中小企業(yè)OA系統(tǒng)方案選型的誤區(qū)

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近些年來，企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，OA軟件迅速普及，媒體和廠商都在大力宣傳，各種概念、觀點(diǎn)、產(chǎn)品紛至沓來。國內(nèi)很多企業(yè)實(shí)施了OA項(xiàng)目，相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇，但在選與被選之間總有諸多"不對稱"，以致背道而馳，難于"雙贏"。那么企業(yè)如何正確認(rèn)識OA？在OA選型中存在哪些誤區(qū)？

　　誤區(qū)一、認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。針對政府機(jī)關(guān)來說，這有一定的價(jià)值，但是對企業(yè)來說價(jià)值不是很大。

　　在OA剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以泛微認(rèn)為OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批）以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報(bào)表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協(xié)同運(yùn)作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和應(yīng)用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

　　誤區(qū)二：認(rèn)為OA只是文件的審批和管理。

　　目前市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數(shù)據(jù)庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數(shù)據(jù)庫，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應(yīng)用于早期政府的收發(fā)文，目前政府信息化招投標(biāo)也基本上是向j2ee平臺架構(gòu)過渡。在國外lotus主要是應(yīng)用于郵件服務(wù)器。泛微認(rèn)為OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報(bào)銷，借款，付款等審批流程。因?yàn)閳?bào)銷與手工實(shí)現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個(gè)環(huán)節(jié)。而電子化報(bào)銷流程的好處是把管理和財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財(cái)務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證（發(fā)票）是真的還是假的，是不是超過財(cái)務(wù)報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)。所以電子化流程是電子單據(jù)和憑證分別走，憑證只需要財(cái)務(wù)審核就可以，管理層通過電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進(jìn)行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程報(bào)銷審批，當(dāng)然電子化審批流程需要從技術(shù)上能提供方便的報(bào)銷依據(jù)供領(lǐng)導(dǎo)判斷和審批，這樣可以快速解決員工財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷流程處理復(fù)雜困難的問題，很多企業(yè)是通過首先應(yīng)用財(cái)務(wù)報(bào)銷流程推動公司整個(gè)流程的應(yīng)用。

　　誤區(qū)三：認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)。

　　OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因?yàn)槠髽I(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進(jìn)行權(quán)限和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時(shí)OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒有權(quán)限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時(shí)工作信息生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時(shí)管理層也可以通過宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。

　　誤區(qū)四、認(rèn)為OA的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。

　　泛微認(rèn)為協(xié)同OA作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過軟件進(jìn)行固化來為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業(yè)實(shí)施OA是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升

　　手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節(jié)、那個(gè)部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費(fèi)多長時(shí)間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。

　　第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

　　OA的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營過程為目的，通過管人來實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財(cái)務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說協(xié)同OA，面對的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標(biāo)是什么呢？最終把OA作為一個(gè)不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報(bào)表，我們認(rèn)為OA以人為核心的軟件是無法做到進(jìn)行有效對管理過程進(jìn)行控制的。

　　第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素：

　　手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個(gè)過渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。當(dāng)然對于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA系統(tǒng)是需要支持一些人為因素，經(jīng)過不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因?yàn)槠髽I(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實(shí)的是員工提交流程，系統(tǒng)自動根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。

　　第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享

　　在手工時(shí)代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺來支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

　　第五：知識的沉淀和痕跡的保留

　　對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新的員工進(jìn)來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對于新員工培養(yǎng)成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價(jià)，如果通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。

　　第六：加強(qiáng)對員工日常行為的考核：

　　很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進(jìn)行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

　　所以O(shè)A不是一個(gè)無紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。

　　誤區(qū)五：認(rèn)為OA實(shí)施很簡單，是信息部門的事情。

　　OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個(gè)部門去推動，最終只會導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。同時(shí)供應(yīng)商一定需要有豐富的實(shí)施應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來幫助企業(yè)推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和規(guī)避實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。所以對于供應(yīng)商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當(dāng)然光有快速反應(yīng)能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應(yīng)商時(shí)，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過眾多成功案例的知名廠商。
　　誤區(qū)六：認(rèn)為OA馬上就可以見到效果，認(rèn)為OA可以一蹴而就。

　　OA是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃，分步來實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。目前很多企業(yè)對OA的選型有很大的局限在于認(rèn)為滿足現(xiàn)在的需求就可以，其實(shí)OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因?yàn)閷A的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致 OA在應(yīng)用過一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規(guī)劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應(yīng)用深度的基礎(chǔ)上，分步實(shí)施需要的功能。

　　企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。轉(zhuǎn)自天空軟件站