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OA如何與企業(yè)管理結(jié)合 發(fā)揮其最大價值
前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的,基本內(nèi)容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等,實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單,必需融入管理的思想,引進切實可行的管理技術(shù),讓OA系統(tǒng)服務于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力,也因管理而產(chǎn)生了辦公事務,所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上,才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性,一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了,主要原因是OA與管理的定位問題,本末倒置的緣故。
一個良好的OA系統(tǒng),應該以計劃為核心、以控制為手段,實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢?主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。
一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的,因此,工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元,工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應用水平,工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計思想的OA系統(tǒng),應該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。
做好個人工作管理
在辦公管理中,無論任何工作、任何事情,最終都是通過人來完成的,管理的本質(zhì)是人?!皞€人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題,包括個人總結(jié)、任務備忘、個人助理、日程管理、工作處理。
“個人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納??梢园凑彰咳?、每周、每月或年度等進行分類總結(jié),既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié),也可以按需要的時間段進行分類統(tǒng)計,及時了解員工的工作和任務的進展情況,把握工作進度,總結(jié)工作得失。
“任務備忘”提醒本人將要做的一些重要任務,既可由本人創(chuàng)建,也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建。
“個人助理”是個人辦公的計算機秘書,可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄,能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存,便于以后工作中查找使用,為個人辦公提供更細致的服務。
“工作計劃”用來設(shè)置個人的工作日程,并在設(shè)定的時間給予提示,防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作,即可以避免時間沖突,又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導在“工作計劃”中為下屬人員安排的日程,在下屬人員的“個人工作計劃”中也能看到。
“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等,將每項工作分解開來,便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖,使工作表述得更加明了。
按照工作性質(zhì),又將個人的工作分為“負責的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等,這種清晰的工作分類,極大地方便了工作的查詢和處理。
目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務工作落實到個人辦公上,個人工作管理的設(shè)計,可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務有機地結(jié)合起來。
實現(xiàn)組織管理
組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題,并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制,最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題,系統(tǒng)地推進管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準,系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹,主要目標是將各部門、各個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來,最終達到預定管理目標。
組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理,分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等。特點如下:
各級管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計劃、工作總結(jié)及進度匯報等,同時對與其管理級別相對應的計劃、總結(jié)等進行審核、點評和調(diào)整等。
部門一級的工作可以采用多種方式進行描述:列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖(時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖)形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關(guān)系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù),可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。
部門工作可以包含子工作。每項工作可被分解為具體子工作,子工作可以有自己的負責人、進程時間等,同時又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣,無論多復雜的工作分解開來處理都會清楚明了,使工作安排有章有序,管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用,只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限,可以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機構(gòu)和工作崗位職責的基礎(chǔ)上,分類分級明確工作目標,以動態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合,實行全員能力和績效考核,獎優(yōu)罰劣。
管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況,并根據(jù)事務的重要性來安排下級人員的日程,同時可以查看部門日程安排、領(lǐng)導公開的日程,需要領(lǐng)導參加的可以通過日程安排給上級領(lǐng)導安排日程??傊?,詳細的工作計劃可以將參與此事務的相關(guān)人員一次進行安排,并設(shè)有提醒功能,與即時通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合,將日程安排通過即時通分發(fā)給相關(guān)人員。
人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分,其內(nèi)容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表,管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息,以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。
組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點,是各級管理人員專用的系統(tǒng),是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復雜,但此系統(tǒng)的操作比較簡單,管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密,所以用戶進入系統(tǒng)時,必須進行身份認證。
完成項目管理
日常辦公按類型分為兩種,一種是事務型辦公,一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大,如果還是按照以前的事務型處理,很難達到辦公目標,這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析,對不同工作類型采用不同的處理方式,才能真正得心應手地應用OA系統(tǒng),提高辦公效率。
項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的工作,從目標、任務、要求到措施預先作出設(shè)計安排。工作有先后、主次、緩急之分,進程又有一定的階段性,因此在計劃中針對具體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人、參與人等,這樣才能職責明確、操作有序、執(zhí)行無誤。
上級領(lǐng)導可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進行任務安排、工作安排,任務、工作安排會自動落實到部門的負責人。各個部門負責人根據(jù)領(lǐng)導的統(tǒng)一安排,設(shè)定自已部門的具體目標,通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通,明確員工的工作任務,采用確保完成任務實現(xiàn)目標的措施,然后各就各位,把詳細的工作計劃再分配下去。這樣,上級領(lǐng)導就清楚要完成計劃須動員哪些力量,創(chuàng)造哪些條件,排除哪些困難,采取哪些手段,通過哪些途徑,做到心中有數(shù),這既與實際工作相結(jié)合,又為計劃提供預見性信息。只有采用項目管理的方式,對組織計劃進行動態(tài)控制,清楚所制訂的措施、辦法,才能順利地完成任務,從而實現(xiàn)整體管理的目標。(IT專家網(wǎng)論壇)
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