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erp軟件采購

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 　　自XX集團ERP項目投入到現在，在采購管理方面取得了不可磨滅的成績，但也存在種種問題。若能克服現存的各種問題，ERP在采購管理方面的優(yōu)勢才能更加充分的表現出來，才能使得采購成本更低，采購效率更高，采購質量更好，從而提高XX集團自身的發(fā)展和市場競爭能力。為此，提出了以下幾點有關XX集團采購管理的建議。

　　1、選擇好的供應商

　　選擇好的供應商，才能對企業(yè)的生產予以正常的保障，只有生產保障了，企業(yè)才能得到進一步的發(fā)展。因此，選擇好的供應商是我們最重要的任務。如同供應商的開發(fā)，供應商的選擇也存在于整個的過程中。在眾多潛在的供應商中，一般來說，初始階段要選擇五到十個供應商：簡略的調查之后，再選擇三到五個深入調查，尤其是一些關鍵數據;深入調查之后做出最終決定，這個時候會剩下兩個左右的供應商：最后進入試運行階段，在這期間進行考核，并作出最后的選擇，確定最后的結果。好的供應商表現在：產品質量好、價格合適、技術含量高、發(fā)展前景好、貨源穩(wěn)定、供應有保障等等方面。因此，必須具備以下條件：(1)生產能力強(2)技術水平高(3)管理水平高(4)服務水平高。

　　2、集中采購

　　集中采購是相對分散采購而言的，即采購組織為多個企業(yè)實施采購，這種形式適用于大型集團企業(yè);雖然公司仍然像過去那樣自己訂貨，但因為使用了統(tǒng)一的標準的采購流程和統(tǒng)一的采購系統(tǒng)(ERP)，局總部和公司可以全面掌握材料需求情況，并派相應部門與供應商談判，簽訂總合同，大大降低了采購成本;而且隨著采購的品種、數量和頻率的增加，集中采購的的作用將越發(fā)明顯，包括：(1)企業(yè)內部密切合作(2)企業(yè)與外部的合作(3)實現從“為施工采購”到“為訂單采購”的轉化(4)加強對外部資源的管理。

　　要達到這樣的效果，需要采取的措施包括：

　　第一層：建立區(qū)域聯(lián)合采購中心

　　采購的物資屬性具有各子公司聯(lián)合采購的可能性(低值消耗材料、勞務等);

　　第二層：公司采購中心

　　采購的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購中心已經包括的其它所有要直接和外部打交道的供應商所供的物資和服務;根據公司規(guī)定一定限額的采購可以由項目經理部自行采購，但必須將采購申請上報采購中心進行限價采購;

　　第三層：公司區(qū)域采購中心

　　公司所屬項目分散在不同區(qū)域，由公司集中采購難度較大;采購的物資范圍除由區(qū)域聯(lián)合采購中心已經包括的其它所有要直接和外部打交道的供應商所供的物資和服務;根據公司規(guī)定一定限額的采購可以由項目經理部自行采購，但必須將采購申請上報公司采購中心進行限價采購;

　　第四層：項目自行采購

　　某遠離公司本部的單個項目;根據公司規(guī)定金額達到一定限額的物資采購需報公司進行審批并參與采購過程;但根據系統(tǒng)初時上線和各公司集中采購程度的要求，在系統(tǒng)上線后各公司要以集中采購為原則，輔以目前的采購方式來進行采購業(yè)務。

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　　3、建立采購價格管理

　　(1)建立公司內部物資采購價格平臺

　　物資采購的同常帳務處理全部納入ERP系統(tǒng)進行管理后，系統(tǒng)能夠自動保留物資采購的歷史價格信息，生成物資采購的歷史價格信息庫。實現項目物資實際采購價格與項目預算價格的比較，以便分析差異;實現同一物資在不同項目間的采購價格比較。

　　(2)建立公司間物資采購價格平臺

　　全局所有直屬分公司和子公司均使用ERP系統(tǒng)后，各公司物資采購均在ERP系統(tǒng)中處理，將能夠實現全局公司間物資采購價格信息共享，根據權限分配能夠查詢某一物資在某一地區(qū)其它公司的采購價格，以便在公司招(議)標時能夠提供相關參考數據，也為公司集中采購、局區(qū)域集中采購提供數據支撐。

　　4、優(yōu)化采購管理理念

　　(1)以職責為核心

　　在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對應的工作范圍，如我們在企業(yè)組織機構圖中能夠找到供應部(科)，之后我們進一步去了解供應部負責的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對應各個職責，這些職責既可以是系統(tǒng)預先設定的，也可以靈活進行定義。

　　(2)基礎信息高度共享

　　雖然許多企業(yè)在實施ERP時都將減少日常工作量作為成功標準之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎信息的崗位。具體到采購管理中，采購員、詢價/報價管理員的工作會增加，因為以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據都要在系統(tǒng)中進行記錄，這樣做就會給采購管理帶來如下變革：

　　第一、業(yè)務的可追溯性強：ERP系統(tǒng)可隨時查詢任何時候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數量、采購退貨的數量、發(fā)票數量等。

　　第二、減少業(yè)務操作中的人為因素：對供應商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設定的指標對供應商的狀態(tài)進行分析，包括供應商供貨質量分析、數量分析等，并從中總結規(guī)律制定相應的供應商管理策略，如設定相應的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務人員的調動對工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業(yè)務。

　　(3)控制體系完備

　　“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：

　　第一、流程有序：在ERP系統(tǒng)中可以設定哪些物料必須經過采購申請，哪些物料必須首先制定總的采購計劃等來對采購工作流程進行控制，來細化采購部門的日常管理，加大管理幅度;

　　第二、審批嚴格：雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經主管領導審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據，包括接收相應的貨物、進行付款等。

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　　第三、監(jiān)督有方：在采購業(yè)務處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購部門領導)若通過查詢發(fā)現業(yè)務處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現某定單屬于重復定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單;區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務的執(zhí)行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時的信息;ERP系統(tǒng)實施對采購管理的改善不僅局限于上述三個方面，更重要的是它為業(yè)務人員帶來了一種體驗，讓業(yè)務人員認識到信息技術是如何改變和優(yōu)化業(yè)務流程的。

發(fā)布：2010-04-26 10:59    編輯：泛普軟件 · zhangyan    [打印此頁]    [關閉]
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