泛普軟件談協(xié)同軟件六大實(shí)踐（5）：從學(xué)習(xí)到創(chuàng)新

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    一個不善于學(xué)習(xí)的民族是沒有前途的，同樣，一個不善于學(xué)習(xí)的企業(yè)也是沒有前途的。相信沒有一個企業(yè)會去排斥學(xué)習(xí)，但卻有很多企業(yè)不知道如何有效的學(xué)習(xí)。

    集中式的學(xué)習(xí)方式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，遠(yuǎn)非學(xué)習(xí)的真諦，企業(yè)往往在耗費(fèi)大量的人力、物力、財力之后，發(fā)現(xiàn)并沒有取得理想的效果，僅有的一點(diǎn)成效也隨著時間的流逝而迅速消散，員工們又回到了學(xué)習(xí)前的狀態(tài)。

    整合知識資源，構(gòu)建學(xué)習(xí)和創(chuàng)新平臺——是我們今天要說的協(xié)同軟件在企業(yè)辦公中的應(yīng)用實(shí)踐。

    關(guān)于“知識管理”、“學(xué)習(xí)型組織”，已經(jīng)有很多成熟的理論和系統(tǒng)的方法，如《第五項(xiàng)修煉》、《變革之舞》、《系統(tǒng)思考》等書籍和專業(yè)咨詢與培訓(xùn)，但對中國的絕大多數(shù)企業(yè)來說，它們顯得過于艱深和抽象，這種思想意識層面的教育，更適合企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人來領(lǐng)會，而不適合普通員工來運(yùn)用（雖然這些思想對普通員工來說也是至關(guān)重要的）。

    我們著重介紹的是，如何通過協(xié)同軟件這個工具幫助企業(yè)全員整合知識資源，走上學(xué)習(xí)—創(chuàng)新—再學(xué)習(xí)—再創(chuàng)新的良性循環(huán)。

    華天動力認(rèn)為，在協(xié)同軟件中，可以將學(xué)習(xí)分為兩大類別、四種形式。

    兩大類別是指靜態(tài)學(xué)習(xí)和動態(tài)學(xué)習(xí)，靜態(tài)學(xué)習(xí)是指直接學(xué)習(xí)協(xié)同軟件中以文檔為載體的各種知識（顯性知識），它是單向的學(xué)習(xí)。

    動態(tài)學(xué)習(xí)是指在協(xié)同軟件的在線協(xié)作和交流中相互學(xué)習(xí)（隱性知識），它是多向的學(xué)習(xí)，這種方式的學(xué)習(xí)對企業(yè)和員工來說更重要、更有效。

    對企業(yè)來說，最理想的狀態(tài)的是：能夠?qū)?shí)際工作中形成的隱形知識以文檔的形式記錄下來，轉(zhuǎn)換成顯性知識后提供給全員學(xué)習(xí)；顯性知識文檔則可以被方便的檢索和引用，在實(shí)際工作中隨手可取，甚至直接推送給需要它的人，并得到不斷的完善。

    四種形式是指管理學(xué)習(xí)、文檔學(xué)習(xí)、項(xiàng)目學(xué)習(xí)以及工具學(xué)習(xí)。

    1、管理學(xué)習(xí)——在用中學(xué)。

    管理軟件就是管理思想、管理模式加軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的融合應(yīng)用，管理是靈魂，軟件是載體。所以企業(yè)使用協(xié)同軟件，也就可以學(xué)習(xí)協(xié)同軟件中蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想和方法，如扁平化組織、虛擬團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目管理、水平溝通、流程管理、知識管理、執(zhí)行力等關(guān)鍵應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化、數(shù)字化、精細(xì)化管理。

    協(xié)同軟件的價值在于優(yōu)化團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作與管理的方式，提升管理績效，這正是工作流的作用，因此，工作流構(gòu)成了協(xié)同軟件的核心技術(shù)。企業(yè)可以借助工作流這個工具，將業(yè)內(nèi)先進(jìn)的管理模式和自己的實(shí)際辦公結(jié)合起來，形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程模塊而不是空頭文件固定下來，在這個流程模塊的框架內(nèi)，員工更容易執(zhí)行和落實(shí)，不容易出現(xiàn)偏差和不了了之的現(xiàn)象。

    比如一個辦公用品管理的功能，或者一個合同審批的流程，員工在使用這些功能的時候，也就自然遵循了其中的規(guī)范和方法，領(lǐng)導(dǎo)可以對執(zhí)行過程實(shí)現(xiàn)可視化的管理，企業(yè)可以對這些模塊和流程不斷優(yōu)化、完善、提升，從而打造最佳的運(yùn)行狀態(tài)。

    現(xiàn)在，協(xié)同軟件已經(jīng)從注重覆蓋度的“拼模塊”，變成注重滲透力的“管理思想+深度應(yīng)用”，在這個轉(zhuǎn)變中，工作流將越來越成為協(xié)同軟件的絕對核心，并發(fā)揮越來越重要的作用。

