采購(gòu)管理五要素

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采購(gòu)活動(dòng)必須要圍繞“時(shí)”、“價(jià)”、“質(zhì)”、“量”、“地”等基本要素（5R）來(lái)開(kāi)展工作，即要“適時(shí)（Righttime）”、“適價(jià)（Rightprice）”、“適質(zhì)（Rightquality）”、“適量（Rightquantity）”和“適地（Rightplace）”地進(jìn)行采購(gòu)。

一、恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)
選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行采購(gòu)，也就是人們通常所指的采購(gòu)的適時(shí)原則。根據(jù)企業(yè)事先安排好的生產(chǎn)計(jì)劃，如果因物料未能如期到達(dá)，往往會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)無(wú)法順利進(jìn)行，出現(xiàn)停工待料，進(jìn)而導(dǎo)致產(chǎn)品延期下線，不能按計(jì)劃出貨，引起客戶強(qiáng)烈不滿；若物料已經(jīng)提前很長(zhǎng)時(shí)間就儲(chǔ)存在庫(kù)房中，又會(huì)造成采購(gòu)資金的大量積壓和倉(cāng)儲(chǔ)管理成本的浪費(fèi)。因此，采購(gòu)人員要扮演好協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去督促供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。
通常情況下，采購(gòu)人員會(huì)將需求的物料劃分為一般物料和特殊物料兩類(lèi)，分別選擇時(shí)機(jī)進(jìn)行采購(gòu)。

1.一般物料的采購(gòu)時(shí)機(jī)
一般物料即常年生產(chǎn)、常年銷(xiāo)售的物料，其銷(xiāo)售量比較平穩(wěn)，受季節(jié)變化影響不明顯，如螺絲釘、圖釘?shù)鹊椭狄缀钠?。這些物料的采購(gòu)時(shí)間，可以通過(guò)設(shè)置采購(gòu)點(diǎn)的方法來(lái)確定。

采購(gòu)點(diǎn)是指當(dāng)實(shí)際庫(kù)存量下降到某個(gè)數(shù)值時(shí)即開(kāi)始進(jìn)貨的訂購(gòu)點(diǎn)。當(dāng)企業(yè)物料的庫(kù)存降低至這個(gè)訂購(gòu)點(diǎn)時(shí)，就應(yīng)該開(kāi)始采購(gòu)；等到下次物料抵達(dá)庫(kù)房時(shí)，原有庫(kù)存物料剛好用完（可以留有保險(xiǎn)庫(kù)存）。一般物料訂貨點(diǎn)示意圖，如下圖所示。


2.特殊物料的采購(gòu)時(shí)機(jī)
特殊物料通常受到季節(jié)、潮流等的影響。例如，季節(jié)性產(chǎn)品（如棉花），其采購(gòu)明顯會(huì)隨季節(jié)而發(fā)生變化。往往當(dāng)旺季到來(lái)時(shí)，銷(xiāo)售量明顯上升，形成銷(xiāo)售旺季；旺季過(guò)去以后，銷(xiāo)售量降低，形成銷(xiāo)售淡季。對(duì)于這一類(lèi)的物料，要在旺季來(lái)臨之前提前采購(gòu)，在淡季適量囤積，以維持日常生產(chǎn)所需。

潮流性物料的采購(gòu)，應(yīng)注意該類(lèi)物料在市場(chǎng)中所處的階段，是外于剛流行階段、流行階段，還是退出階段。如果處于剛開(kāi)始流行的階段，那么企業(yè)在確定流行趨勢(shì)后，可大量進(jìn)貨，加快生產(chǎn)，以搶占市場(chǎng)先機(jī)。如果處于第二階段，則要預(yù)測(cè)流行時(shí)間，如果預(yù)估流行期較長(zhǎng)，可以考慮大批量采購(gòu)生產(chǎn)；如果流行期短，則要適量采購(gòu)，避免積壓。如果處于第三階段，企業(yè)則不宜進(jìn)貨，應(yīng)主動(dòng)探索新的流行元素。

事實(shí)上，采購(gòu)時(shí)機(jī)的界定并沒(méi)有明確的界限，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和合理推斷來(lái)靈活把握。

二、適當(dāng)?shù)牟少?gòu)價(jià)格
確保采購(gòu)價(jià)格適當(dāng)，即適價(jià)原則，是指在確保采購(gòu)物料品質(zhì)相當(dāng)?shù)那闆r下，價(jià)格不高于同類(lèi)物料的價(jià)格。要確定合適的采購(gòu)價(jià)格，往往要經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力，適當(dāng)采購(gòu)價(jià)格的獲取流程見(jiàn)下表所示。

不過(guò)，采購(gòu)人員在應(yīng)用適價(jià)原則時(shí)常常會(huì)陷入以下三個(gè)誤區(qū)中：
1、價(jià)格就是成本，越低越好。實(shí)際上，如果采購(gòu)方一味壓低價(jià)格，供應(yīng)商很可能會(huì)為了確保利潤(rùn)而選擇價(jià)格低廉、質(zhì)量不過(guò)關(guān)的原材料，進(jìn)行物料的加工生產(chǎn)，從而導(dǎo)致采購(gòu)方最終產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保障。
2、選擇適當(dāng)?shù)膬r(jià)格就必須通過(guò)議價(jià)。要避免供應(yīng)商虛報(bào)價(jià)格、圖取暴利，僅僅采取砍價(jià)手段是不夠的。采購(gòu)人員最終選定的價(jià)格應(yīng)該是建立在大量的市場(chǎng)調(diào)查和供應(yīng)商成本分析的基礎(chǔ)上的。通常，采購(gòu)方可以在獲得確切的供應(yīng)商成本資料的基礎(chǔ)上，加上一定比例的供應(yīng)商可以接受的利潤(rùn)率，繼而確定價(jià)格。
3、供應(yīng)商的成本構(gòu)成無(wú)從得知，采購(gòu)人員唯一能做的就是貨比三家。供應(yīng)商的成本是可以推算出來(lái)的。采購(gòu)人員可以通過(guò)供應(yīng)物料的原材料價(jià)格、制造費(fèi)用等進(jìn)行推算。雖然最終的結(jié)果可能和供應(yīng)商的實(shí)際成本有出入，但是在進(jìn)行談判時(shí)，真實(shí)的數(shù)據(jù)會(huì)成為逼迫供應(yīng)商降低報(bào)價(jià)的“殺手锏”。
雖然這些錯(cuò)誤的觀點(diǎn)一直以來(lái)都被采購(gòu)人員作為“議價(jià)”的動(dòng)力，但是企業(yè)也常常因這些錯(cuò)誤的觀點(diǎn)而遭受經(jīng)濟(jì)損失。因此，只有遵循科學(xué)合理的定價(jià)原則，綜合考慮表1-6各環(huán)節(jié)所涉及的因素，才是采購(gòu)人員最明智的選擇。
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