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erp軟件采購(gòu)
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自XX集團(tuán)ERP項(xiàng)目投入到現(xiàn)在,在采購(gòu)管理方面取得了不可磨滅的成績(jī),但也存在種種問(wèn)題。若能克服現(xiàn)存的各種問(wèn)題,ERP在采購(gòu)管理方面的優(yōu)勢(shì)才能更加充分的表現(xiàn)出來(lái),才能使得采購(gòu)成本更低,采購(gòu)效率更高,采購(gòu)質(zhì)量更好,從而提高XX集團(tuán)自身的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。為此,提出了以下幾點(diǎn)有關(guān)XX集團(tuán)采購(gòu)管理的建議。
1、選擇好的供應(yīng)商
選擇好的供應(yīng)商,才能對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)予以正常的保障,只有生產(chǎn)保障了,企業(yè)才能得到進(jìn)一步的發(fā)展。因此,選擇好的供應(yīng)商是我們最重要的任務(wù)。如同供應(yīng)商的開(kāi)發(fā),供應(yīng)商的選擇也存在于整個(gè)的過(guò)程中。在眾多潛在的供應(yīng)商中,一般來(lái)說(shuō),初始階段要選擇五到十個(gè)供應(yīng)商:簡(jiǎn)略的調(diào)查之后,再選擇三到五個(gè)深入調(diào)查,尤其是一些關(guān)鍵數(shù)據(jù);深入調(diào)查之后做出最終決定,這個(gè)時(shí)候會(huì)剩下兩個(gè)左右的供應(yīng)商:最后進(jìn)入試運(yùn)行階段,在這期間進(jìn)行考核,并作出最后的選擇,確定最后的結(jié)果。好的供應(yīng)商表現(xiàn)在:產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格合適、技術(shù)含量高、發(fā)展前景好、貨源穩(wěn)定、供應(yīng)有保障等等方面。因此,必須具備以下條件:(1)生產(chǎn)能力強(qiáng)(2)技術(shù)水平高(3)管理水平高(4)服務(wù)水平高。
2、集中采購(gòu)
集中采購(gòu)是相對(duì)分散采購(gòu)而言的,即采購(gòu)組織為多個(gè)企業(yè)實(shí)施采購(gòu),這種形式適用于大型集團(tuán)企業(yè);雖然公司仍然像過(guò)去那樣自己訂貨,但因?yàn)槭褂昧私y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程和統(tǒng)一的采購(gòu)系統(tǒng)(ERP),局總部和公司可以全面掌握材料需求情況,并派相應(yīng)部門(mén)與供應(yīng)商談判,簽訂總合同,大大降低了采購(gòu)成本;而且隨著采購(gòu)的品種、數(shù)量和頻率的增加,集中采購(gòu)的的作用將越發(fā)明顯,包括:(1)企業(yè)內(nèi)部密切合作(2)企業(yè)與外部的合作(3)實(shí)現(xiàn)從“為施工采購(gòu)”到“為訂單采購(gòu)”的轉(zhuǎn)化(4)加強(qiáng)對(duì)外部資源的管理。
要達(dá)到這樣的效果,需要采取的措施包括:
第一層:建立區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心
采購(gòu)的物資屬性具有各子公司聯(lián)合采購(gòu)的可能性(低值消耗材料、勞務(wù)等);
第二層:公司采購(gòu)中心
采購(gòu)的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心已經(jīng)包括的其它所有要直接和外部打交道的供應(yīng)商所供的物資和服務(wù);根據(jù)公司規(guī)定一定限額的采購(gòu)可以由項(xiàng)目經(jīng)理部自行采購(gòu),但必須將采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)采購(gòu)中心進(jìn)行限價(jià)采購(gòu);
第三層:公司區(qū)域采購(gòu)中心
公司所屬項(xiàng)目分散在不同區(qū)域,由公司集中采購(gòu)難度較大;采購(gòu)的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購(gòu)中心已經(jīng)包括的其它所有要直接和外部打交道的供應(yīng)商所供的物資和服務(wù);根據(jù)公司規(guī)定一定限額的采購(gòu)可以由項(xiàng)目經(jīng)理部自行采購(gòu),但必須將采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)公司采購(gòu)中心進(jìn)行限價(jià)采購(gòu);
第四層:項(xiàng)目自行采購(gòu)
某遠(yuǎn)離公司本部的單個(gè)項(xiàng)目;根據(jù)公司規(guī)定金額達(dá)到一定限額的物資采購(gòu)需報(bào)公司進(jìn)行審批并參與采購(gòu)過(guò)程;但根據(jù)系統(tǒng)初時(shí)上線和各公司集中采購(gòu)程度的要求,在系統(tǒng)上線后各公司要以集中采購(gòu)為原則,輔以目前的采購(gòu)方式來(lái)進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。
3、建立采購(gòu)價(jià)格管理
(1)建立公司內(nèi)部物資采購(gòu)價(jià)格平臺(tái)
物資采購(gòu)的同常帳務(wù)處理全部納入erp系統(tǒng)進(jìn)行管理后,系統(tǒng)能夠自動(dòng)保留物資采購(gòu)的歷史價(jià)格信息,生成物資采購(gòu)的歷史價(jià)格信息庫(kù)。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目物資實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與項(xiàng)目預(yù)算價(jià)格的比較,以便分析差異;實(shí)現(xiàn)同一物資在不同項(xiàng)目間的采購(gòu)價(jià)格比較。
(2)建立公司間物資采購(gòu)價(jià)格平臺(tái)
全局所有直屬分公司和子公司均使用ERP系統(tǒng)后,各公司物資采購(gòu)均在ERP系統(tǒng)中處理,將能夠?qū)崿F(xiàn)全局公司間物資采購(gòu)價(jià)格信息共享,根據(jù)權(quán)限分配能夠查詢某一物資在某一地區(qū)其它公司的采購(gòu)價(jià)格,以便在公司招(議)標(biāo)時(shí)能夠提供相關(guān)參考數(shù)據(jù),也為公司集中采購(gòu)、局區(qū)域集中采購(gòu)提供數(shù)據(jù)支撐。
4、優(yōu)化采購(gòu)管理理念
(1)以職責(zé)為核心
