免費的采購管理系統(tǒng)

　　1.供應(yīng)商報價管理

　　詢價是采購業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作，需要購買產(chǎn)品的詢價資料維護主要是處理不同供應(yīng)商對同一材料的不同報價、同一供應(yīng)商對不同材料的報價，是采購人員在處理采購訂單時可參照的價格標準。一般報價時錄入的為含稅單價。若企業(yè)中錄入為不含稅報價時，在訂單操作時要選擇不含稅單價錄入。

　　1.1供應(yīng)商報價資料錄入

　　2004.9.10 XX公司收到代碼為2001供應(yīng)商NOVA公司對材料E、F的報價，其中幣種為人民幣，E單價為2.4元，F(xiàn)單價為3元，當日起有效，付款條件為月結(jié)30天。

　　1.2報價單審核

　　XX公司經(jīng)過討論，接受這個報價，做報價資料的審核。具體操作如下：

　　1.3報價單復(fù)制

　　對于相同供應(yīng)商報不同產(chǎn)品或者不同供應(yīng)商報相同產(chǎn)品的報價資料維護，可以使用復(fù)制按鈕，獲得一張報價單的資料，通過修改和編輯產(chǎn)生另外一張內(nèi)容的報價單。

　　1.4報價單終止

　　當市場環(huán)境中，原材料的價格波動后，原先的報價已經(jīng)不能正常履行，這時候可以通過報價單終止來報價單失效。同時不再影響采購訂單。

　　2.采購訂單管理

　　對于生產(chǎn)、銷售產(chǎn)生的建議采購量，可以通過錄入采購計劃、請購單來反映，也可以直接錄入采購訂單。需要進行具體的執(zhí)行，通過對已經(jīng)選定貨源的供應(yīng)商下達采購訂單，以及確定采購的價格，以及運費等其他的付款條件等。

　　2.1 采購訂單準備

　　XX公司在2004年9/23收到客戶ABC公司對產(chǎn)品A的銷售訂單，要求數(shù)量為500個，交貨時間為2004年10月25日。假設(shè)庫存中所有物料結(jié)存數(shù)量都為0，沒有發(fā)生過業(yè)務(wù)。而半成品D的安全庫存量為130。

　　2.2采購訂單審核

　　當部門主管或者更高一級的主管不親自操作電腦時，就需要采購員將未審核的采購訂單打印出來提交給部門主管進行查閱和審核。當主管審核確認以后下達給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)下達的采購訂單準備貨物。供應(yīng)商一般會按照要求情況進行交貨，有特殊情況通過跟蹤與催貨及時了解情況。

　　2.3采購訂單變更

　　處于審批狀態(tài)的采購訂單假如內(nèi)容發(fā)生變動，可以通過變更的功能進行操作。

　　3.材料檢驗

　　一般在原材料入庫前需要經(jīng)過檢驗，這個工作一般采購人員根據(jù)到貨的情況通知質(zhì)量部門進行質(zhì)量檢驗。檢驗人員一般只負責(zé)檢驗產(chǎn)品合格不合格，能否讓步接收，至于接收價格一般都是由采購人員根據(jù)檢驗結(jié)果進行處理。所以材料驗收分為兩個部分，檢驗的結(jié)果維護由檢驗人員負責(zé)，檢驗結(jié)果的處理由采購人員負責(zé)。

　　4.入庫通知以及倉庫接收

　　根據(jù)檢驗結(jié)果，采購人員通知倉庫人員接收入庫，需要在系統(tǒng)中錄入入庫通知單，倉庫人員根據(jù)入庫通知單進行接收入庫。其中采購人員填寫入庫通知單，倉庫人員填寫實際入庫接收情況。其中檢驗不合格部分退貨處理。

　　采購人員根據(jù)檢驗結(jié)果進行入庫通知，倉庫人員辦理正式入庫手續(xù)。同時采購人員對于F材料不合格部分進行退貨。

　　5.發(fā)票接收及結(jié)清貨款

　　倉庫管理部門收料完成后，供應(yīng)商會在約定可以付款期內(nèi)開具發(fā)票，交給采購部門，要求付款。在這個流程中，主要管理應(yīng)付賬款的會計進行產(chǎn)品入庫單與發(fā)票的核對，同時根據(jù)發(fā)票的應(yīng)付金額進行相應(yīng)的付款。