    2、文檔學(xué)習(xí)——在看中學(xué)。

    很多協(xié)同軟件里面會有一個“知識管理”模塊，其實(shí)就是一個文檔管理的工具，類似功能還有網(wǎng)絡(luò)硬盤、規(guī)章制度、檔案中心、文件中心、下載中心、個人文件柜等。這種知識文檔的學(xué)習(xí)方式就是我們上面提到的靜態(tài)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)的是顯性知識，它是知識管理中最基本的做法，卻被很多企業(yè)理解為知識管理的全部，當(dāng)然，能把文檔管理好的企業(yè)已經(jīng)是很優(yōu)秀了。

    這些文檔來自兩種方式，一種是將協(xié)同軟件上審批完畢的文件、發(fā)布完畢的公告、執(zhí)行完畢的項(xiàng)目、其他接收到的內(nèi)外部文件等直接轉(zhuǎn)存過來；另一種方式是由指定人員將相關(guān)文檔，如各種知識、經(jīng)驗(yàn)、制度、規(guī)范、技巧、方案、合同等上傳到指定目錄，員工可以隨時、隨地的訪問自己有權(quán)訪問的目錄，查閱相關(guān)資料。

    有的協(xié)同軟件會更進(jìn)一步，設(shè)計(jì)了文檔的更新提醒、查看統(tǒng)計(jì)、文檔打分、文檔評論等，以便對優(yōu)秀的文檔實(shí)行獎勵，鼓勵知識的上傳和分享。文檔學(xué)習(xí)雖然是一種比較初級的學(xué)習(xí)方式，但仍然有很重要的實(shí)用價值。

    比如企業(yè)招聘了一批新員工，首先就要對他們進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要是企業(yè)介紹、企業(yè)文化、規(guī)章制度和崗位說明等，如果采用集中式的培訓(xùn)，將會耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，而且可能學(xué)完就忘。企業(yè)可以將這些文檔存放在協(xié)同軟件中，然后給每名新員工一份學(xué)習(xí)的清單，讓他們自己到網(wǎng)上學(xué)習(xí)，然后再集中講解或考試，以后他們有問題時也可以直接上網(wǎng)搜索，不會出了問題都不知道問誰。

    3、項(xiàng)目學(xué)習(xí)——在做中學(xué)。

    項(xiàng)目管理或任務(wù)管理也是協(xié)同軟件的必備功能之一，和獨(dú)立的項(xiàng)目管理軟件不同，協(xié)同軟件中的項(xiàng)目管理更側(cè)重于團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的溝通和信息共享。項(xiàng)目執(zhí)行中產(chǎn)生的知識都來自于員工的親身實(shí)踐，是來自第一線的實(shí)踐智慧，它是對顯性知識的實(shí)踐總結(jié)，也是對隱性知識的提煉升華，因此顯得更加珍貴和有價值。

    在協(xié)同軟件中，無論是項(xiàng)目的發(fā)起者，還是參與者，都可以在項(xiàng)目執(zhí)行過程中充分、便捷、即時性的分享自己的心得和技巧，上傳相關(guān)參考資料，介紹解決問題的方法，使團(tuán)隊(duì)成員可以最大限度的利用群體智慧，少走彎路，更快、更好的完成工作。項(xiàng)目結(jié)束后，可以將項(xiàng)目過程直接保存下來，對于以后類似的項(xiàng)目執(zhí)行者是一筆寶貴的財富。

    所以，項(xiàng)目學(xué)習(xí)是一種動態(tài)的、多向的、互動式的學(xué)習(xí)，這種在做中學(xué)，在學(xué)中做的學(xué)習(xí)方式是一個企業(yè)最重要的學(xué)習(xí)方式。

    4、工具學(xué)習(xí)——在問中學(xué)。

    論壇是協(xié)同軟件中很不起眼的一個功能，卻是一個很有用的功能，企業(yè)完全可以將它作為一個內(nèi)部學(xué)習(xí)的好工具，比如建立一些管理、銷售、服務(wù)、生產(chǎn)、人才等主題的子論壇，引導(dǎo)員工積極的討論。

    在內(nèi)部論壇上，員工可以就工作問題展開充分的探討，分享自己對問題的看法和解決辦法，因?yàn)檎搲姆諊浅］p松和開放，完全沒有部門和職位的界限，即使是很內(nèi)向的人也可以暢所欲言，所以更適合激發(fā)員工的靈感和創(chuàng)意。在一些企業(yè)的內(nèi)部論壇上，經(jīng)常會有好點(diǎn)子出現(xiàn)，在論壇上，企業(yè)還發(fā)現(xiàn)了不少人才呢。

    有的協(xié)同軟件還設(shè)計(jì)了類似“百度知道”的功能，論壇、知道這樣的小工具使用極其簡便，富有親和力，效果好，是企業(yè)值得充分利用的學(xué)習(xí)交流、探討問題的工具。

    由此可見，協(xié)同軟件讓學(xué)習(xí)能夠隨時、隨地、隨人、隨事的進(jìn)行，讓企業(yè)的知識財產(chǎn)得以有效的保存和繼承、發(fā)展，讓學(xué)習(xí)和創(chuàng)新成為一種習(xí)慣，一種文化。