泛普軟件談協(xié)同軟件六大實踐（2）：帶球不如傳球

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協(xié)同軟件將員工從低端、繁雜、重復工作中解放出來，能夠駕輕就熟，以簡馭繁，用最短的時間、最少的投入，最好地完成任務(wù)，有更多時間和精力用于核心業(yè)務(wù)的處理，使自己和企業(yè)得到更大、更快的成長。

歐冠半決賽首回合，巴塞羅那出人意料的以1-3敗給國際米蘭，雖然沒有看到比賽的直播，但相信這一次梅西沒有發(fā)揮好，或許，是國際米蘭發(fā)揮得更好吧。

在之前巴塞羅那4-1橫掃阿森納的比賽中，梅西“梅開四度”，于是有媒體稱：梅西一個人打敗阿森納，這對梅西的隊友們來說是很不公平的。沒有另外10位隊友們的支持，你讓梅西一個人進4個球試試？

所以，說到底我們依靠的還是整個團隊的傳切球配合，而不是一個人的帶球狂奔，因為你跑得再快，也沒有球跑得快，一個人再厲害，也斗不過對方11個人。足球是最能夠體現(xiàn)團隊協(xié)作的比賽項目之一，這和企業(yè)間的競爭極為相似。

提升團隊協(xié)作效能——正是協(xié)同軟件在企業(yè)應(yīng)用實踐中的另一項重要工作。

這里面有三個關(guān)鍵詞：

1、團隊，不是個人。因為企業(yè)是一個團隊，所以協(xié)同軟件更關(guān)注的是對團隊整體協(xié)作方式和方法的優(yōu)化。

2、協(xié)作，不是工作。協(xié)作是團隊行為，工作是個人行為，協(xié)同軟件將個人工作有效地納入到團隊協(xié)作中。

3、效能，不是效率。效率只關(guān)注工作速度，效能則關(guān)注工作速度、質(zhì)量和結(jié)果，泛普軟件認為，協(xié)同軟件不只是讓企業(yè)在同樣的時間內(nèi)做更多的事，而是做更多、更有價值的事，這一點非常重要。

關(guān)于效能和效率的關(guān)系，管理大師彼得.德魯克曾在《有效的主管》一書中簡明扼要地指出：“效率是‘以正確的方式做事’，而效能則是“做正確的事”。效率和效能不應(yīng)偏廢，但這并不意味著效率和效能具有同樣的重要性。我們當然希望同時提高效率和效能，但在效率與效能無法兼得時，我們首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。”

很多企業(yè)在強調(diào)提升工作效率，而忽略了工作效能，結(jié)果搞得人人疲憊，卻沒做出成績，于是人人都開始抱怨。

經(jīng)理抱怨：下面的人每天看起來都很忙，還總說人手不夠，可是為什么我分配下去的任務(wù)總不能及時完成呢，總得讓我親自去催、去抓，不然就要出錯呢？

員工抱怨：我每天都累得要死，可是總有一堆爛事處理不完，其實我的效率很高了，可是別人效率低啊，不能好好配合我。還有很多事都卡在經(jīng)理那邊，可經(jīng)理回過頭還罵我……

我曾經(jīng)遇到這樣一個案例：

早上，財務(wù)部經(jīng)理拿著一份文件找到行政秘書項雪，讓她務(wù)必在下班前發(fā)到全公司。

這樣的發(fā)文必須要經(jīng)過財務(wù)副總和總經(jīng)理的簽字，時間緊迫，項雪馬上拿著文件去找財務(wù)副總，財務(wù)副總正好在辦公室，簽完字，項雪去找總經(jīng)理，但總經(jīng)理不在，她只好等等。

過了半個小時，總經(jīng)理還沒有過來，項雪有點急，已經(jīng)十點半鐘了，她決定打電話給老總，結(jié)果老總說他現(xiàn)在正在外地呢，讓項雪找常務(wù)副總代簽一下。項雪趕緊找到常務(wù)副總，還好他在公司，然后又找到辦公室主任蓋章，這時候已經(jīng)十一點了。

項雪將文件復印了17份，他們在外地有11個辦事處，本市有4個子公司，本部有7個部門和5個車間。外地的辦事處要發(fā)傳真過去，項雪仔細的發(fā)傳真，然后打電話確認是否收到，是否清晰，全部發(fā)完已經(jīng)是十二點多了。

她沒有休息，以最快的速度拿著文件到8個部門和5個車間去一一分發(fā)，每分發(fā)一份都要讓接收人在文件上簽字確認。

下午兩點多鐘，還剩下4個子公司沒有發(fā)，子公司都分布在市郊，而且相距較遠，好在公司的車下午沒事，項雪讓張師傅拉著她往子公司趕。接近5點鐘的時候，項雪終于送完了最后一份文件，她長出一口氣，這時候才想起來，中午還沒有吃飯呢。

但她要先跟財務(wù)經(jīng)理匯報一下，結(jié)果財務(wù)經(jīng)理的一句話給她氣得半死：哦，這么晚才送到??！

項雪有些委屈，她大學本科畢業(yè)，很勤奮，也很上進，今天一整天的時間都在忙這件事，她的工作流程是對的，效率也是高的，也沒有出錯，可為什么上面和自己都覺得不滿意呢？

其實，這就是因為項雪在努力的“把事情做對”，卻沒有去“做對的事情”。

什么是對的事情？以項雪的素質(zhì)、職位和薪水，她是不應(yīng)該每天都做這些打印復印、跑腿打雜的工作的，她的價值并沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。她每天應(yīng)該思考的是：如何協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督事務(wù)的執(zhí)行，如何讓員工的工作環(huán)境更整潔舒適，如何在員工和高層之間建立更好的溝通渠道，如何將公司的月刊做得更漂亮些，如何盡量減少員工上班遲到的現(xiàn)象……

那么這些零零碎碎的事情總要有人做吧，其實，協(xié)同軟件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。

通過協(xié)同軟件，項雪可以發(fā)起一個發(fā)文工作流，無論領(lǐng)導人在什么地方，都可以通過網(wǎng)絡(luò)及時審批，即使無法審批，也可以自動通過代理人進行審批。審批后，可以將文件一次性發(fā)給公司全員，接受者在接收到文件時，能夠自動給項雪發(fā)一個已讀回執(zhí)。最后，發(fā)文文件可以直接保存到檔案中心。

同樣完成這樣一個工作，項雪以前要一整天的時間，現(xiàn)在則只需要十分鐘，在這件工作上，她的工作效能提升了幾十倍。

泛普軟件認為，協(xié)同軟件通過解決以下問題，可大大提升企業(yè)團隊的協(xié)作效能：