淺談OA辦公系統(tǒng)的作用與流程

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由于人們對項(xiàng)目管理辦公室的定義尚未達(dá)成共識，對項(xiàng)目管理辦公室的重要性認(rèn)識不足，因此在實(shí)施項(xiàng)目管理過程中存有不少的問題，為此給企業(yè)造成了不必要的財(cái)產(chǎn)損失。OA辦公系統(tǒng) 在項(xiàng)目管理中發(fā)揮著重大的作用，為此受到了社會各界的廣泛關(guān)注與認(rèn)知，其可以保證企業(yè)項(xiàng)目與企業(yè)戰(zhàn)略的一致性，使得企業(yè)資源得以優(yōu)化配置和有效利用，妥善解決項(xiàng)目與項(xiàng)目之間存在的問題，從而保證了企業(yè)項(xiàng)目管理目標(biāo)與目的的實(shí)現(xiàn)。為此，本文旨在辨析項(xiàng)目管理辦公室的基本內(nèi)涵，分析其在提升企業(yè)競爭力方面的重要作用，并簡要探討項(xiàng)目管理辦公室的運(yùn)作方法。

一、項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)概念分析

  關(guān)于項(xiàng)目管理辦公室的基本內(nèi)涵，不同學(xué)者有著不同的認(rèn)知與理解。一般來說，人們有以下幾種觀點(diǎn)：第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，它是指執(zhí)行項(xiàng)目文檔的收集，督促項(xiàng)目經(jīng)理按照項(xiàng)目管理制度執(zhí)行項(xiàng)目；第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，它類似于項(xiàng)目經(jīng)理部，將所有的項(xiàng)目經(jīng)理集中于這一個(gè)部門內(nèi)，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中該部門成員擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的角色；第三種觀點(diǎn)認(rèn)為，它類似于項(xiàng)目控制部，要求所有的項(xiàng)目控制、計(jì)劃審批等都通過項(xiàng)目管理辦公室來實(shí)現(xiàn)。雖然人們對項(xiàng)目管理辦公室的爭議從未間斷過，對OA辦公系統(tǒng) 及其模式的定義從未形成共識，但是人們一直普遍認(rèn)為項(xiàng)目管理辦公室是組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理和檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。

二、項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)作用分析

    項(xiàng)目管理辦公室在實(shí)施項(xiàng)目管理過程中，可以建立組織的項(xiàng)目管理的制度與標(biāo)準(zhǔn)，在組織內(nèi)部增強(qiáng)溝通，平衡資源的使用。具體來說，項(xiàng)目管理辦公室的作用可以從以下幾個(gè)方面分析：

（1）作為項(xiàng)目管理的支持者。OA辦公系統(tǒng) 為項(xiàng)目管理提供咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)與知識管理，管理支持、行政支持和培訓(xùn)支持等支持服務(wù)。這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可與贊同，不容易引起太多的反對和權(quán)力競爭，作為OA辦公系統(tǒng) 的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行。

（2）作為項(xiàng)目的控制者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng) 擁有很大的權(quán)力，他相當(dāng)于代表公司的管理層，對于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)和組織的目標(biāo)。這時(shí)OA辦公系統(tǒng) 的工作可以包括：資源的分配、計(jì)劃的審批，項(xiàng)目的檢查和分析等。OA辦公系統(tǒng) 為組織的項(xiàng)目分配所需要的資源，確保組織資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化；對每一個(gè)所支持項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的審核，保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和最優(yōu)化；要持續(xù)監(jiān)控各個(gè)項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃執(zhí)行，并能夠成功完成。

（3）作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng) 需要制定整個(gè)公司的項(xiàng)目管理制度和構(gòu)架項(xiàng)目管理的體系。其主要包括：為組織開發(fā)和選用適用的項(xiàng)目管理方法論、流程和工具，并形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；建立組織的項(xiàng)目管理文化，證明項(xiàng)目管理的價(jià)值，形成項(xiàng)目管理的統(tǒng)一認(rèn)識，并在組織內(nèi)部推行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)等。

三、項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程

項(xiàng)目管理辦公室的設(shè)立具體可分為如下三個(gè)步驟：

（1）做好OA辦公系統(tǒng) 設(shè)立之前的準(zhǔn)備工作，旨在了解組織或企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，明晰建立OA辦公系統(tǒng) 的遠(yuǎn)景、使命與目標(biāo)。其主要工作包括：評估組織當(dāng)時(shí)與未來所處的環(huán)境，了解組織在項(xiàng)目管理上的資源現(xiàn)狀；建立組織的遠(yuǎn)景和使命；明確OA辦公系統(tǒng) 在組織內(nèi)的實(shí)施目標(biāo)與目的；開發(fā)OA辦公系統(tǒng) 的商業(yè)模式。

（2）開發(fā)OA辦公系統(tǒng) 的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃，其主要工作是建立OA辦公系統(tǒng) 組織，明確組織的目標(biāo)和項(xiàng)目管理制度。這一步的主要工作包括：定義OA辦公系統(tǒng) 的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求；定義項(xiàng)目管理的方法論框架；定義OA辦公系統(tǒng)