專家視點：如何用協(xié)同OA實現(xiàn)知識管理應(yīng)用

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

知識管理作為信息化中的新型應(yīng)用，最近越來越受到用戶的重視，我們相信未來的優(yōu)秀的組織必定是基于知識管理基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)型組織。

   但是，由于知識管理的發(fā)展還處于發(fā)展的初級階段，因此，客戶、廠商在對知識管理的范圍與應(yīng)用的界定上存在著一定的分歧和認知模糊。從市場的角度來看，不少廠商在推銷著昂貴的知識管理軟件，國外知識管理軟件的每個許可的費用高達萬元以上，用戶根本就用不起。另一方面，其實在用戶每天的工作中，大量的潛在的知識被分散在無數(shù)的電腦之中，孤立并被遺忘著，難以發(fā)揮效用。因此本文側(cè)重于與讀者探討如何利用現(xiàn)有的高性價比系統(tǒng)如OA，遵從知識管理的方向和理念，進行不同層次的應(yīng)用，有效發(fā)揮知識的價值。

知識管理的概念與應(yīng)用探討

  知識的定義：知識是一種對個人有價值的信息。從廣義上來講，由于個人的價值取向的差異，所以任何信息都有成為知識的可能性。顯然，在此處我們不是要探討這種個性化的知識為主，盡管你可能是超級女聲的“玉米”或者“涼粉”，大可用google、百度在互聯(lián)網(wǎng)大量收集并篩選、存儲對于你的愛好有價值的知識，但這些“知識”對組織并無價值。我們在此探討?yīng)M義的知識--組織知識。

  組織知識：是一種對組織有價值的信息。組織中的信息經(jīng)過系統(tǒng)化地收集、篩選、分類、存儲、共享的過程，那些原本在我們身邊的信息將被粹取為知識（以下簡稱知識）。

   組織知識類型：從介質(zhì)類型來看早期主要是紙質(zhì)文檔，隨著電腦的普及，數(shù)字化信息或者電子信息已經(jīng)成為主導(dǎo)，而且格式從最初的非結(jié)構(gòu)化文本擴展到多媒體（如視頻）和結(jié)構(gòu)化表單等。從知識的內(nèi)容來看，早期主要是以公文、合同、計劃、總結(jié)、圖紙、表單為主，顯著的特征是靜態(tài)結(jié)果，而現(xiàn)在組織開始注重保留經(jīng)營管理的過程作為知識的擴展和延伸。

    知識層次：即使在同一個組織中，不同的知識對不同的個體也有不同的正向價值甚至是負向價值（風(fēng)險）。在組織中規(guī)章制度作為公開的知識是普遍現(xiàn)象，新人到單位基本上是先學(xué)習(xí)這些知識，而財務(wù)報表或者薪資數(shù)據(jù)則對大多數(shù)人是保密的，但對同樣是新人如新到任總經(jīng)理則是最重要的知識之一，同樣，圖紙或者工藝對絕大部分人是毫無價值的，即使開放給每個人學(xué)習(xí)，也沒有價值。因此，我們會發(fā)現(xiàn)知識是有層次的，分為公開或基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、特種知識三個層次。

   組織保障：傳統(tǒng)組織中辦公室主任或者文檔管理員，這類角色作為早期的知識管理員已經(jīng)司空見慣了，但這類傳統(tǒng)角色無論從經(jīng)驗還是素質(zhì)都僅限于對知識的結(jié)果管理，甚至只是一個掌管鑰匙的保安而已，完全不能承擔(dān)現(xiàn)在或未來的知識管理的需求。因此有必要設(shè)置專門的知識管理員，國外的CKO（首席知識執(zhí)行官）的經(jīng)驗國內(nèi)企業(yè)也可以借鑒，由具備這種素質(zhì)的人來對知識進行真正的管理。另外由于電腦的普及，傳統(tǒng)的知識以個體的頭腦經(jīng)驗的存儲方式已經(jīng)變成越來越數(shù)字化了，傳統(tǒng)的管理方式只注重組織中最核心的信息如公文，現(xiàn)在則有必要建立更大范圍的知識管理，甚至要求每個部門有知識管理的責(zé)任人或者二級知識管理員，強制對知識的采集擴大到部門級，建立起中央知識庫和二級知識庫。

    知識管理：從字面上理解，知識管理就是對組織知識的管轄治理，管的概念涵蓋了知識的采集和應(yīng)用，知識從狀態(tài)角度來看分為顯性知識和隱性知識，在組織中常常是隱性知識的數(shù)量大大多于顯性知識的儲量，因此要有相應(yīng)的激勵（正負激勵）制度保障，促進從隱性知識向顯性知識轉(zhuǎn)化，從理的概念來看，在具備知識管理員的前提下，知識管理員必須去建立知識的采集流程、篩選條件、分類規(guī)則、共享權(quán)限、學(xué)習(xí)計劃、知識生命周期管理等一系列的規(guī)則，對知識進行價值最大化的擴散和利用。因此，筆者認為知識管理分為知識形成和分享兩大范疇和階段，理想的情況下通過組織保障和信息化手段循環(huán)不休。

如何用協(xié)同OA進行知識管理

   顯然，在了解了知識管理的重要性之后，不少組織將會考慮將知識納入到管理范疇，但市場上的知識管理軟件大多為靜態(tài)知識設(shè)計，雖然能夠不斷更新、添加知識，但明顯缺少管理過程類的知識，如決策過程、審批過程等，因此造成知識體系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且這類軟件大多針對組織中少數(shù)人應(yīng)用而設(shè)計，強調(diào)檢索、內(nèi)容管理、學(xué)習(xí)考核等，應(yīng)用范圍狹窄且昂貴，讓用戶望而卻步。反觀最近幾年其他管理軟件的發(fā)展，如OA、HR、CRM的廠商都開始注意到了知識管理的重要性，知識管理方面的應(yīng)用和功能開始從這些軟件上延伸并發(fā)展出來了，應(yīng)該說，知識管理作為單一用途的軟件的前途并不明朗，將會成為各類應(yīng)用特征更明顯的管理軟件的一部分而融合消失，正如手機以短信的方式消滅掉了傳呼機，又將對MP3形成強大挑戰(zhàn)。所以用戶不妨在挑選管理軟件時候注重選擇那些具有知識管理功能或應(yīng)用價值的軟件，另辟蹊徑同樣可以達成知識管理的目的。

    在這些類型的管理軟件中，協(xié)同OA具有最突出的應(yīng)用價值，原因如下：首先，OA是組織中全員信息化的第一臺階，每一個組織都將選擇協(xié)同OA作為統(tǒng)一工作平臺，使用者范圍遍及組織中所有人，為知識采集和共享的范圍最大化奠定了基礎(chǔ)，并且由于協(xié)同OA的高性價比，使得組織的知識管理成本降到最低。其次，OA中普遍具有文檔管理、查詢功能，配合訪問權(quán)限的控制，可以實現(xiàn)對知識的分類、檢索關(guān)鍵字定義，以及針對不同角色分配學(xué)習(xí)、訪問、檢索的權(quán)限，構(gòu)架安全嚴密的知識擴散體系。第三，協(xié)同OA中工作流技術(shù)承載著組織的重要審批流程，這些流程的過程和節(jié)點中的信息是組織的歷史，是不可或缺的重要的知識的組成部分。因此以協(xié)同OA構(gòu)建組織的知識管理體系無疑是一種非常有價值的增值應(yīng)用方式。

用友致遠常務(wù)副總經(jīng)理 協(xié)同事業(yè)部總經(jīng)理 張屹