金山品科: 讓協(xié)同實(shí)現(xiàn)六大管理

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    “上協(xié)同，我們很實(shí)際，這個(gè)產(chǎn)品要能真正解決我們企業(yè)遇到的問(wèn)題，我們只相信事實(shí)”，深圳市金山品科科技有限公司總經(jīng)理張靜與泛普軟件的售前人員初次會(huì)面，沒(méi)有寒暄，第一句話便直奔主題，這位親自主抓協(xié)同選型的一把手始終以慎重的眼光看待各家廠商的協(xié)同產(chǎn)品，雖說(shuō)泛普軟件是行業(yè)內(nèi)響當(dāng)當(dāng)?shù)钠放?，之前也翻閱了他們很多成功案例，可是不是適合公司，能不能順利實(shí)施并應(yīng)用推廣，她心里一堆問(wèn)號(hào)。

    2010年5月底，在經(jīng)過(guò)了3周的實(shí)施后，金山品科科技有限公司的協(xié)同項(xiàng)目一期實(shí)施工程順利竣工，一向嚴(yán)肅的張靜終于笑了，泛普軟件沒(méi)有讓她失望，看著全公司所有的行政工作、業(yè)務(wù)流程全部在泛普A6協(xié)同（OA）管理軟件里暢順地運(yùn)轉(zhuǎn)著，她放心了。

信息孤島，金山品科的管理之痛
    張靜所在的深圳市金山品科科技有限公司（文中簡(jiǎn)稱：金山品科），成立于1993年，是一家專業(yè)從事數(shù)字視頻監(jiān)控技術(shù)研發(fā)生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理系統(tǒng)研發(fā)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)和保養(yǎng)為一體的高新技術(shù)企業(yè)。具有一級(jí)安全防范技術(shù)工程資質(zhì)，是信息產(chǎn)業(yè)部認(rèn)證的雙軟企業(yè)。公司自主研發(fā)的“品科”數(shù)字系列產(chǎn)品在金融、電力、教育、交通、石化等行業(yè)廣泛應(yīng)用。公司總部設(shè)在深圳，在北京、上海、廣州、長(zhǎng)沙、福州、昆明、武漢、貴陽(yáng)、?？?、青島、泉州、成都、南寧、重慶等大城市分別設(shè)有辦事處。

    作為高新技術(shù)企業(yè)，金山品科的信息化建設(shè)可謂走在行業(yè)的前沿，不僅公司總部有內(nèi)部辦公網(wǎng)，而且各地辦事處和工廠都有自已的信息網(wǎng)，信息化建設(shè)的思想已經(jīng)深入人心。

    但長(zhǎng)期以來(lái)金山品科的管理有著自己的痛點(diǎn)，這種集生產(chǎn)加工及銷(xiāo)售為一體的企業(yè)，由于異地機(jī)構(gòu)多，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)繁雜，市場(chǎng)環(huán)節(jié)眾多，容易形成信息孤島。各部門(mén)和各異地分支機(jī)構(gòu)缺乏有效的信息溝通，往往是“各自悶頭干從不抬頭看”，造成很多重復(fù)勞動(dòng)，以及配合上的失誤。

    作為公司總經(jīng)理讓張靜頭疼的還有出差這件事，因?yàn)樗坏┏霾睿拖癖幻缮狭搜劬?，無(wú)法及時(shí)獲知各部門(mén)的運(yùn)營(yíng)情況，這就加大了管理風(fēng)險(xiǎn)。

    如何破除信息孤島？如何保證各部門(mén)高效配合？如何解決領(lǐng)導(dǎo)出差中對(duì)公司的有效管控？張靜一直在思考。

簡(jiǎn)單易用，A6協(xié)同（OA）打動(dòng)人心的十分鐘
    2010年4月，張靜終于坐不住了，她親自牽頭成立了一個(gè)項(xiàng)目小組。項(xiàng)目小組要做的是選擇一套集團(tuán)級(jí)應(yīng)用管理平臺(tái)來(lái)高效、快速的實(shí)現(xiàn)金山品科的集團(tuán)化管理。這是一個(gè)什么樣的平臺(tái)呢？為了尋求答案公司請(qǐng)來(lái)多家管理咨詢公司進(jìn)行診斷，綜合各家意見(jiàn)，開(kāi)出一個(gè)藥方——上協(xié)同。

    選擇什么樣的協(xié)同產(chǎn)品？金山品科選型小組有自己的主見(jiàn)：一、這個(gè)產(chǎn)品必須實(shí)施周期短、易用性強(qiáng)，保證項(xiàng)目在2010年6月底之前完成實(shí)施。二、這個(gè)產(chǎn)品必須支持中途改變流程，工作流程無(wú)論多復(fù)雜都要可以修改，并且整個(gè)操作過(guò)程要可以歸檔保存。這兩條要求一出很多廠商就被擋在了門(mén)外。

