如何按照需求選擇適合中小企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)

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第一步：確定目標

　　企業(yè)在進行信息化建設(shè)時，切忌盲目決定“做什么”，而是最好先有一個清晰的整體規(guī)劃。這應(yīng)該是在選擇辦公自動化軟件之前就做好的事情。如果沒有做這項工作，那么也一定要明確，為什么要上OA，上OA要達到什么目標，起到什么作用。同時，要明確企業(yè)自身的大致投入與時間進度。

　　在估計投入（預(yù)算）與時間進度時，最好向有經(jīng)驗的專業(yè)公司進行必要的咨詢，以獲得相對準確的數(shù)量級上的概念，以免做出無法執(zhí)行的計劃，使后面的工作完全陷入被動。

第二步：明確需求

　　對于辦公自動化系統(tǒng)而言，需求應(yīng)該包括兩部分。一部分是自身的，即辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些功能。另一部分是外部相關(guān)的，如相應(yīng)的應(yīng)用環(huán)境、用戶數(shù)量、與其他應(yīng)用系統(tǒng)的關(guān)系等。因為辦公自動化系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，而是與企業(yè)的其他應(yīng)用密切相關(guān)的。

　　辦公自動化系統(tǒng)(OA)系統(tǒng)的需求一般比較標準，其復(fù)雜性也不是很高?？梢砸灾髁鞯钠髽I(yè)辦公自動化軟件的功能為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況逐一對照，確定企業(yè)的需求。

　　在確定需求的過程中，要明確產(chǎn)品的功能只是一個提示，根本的出發(fā)點還應(yīng)該是企業(yè)的實際，特別要注意哪些是對企業(yè)自身非常重要的，哪些是僅僅錦上添花而缺少實用性的。

第三步：產(chǎn)品選型

　　在這一階段，應(yīng)選擇主要的辦公自動化軟件產(chǎn)品進行了解，主要的關(guān)注點應(yīng)包括：

是否是成熟的辦公自動化軟件產(chǎn)品
已有的成熟功能是否能滿足企業(yè)的大部分要求
是否能通過二次開發(fā)等方式滿足企業(yè)其他的重要要求（注意不要要求面面俱到，否則對企業(yè)實際是得不償失）

服務(wù)商的實力與服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)驗、長期的可靠性、信譽等是否有保障。

　　在此基礎(chǔ)上，應(yīng)選擇出適合企業(yè)需要的產(chǎn)品。

　　在選擇的過程中，最重要的是要抓住問題的主要方面，企業(yè)實施辦公自動化軟件的關(guān)鍵是要建立一個能用的、好用的系統(tǒng)，能用起來，通過長期使用獲得效益。不要唯技術(shù)化，陷入廠商的技術(shù)探討與爭鳴中，也不要唯細節(jié)論，過分關(guān)注一些不太重要甚至不太實用的細節(jié)。

第四步：實施規(guī)劃

　　在這一階段，要對目標（實施哪些模塊、完成哪些功能等）、資源（資金投入、企業(yè)自身進行配合的人員投入）、進度等項目的三要素進行落實，即完成選擇過程，啟動項目實施。