辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及其應(yīng)用研究

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    0  引言

    隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)己成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與機(jī)鉤信息化建設(shè)的核心。對(duì)知識(shí)前所未有的重視使以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)與機(jī)構(gòu)不僅要求員工對(duì)他所要實(shí)施任務(wù)目標(biāo)能夠“知其然”，更要求員工特別是管理者，能夠“知其所以然”。在這種背景下，辦公自動(dòng)化領(lǐng)域不可避免地孕育著一場(chǎng)新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升到以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

    1  辦公自動(dòng)化的定義與發(fā)展

    狹義的辦公自動(dòng)化限于文字編輯和處理、文檔管理和檢索等事務(wù)。廣義辦公自動(dòng)化是建立在管理信息系統(tǒng)(Management Information system簡(jiǎn)稱入MIS)基礎(chǔ)上，其辦公業(yè)務(wù)包括有決策支持系統(tǒng)(Decision Support system簡(jiǎn)稱DSS)功能。辦公自動(dòng)化的理論基礎(chǔ)是行為科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等，其直接采用的技術(shù)有計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、信息處理、信息傳輸、信息輸出(包括存儲(chǔ)、顯示、打印等)。

    辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生和發(fā)展，首先是由于傳統(tǒng)的辦公技術(shù)和設(shè)備所具有的辦公效率已不能適應(yīng)日益發(fā)展的信息化社會(huì)的要求。其次，是辦公業(yè)務(wù)的信息、量急劇增加。由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)和生產(chǎn)的發(fā)展，人類社會(huì)己進(jìn)入了信息化時(shí)代，出現(xiàn)了“信息爆炸”或“知識(shí)爆炸”。第三，辦工人員激增，辦公費(fèi)用直線上升。第四，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，特別是微電子技術(shù)的發(fā)展，為辦公自動(dòng)化打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；同時(shí)，現(xiàn)代化的科學(xué)管理，將系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)、計(jì)量經(jīng)濟(jì)學(xué)和統(tǒng)籌學(xué)等融合在一起，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供了理論基礎(chǔ)。

    2  辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求分析

    有不少企業(yè)早就已經(jīng)有了用于辦公用途的計(jì)算機(jī)，但這些計(jì)算機(jī)主要局限于使用Microsoft Office或者WPS Office這一類的文字處理軟件，而且各自獨(dú)立運(yùn)行，未能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交流，可以說(shuō)每一臺(tái)計(jì)算機(jī)就像足一個(gè)“信息孤島”。

    1) 實(shí)施OA系統(tǒng)，是企業(yè)改變“信息孤島”局面、以企業(yè)信息化實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必由之路。但是，OA系統(tǒng)又是IT建設(shè)的難點(diǎn)，具有信息量大、涉及崗位、人員眾多、處理流程復(fù)雜、需求變化大等特點(diǎn)。這就是OA系統(tǒng)的功能多樣性和靈活性，所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，分階段逐步實(shí)現(xiàn)和完善各項(xiàng)功能，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成一個(gè)為企業(yè)全面信息化管理服務(wù)的平臺(tái)。

    2) OA系統(tǒng)必須提供遠(yuǎn)程辦公的功能為適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，OA系統(tǒng)必須具有開放性和互聯(lián)性的特點(diǎn)，支持經(jīng)理人員及決策者的異地遠(yuǎn)程辦公，支持集團(tuán)化的異地信息共享。

    3) 以系統(tǒng)必須為其它業(yè)務(wù)子系統(tǒng)提供聯(lián)接的紐帶

    OA系統(tǒng)以加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動(dòng)為核心，所以O(shè)A系統(tǒng)必須能夠通過對(duì)工作流的分析，將其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，利用電子郵件等方式在各部門之間進(jìn)行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時(shí)性的基礎(chǔ)上，最終使信息在各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動(dòng)，達(dá)到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本的目的。

    4) OA系統(tǒng)必須成為企業(yè)信息系統(tǒng)的決策中心

    通過OA系統(tǒng)所建立起來(lái)的開放性平臺(tái)，必須能夠方便地查詢前臺(tái)管理系統(tǒng)、后臺(tái)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，使企業(yè)管理人員和決策者能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)的變化情況，為科學(xué)決策提供充分的依據(jù)。

    3  辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)開發(fā)過程中遵循軟件工程的開發(fā)管理過程，根據(jù)系統(tǒng)的功能要求進(jìn)行，注意做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分期建設(shè)，配套發(fā)展。

    3．1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊規(guī)劃

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從功能上基本覆蓋了公司內(nèi)部各個(gè)部門，并從技術(shù)上達(dá)到“無(wú)紙”辦公要求。其核心是由群件系統(tǒng)結(jié)合工作流自動(dòng)化技術(shù)組成信息交換平臺(tái)。主要作用是對(duì)工作過程中所產(chǎn)生的各種信息資源，如各種文件、通知以及數(shù)據(jù)等加以匯總、分類，并根據(jù)需要分配給相應(yīng)的部門使用。該系統(tǒng)主要模塊如圖l所示。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

    3．2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的體系總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

    分層結(jié)構(gòu)模型是企業(yè)級(jí)應(yīng)用軟件開發(fā)模型，該模型將應(yīng)用劃分為表示層、業(yè)務(wù)層和數(shù)據(jù)層。

