基于協(xié)同管理軟件技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能的實(shí)現(xiàn)

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一、引言

    中國(guó)燃?xì)鉁u輪研究院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用“一院兩地”的分布式異地協(xié)同辦公方式。該系統(tǒng)的成功實(shí)施和應(yīng)用，加強(qiáng)了“一院兩地”之間、員工與部門、部門與部門之間的協(xié)作與溝通，將散落在個(gè)人、部門的信息進(jìn)行集中管理和有效利用，從而達(dá)到提高工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度和辦公事務(wù)運(yùn)行成本的目的。

    該系統(tǒng)的成功實(shí)施和應(yīng)用，特別是其核心功能模塊公文管理在行政辦公業(yè)務(wù)流程巾，發(fā)揮著巨大的作用并塒其他部門的業(yè)務(wù)需求帶來(lái)了良好的示范效應(yīng)。為了滿足院內(nèi)其他部門的業(yè)務(wù)需求，在本系統(tǒng)中進(jìn)行了功能模塊的擴(kuò)展應(yīng)用等工作的嘗試。本文就針對(duì)技術(shù)文件周轉(zhuǎn)管理模塊的實(shí)現(xiàn)過(guò)程進(jìn)行了描述。

二、系統(tǒng)現(xiàn)狀

    目前院內(nèi)95％以上的員工都使用該系統(tǒng)處理日常事務(wù)，日常辦公通過(guò)該系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化、數(shù)字化，系統(tǒng)的推廣應(yīng)用促進(jìn)了科研、生產(chǎn)、管理信息在院內(nèi)部高效流動(dòng)，從而提高了院整體的辦公效率，增強(qiáng)了院在新形勢(shì)下的競(jìng)爭(zhēng)力。

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用效果，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

    1、利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了辦公信息電子化，極大地提高了辦公效率；

    2、所有公文收發(fā)、閱批件等辦公信息的報(bào)送通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，不同職能管理人員根據(jù)授權(quán)通過(guò)計(jì)算機(jī)完成其相應(yīng)的分工、減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度、提高了管理效率；

    3、節(jié)省辦公開支。系統(tǒng)的實(shí)施實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)異地部分之間辦公流程的無(wú)紙化，取消了許多紙型文件，大量節(jié)省了傳統(tǒng)辦公費(fèi)用和人工在院區(qū)兩地內(nèi)遞送的繁重勞動(dòng)，節(jié)省了辦公成本；

    4、實(shí)現(xiàn)文檔一體化。通過(guò)文檔一體化接口實(shí)現(xiàn)了信息一次輸錄、多次利用，達(dá)到了信息共享，提高了信息利用率。

三、技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能的實(shí)現(xiàn)

    1、需求分析

    目前，院內(nèi)除了行政公文管理在OA系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批外，還有大量的科研項(xiàng)目，其相關(guān)的技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)審批還是采取人工方式，即采取打印文檔后交各環(huán)節(jié)進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)，這種運(yùn)行模式存在流轉(zhuǎn)周期過(guò)長(zhǎng)、辦理效率過(guò)低、打印成本過(guò)高等缺點(diǎn)，也非常不適應(yīng)我院目前的“一院兩地”布局對(duì)科研項(xiàng)目的管理需求。

    為滿足這方面的業(yè)務(wù)需求，急需利用OA系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)在該系統(tǒng)中開發(fā)出技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能模塊，滿足用戶的業(yè)務(wù)需求。

    2、模塊功能

    技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理功能模塊應(yīng)符合院有關(guān)技術(shù)文檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文檔的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，以及文檔的模板文件簽字自動(dòng)映射等功能，同時(shí)，對(duì)已完成流程周轉(zhuǎn)的技術(shù)文檔應(yīng)能方便地導(dǎo)人到現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中，方便用戶的在線瀏覽。

    技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理模塊的工作流程如圖1所示。

圖1 技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理流程圖

    流程中各節(jié)點(diǎn)的操作權(quán)限及相關(guān)設(shè)置如表1所示。本模塊的流轉(zhuǎn)記錄審批單如圖2所示。

表1 流程中各節(jié)點(diǎn)的操作權(quán)限及相關(guān)設(shè)置

圖2 技術(shù)文檔周轉(zhuǎn)管理申請(qǐng)單

    整個(gè)模塊的各環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)可以通過(guò)流程跟蹤來(lái)查看，如圖3所示。

圖3 技術(shù)文件周轉(zhuǎn)管理流程跟蹤圖

    3、模塊開發(fā)

    在本模塊的開發(fā)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)器和系統(tǒng)開發(fā)支持平臺(tái)IBM Domino Designer來(lái)完成相關(guān)幀結(jié)構(gòu)集、頁(yè)面、表單、視圖、文件夾、共享代碼、共享資源、其他等設(shè)計(jì)元素的開發(fā)和實(shí)現(xiàn)。

    在開發(fā)過(guò)程中，主要核心店是確保表單中各個(gè)變量域值與模塊文檔中的域值變量實(shí)現(xiàn)同步刷新和寫入，特別是對(duì)模塊中多個(gè)流程節(jié)點(diǎn)辦理人員信息化的重復(fù)刷新功能的實(shí)現(xiàn)是保證流程能否正常運(yùn)行的關(guān)鍵條件。

    為確保歸檔環(huán)節(jié)的合理有效實(shí)現(xiàn)，滿足一院兩地檔案管理部門對(duì)文檔歸檔的具體要求，在本功能模塊中，特別設(shè)置了相應(yīng)的群組并進(jìn)行了人員指定，同時(shí)，把該環(huán)節(jié)人員的權(quán)限與檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一劃分。以保證技術(shù)文檔歸檔后能確保文檔的正常瀏覽和借閱。

    4、應(yīng)用效果

    該模塊已經(jīng)和整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其他的模塊集成后正式運(yùn)行。通過(guò)該模塊的使用，更加體現(xiàn)事物審批無(wú)紙化，動(dòng)態(tài)跟蹤和實(shí)時(shí)監(jiān)控活動(dòng)的全過(guò)程，并能迅速反饋技術(shù)文件周轉(zhuǎn)申請(qǐng)的總體情況，簡(jiǎn)化辦理流程，加快申請(qǐng)流轉(zhuǎn)速度，從根本上提高了相關(guān)事宜的辦理效率和質(zhì)量，極大方便了技術(shù)文件周轉(zhuǎn)申請(qǐng)用戶。

四、結(jié)束語(yǔ)

    作為我院信息化建設(shè)中首個(gè)成功實(shí)施的大型業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，其實(shí)施的效果和作用顯而易見(jiàn)，本系統(tǒng)的成功實(shí)施積極推動(dòng)了本單位的信息化建設(shè)工作，為其他信息化項(xiàng)目的實(shí)施積累了豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。特別是該項(xiàng)目的實(shí)施模式和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)會(huì)對(duì)后續(xù)開展的其他信息化項(xiàng)目產(chǎn)生積極重大的影響。

    隨著用戶對(duì)系統(tǒng)認(rèn)識(shí)的不斷深入，系統(tǒng)的更新和完善也帶來(lái)新的課題，繼續(xù)在部門業(yè)務(wù)上下功夫，逐漸規(guī)范和細(xì)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的流程，并將其納入系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，提高辦事效率和規(guī)范程度，降低辦公成本，這是今后面臨更大的挑戰(zhàn)。