缺一不可 中小企業(yè)實(shí)施OA應(yīng)注意些什么?

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

只有對(duì)OA產(chǎn)品充分調(diào)研，對(duì)本企業(yè)情況充分了解，并對(duì)項(xiàng)目成功實(shí)施充滿信心與熱情，才能讓OA項(xiàng)目馬到成功。
　　  辦公自動(dòng)化(OA)軟件，作為一種信息化的工具，通過(guò)統(tǒng)一辦公規(guī)范，加快信息流動(dòng)，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。由于它適時(shí)地順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的必備工具。

　　  中小企業(yè)在實(shí)施OA的過(guò)程中應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面。

　　一、 調(diào)研

　　  在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對(duì)本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過(guò)注冊(cè)會(huì)員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對(duì)信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)使用一種信息化工具來(lái)擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對(duì)OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對(duì)將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對(duì)之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

　　二、 選型

　　  有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。所以我們應(yīng)從以下幾方面多加考慮：

　　  第一，從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對(duì)軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對(duì)軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對(duì)軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說(shuō)，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來(lái)最接近的。

　　  第二，從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒(méi)有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會(huì)成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會(huì)越來(lái)越凸顯出售后服務(wù)的重要性。

　　  第三，從價(jià)格方面考慮，盡量選出最高的性價(jià)比。

　　三、 溝通

　　  運(yùn)行中出現(xiàn)了問(wèn)題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問(wèn)題。這就需要注意兩點(diǎn)：一是內(nèi)部問(wèn)題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè)，這里所說(shuō)的內(nèi)部問(wèn)題，就是與對(duì)方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對(duì)目前系統(tǒng)存在問(wèn)題達(dá)成一致意見，然后再去與對(duì)方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對(duì)按鈕的使用習(xí)慣、頁(yè)面的勻稱美觀等非重要問(wèn)題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進(jìn)，有的說(shuō)不改也行。這樣對(duì)方肯定不會(huì)主動(dòng)改進(jìn)。這些問(wèn)題改不改似乎無(wú)關(guān)緊要，但卻無(wú)疑會(huì)對(duì)以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動(dòng)。二是對(duì)對(duì)方實(shí)施人員要有要求，對(duì)能夠解決的問(wèn)題，應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，對(duì)軟件不能解決的問(wèn)題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對(duì)照查找資料，共同找出其他解決方法。

　　四、 培訓(xùn)

　　  培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí)，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

　　五、 運(yùn)行維護(hù)

　　  日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn)：用戶有問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

　　  關(guān)于實(shí)施中應(yīng)該注意的問(wèn)題肯定還有很多，但前提一定是要多投入精力，對(duì)OA產(chǎn)品充分調(diào)研，對(duì)本企業(yè)情況充分了解，并對(duì)項(xiàng)目成功實(shí)施充滿信心與熱情!