在傳統(tǒng)的管理模式下,其貫穿的管理思路是基于部門(mén)的管理,其層次首先是部門(mén),其然后是部門(mén)對(duì)應(yīng)的工作范圍,如我們?cè)谄髽I(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科),之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中,尤其是國(guó)外大型ERP系統(tǒng),每名員工首先是對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé),這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的,也可以靈活進(jìn)行定義。
(2)基礎(chǔ)信息高度共享
雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一,但在使用ERP系統(tǒng)后,有些崗位的工作量是會(huì)增加的,尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。具體到采購(gòu)管理中,采購(gòu)員、詢價(jià)/報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加,因?yàn)橐酝@些工作都是通過(guò)電話來(lái)完成,而ERP系統(tǒng)要求所有的采購(gòu)單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄,這樣做就會(huì)給采購(gòu)管理帶來(lái)如下變革:
第一、業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng):ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù),并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài),包括庫(kù)存接收的數(shù)量、采購(gòu)?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等。
第二、減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素:對(duì)供應(yīng)商的管理在采購(gòu)管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié),傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后,系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析,包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等,并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略,如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級(jí)等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少,新來(lái)的業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)系統(tǒng)方便的查詢某一類(lèi)供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄,并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。
(3)控制體系完備
“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用,是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別:
第一、流程有序:在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)申請(qǐng),哪些物料必須首先制定總的采購(gòu)計(jì)劃等來(lái)對(duì)采購(gòu)工作流程進(jìn)行控制,來(lái)細(xì)化采購(gòu)部門(mén)的日常管理,加大管理幅度;
第二、審批嚴(yán)格:雖然在傳統(tǒng)模式下,我們也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制,但是在實(shí)際操作中,尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過(guò)ERP系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程,可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料,其采購(gòu)金額上限是多少,超過(guò)一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,否則ERP系統(tǒng)中將無(wú)法繼續(xù)處理該單據(jù),包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。
第三、監(jiān)督有方:在采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中,監(jiān)督人員(不僅指采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))若通過(guò)查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問(wèn)題,則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理,直到問(wèn)題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單,可以將其暫停,查明原因,或取消該定單;區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式,ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表,來(lái)反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況,包括趨勢(shì)分析等,為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息;ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)采購(gòu)管理的改善不僅局限于上述三個(gè)方面,更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來(lái)了一種體驗(yàn),讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。
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