    但這個(gè)要求卻沒(méi)有難倒泛普軟件的售前經(jīng)理，他當(dāng)場(chǎng)用產(chǎn)品建立了一個(gè)審批流程，并且演示了如何修改流程，由于泛普A6有“預(yù)歸檔”功能，在流程開(kāi)始前通過(guò)這個(gè)功能已經(jīng)選定了要存的文件夾，操作完成后整個(gè)流程包括修改過(guò)程都完整地保存在指定文件夾中，而這一系列看似復(fù)雜的要求，實(shí)現(xiàn)起來(lái)只用了十分鐘，這是其他產(chǎn)品不可比擬的。張靜和公司其他高層十分驚訝，都說(shuō)臺(tái)上十分鐘，臺(tái)下十年功，都是做產(chǎn)品的心里非常清楚：一個(gè)易用、適用、好用的產(chǎn)品一定是經(jīng)過(guò)千錘百煉，經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)客戶體驗(yàn)?zāi)サZ出來(lái)的，能對(duì)用戶的需求把握的如此到位，沒(méi)有高度負(fù)責(zé)的專業(yè)精神是做不到的。金山品科選型小組被這十分鐘的操作說(shuō)服了。

泛普軟件，讓金山品科管理落地
    泛普A6協(xié)同（OA）幫助金山品科解決了企業(yè)管理六件事：

    一、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公管理，現(xiàn)在金山品科有一套既嚴(yán)謹(jǐn)又靈活的辦公流程，之所以說(shuō)其嚴(yán)謹(jǐn)是因?yàn)樾姓k公表單可以由專門(mén)的系統(tǒng)管理員綁定為固定流程，作為制度固化下來(lái)，說(shuō)其靈活是因?yàn)槠饺辙k公，員工發(fā)起的自由協(xié)同，可以自己動(dòng)手設(shè)置流程和更改流程，十分方便。

    二、實(shí)現(xiàn)印章管理，現(xiàn)在金山品科的各分支機(jī)構(gòu)不必為了蓋章專程出差到總公司，只要在泛普A6協(xié)同（OA）上申用印章，總公司通過(guò)協(xié)同進(jìn)行審批，用章單位便可根據(jù)審批時(shí)間來(lái)完成蓋章手續(xù)，這樣不僅提高的審批效率而且規(guī)范了業(yè)務(wù)管理。
三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理：根據(jù)部門(mén)、人員、類(lèi)別等維度進(jìn)行文檔分類(lèi)存儲(chǔ)；每周要情，按照固定的路徑保存，通過(guò)文件映射的方式直接推送領(lǐng)導(dǎo)桌面，便于領(lǐng)導(dǎo)直接查閱；建立數(shù)據(jù)中心，重點(diǎn)項(xiàng)目的重要信息由公司統(tǒng)一管理。

    四、實(shí)現(xiàn)時(shí)間與資源管理：通過(guò)泛普A6協(xié)同（OA）中計(jì)劃/會(huì)議/日程對(duì)每個(gè)辦公人員的日程進(jìn)行有效的管理，便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)同事知道工作計(jì)劃，方便更好的協(xié)作 。

    五、實(shí)現(xiàn)公共信息管理：金山品科整個(gè)企業(yè)的通知、公告都在泛普A6上清晰呈現(xiàn)，登錄系統(tǒng)就能看到，并且可以根據(jù)搜索條件查詢公共信息，泛普A6設(shè)有討論區(qū)，員工可以充分討論問(wèn)題，表達(dá)自己的思想，也是金山品科進(jìn)行文化建設(shè)的重要陣地。

    六、整合內(nèi)網(wǎng)：金山品科實(shí)現(xiàn)了泛普A6與現(xiàn)有網(wǎng)站的連通，整合形成了一個(gè)“金山品科辦公網(wǎng)”。現(xiàn)在，協(xié)同系統(tǒng)上發(fā)出的新聞、公告，在網(wǎng)站上可以同時(shí)顯現(xiàn)，真正實(shí)現(xiàn)了公司辦公一體化管理。

    如今，公司再也沒(méi)有以前“填表格，找領(lǐng)導(dǎo)，跑部門(mén)”的現(xiàn)象，各部門(mén)員工一上班首先打開(kāi)電腦登錄泛普A6協(xié)同（OA），一天的待辦事情就擺在眼前。告別了表格滿天飛的年代，泛普A6的到來(lái)為金山品科真正實(shí)現(xiàn)了“綠色工作、協(xié)同增效”的愿望。

    后記：作為第一家成功研制國(guó)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控管理系統(tǒng)的企業(yè)，金山品科的項(xiàng)目決策者以自己專業(yè)的眼光敏銳發(fā)現(xiàn)協(xié)同管理軟件不同于傳統(tǒng)OA，并理性地選擇了標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同產(chǎn)品——泛普A6協(xié)同（OA），這不僅是企業(yè)管理層決策上的成功，同時(shí)也折射出我國(guó)企業(yè)的協(xié)同應(yīng)用正在從朦朧走向成熟?？梢灶A(yù)見(jiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同產(chǎn)品將會(huì)為更多的用戶帶來(lái)高性價(jià)比的協(xié)同應(yīng)用價(jià)值。