意義。采購(gòu)組織應(yīng)參與企業(yè)運(yùn)作計(jì)劃的討論與制訂，并制訂相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃來(lái)支持企業(yè)銷售計(jì)劃與生產(chǎn)運(yùn)作計(jì)劃。

　　十、采購(gòu)制度與規(guī)范

　　信息系統(tǒng)可以更好地輔助采購(gòu)制度的執(zhí)行，但信息系統(tǒng)不能替代采購(gòu)制度，必要的采購(gòu)制度，對(duì)規(guī)范企業(yè)采購(gòu)管理有積極作用。采購(gòu)規(guī)范包括：采購(gòu)管理流程，包括訂貨流程、收貨檢驗(yàn)流程、付款流程等等;采購(gòu)價(jià)格管理制度，包括價(jià)格資料收集、管理，價(jià)格限制等措施與規(guī)則;

　　十一、適用業(yè)務(wù)角色

　　采購(gòu)管理活動(dòng)是由企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門協(xié)同完成的，主要涉及計(jì)劃員、采購(gòu)員、采購(gòu)經(jīng)理、應(yīng)付會(huì)計(jì)、庫(kù)管員、質(zhì)檢員等。計(jì)劃員根據(jù) MRP生成的計(jì)劃訂單，提出采購(gòu)需求;采購(gòu)員是采購(gòu)管理活動(dòng)中的主要角色，其主要活動(dòng)有需求確認(rèn)、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、采購(gòu)價(jià)格確定、采購(gòu)訂單下達(dá)、采購(gòu)訂單執(zhí)行情況跟進(jìn)、采購(gòu)發(fā)票核對(duì)以及采購(gòu)過(guò)程意外情況的處理。采購(gòu)經(jīng)理審批合格供應(yīng)商、審批采購(gòu)價(jià)格及交易條款、審批采購(gòu)計(jì)劃、訂單;檢查庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況、編制采購(gòu)預(yù)算、檢查采購(gòu)計(jì)劃、資金計(jì)劃執(zhí)行情況等。應(yīng)付會(huì)計(jì)核對(duì)應(yīng)付款往來(lái)業(yè)務(wù)、核實(shí)付款申請(qǐng)、結(jié)算應(yīng)付款。庫(kù)管員根據(jù)采購(gòu)訂單或原材料檢驗(yàn)結(jié)果對(duì)原材料進(jìn)行接收;根據(jù)材料檢驗(yàn)結(jié)果和采購(gòu)部門的退貨通知辦理供應(yīng)商退貨手續(xù)。質(zhì)檢員根據(jù)物料規(guī)劃說(shuō)明書和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商供貨進(jìn)行檢驗(yàn)，并給出檢驗(yàn)結(jié)果。