    表示層，也稱顯示層或界面層，是人機(jī)交互界面，負(fù)責(zé)處理用戶的輸入和輸出，提供可移植的表示邏輯。業(yè)務(wù)層，也稱邏輯層或中間層，是整個(gè)應(yīng)用程序的核心，包括數(shù)據(jù)訪、訪問層和業(yè)務(wù)層。訪問層主要解決如何從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取和保存數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)層主要處理一些業(yè)務(wù)邏輯和業(yè)務(wù)規(guī)則。在許多應(yīng)用程序中，往往將業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問放在同一邏輯層中，這樣雖然可以達(dá)到預(yù)期效果，但通常并不實(shí)用。分為兩子層后，當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象發(fā)生改變，如從MSSQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)改為從Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)中提取數(shù)據(jù)時(shí)，只需簡(jiǎn)單的修改數(shù)據(jù)服務(wù)層組件，對(duì)應(yīng)用程序不會(huì)有任何影響。

    數(shù)據(jù)層，也稱數(shù)據(jù)訪問層，主要完成數(shù)據(jù)的定義、查詢和更新等操作，并維護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

    3．3 分層設(shè)計(jì)

    3．3．1 表示層設(shè)計(jì)

    用戶通過瀏覽器，進(jìn)入表示層，通過頁(yè)面輸入登錄信息，實(shí)現(xiàn)訪問請(qǐng)求過濾，通過身份驗(yàn)證后，進(jìn)入主界面，然后通過主界面的樹型操作菜單動(dòng)態(tài)顯示各個(gè)分頁(yè)面。該層提供了各模塊標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的顯示界面，并提供系統(tǒng)各個(gè)模塊的Web層接口，這些接口信息是通過邏輯層的數(shù)據(jù)訪問服務(wù)從數(shù)據(jù)庫(kù)中動(dòng)態(tài)提取的。此層在本系統(tǒng)中以Web項(xiàng)目的形式實(shí)現(xiàn)。

    3．3．2 邏輯層設(shè)計(jì)

    邏輯層首先根據(jù)各個(gè)模塊的功能抽象出不同的類，其中訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的類不可或缺，所有有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作都通過調(diào)用此類來(lái)實(shí)現(xiàn)。

    3．3．3 數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)

    對(duì)于分布式應(yīng)用程序來(lái)說(shuō)，在數(shù)據(jù)層使用存儲(chǔ)過程是一種較好的實(shí)施手段。使用存儲(chǔ)過程可以保持應(yīng)用程序的執(zhí)行效率并簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)層，另外可以增加系統(tǒng)設(shè)計(jì)的靈活性。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)生變化時(shí)，可以通過改變存儲(chǔ)過程語(yǔ)句而無(wú)需改變程序代碼即可實(shí)現(xiàn)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)層之前要了解數(shù)據(jù)庫(kù)表中存儲(chǔ)的內(nèi)容，以及怎樣通過存儲(chǔ)過程獲得數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)層金部采用存儲(chǔ)過程來(lái)封裝對(duì)底層數(shù)據(jù)的操作，邏輯層則通過訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的類，利用ADO來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)層數(shù)據(jù)的操作。

    3．3．4 通用層設(shè)計(jì)

    為了使得各層之間在傳遞數(shù)據(jù)時(shí)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，在本系統(tǒng)中增加了一個(gè)通用層，用來(lái)提供模塊接口和通用工具集給其他三層使用。

    4  辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)企業(yè)辦公管理所起到的積極影響有很多，其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

    1) 效率的提高

    辦公的效率能得到大幅度的提高，下表是某企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前后的時(shí)間與效率比對(duì)表：

表l 實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前后的時(shí)間與效率比對(duì)表

    2) 流程的改善

    從改善流程角度分析，主要體現(xiàn)在兩個(gè)實(shí)用因素：

    (1) 同步進(jìn)行：如工程部與財(cái)務(wù)部可以同步進(jìn)行會(huì)審，工程部側(cè)重合同的工程方面，財(cái)務(wù)部側(cè)重合同的資金方面。

    (2) 可越過性：如遇到較急的合同會(huì)審時(shí)，一些環(huán)節(jié)不一定必須參與的環(huán)節(jié)可以越過。

    3) 辦公成本的降低

    辦公自動(dòng)化的實(shí)施對(duì)辦公成本的影響主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

    (1) 辦公成本

    實(shí)施辦公自動(dòng)化，真正做到無(wú)紙化辦公，可大幅度的節(jié)省辦公費(fèi)用。如：日常往來(lái)函件，傳真可通過以發(fā)送，既提高了傳遞速度，又節(jié)省了復(fù)印紙張。

    (2) 交通成本

    分公司與總公司、分公司之間以及分公司內(nèi)部由于地域的限制，溝通十分不便，往往由于一項(xiàng)業(yè)務(wù)的報(bào)批，車輛往來(lái)的油耗費(fèi)及路橋費(fèi)消耗十分嚴(yán)重。實(shí)施以后，一些報(bào)批可以在網(wǎng)上授權(quán)進(jìn)行，交通費(fèi)用大大降低。

    5  結(jié)束語(yǔ)

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)代社會(huì)信息科學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展十分迅速，它是一門融合多種學(xué)科的綜合技術(shù)，目前已經(jīng)受到各國(guó)信息技術(shù)人員的廣泛重視。隨著理論研究的不斷的深入和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域獲得更廣泛的應(yīng)用。