淺析OA向協(xié)同化辦公的必然轉(zhuǎn)變

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    我們當(dāng)前正處在一個信息和知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代，由于OA自身的局限性，如果沒有新的概念引入，0A必將走入瓶頸，甚至銷亡。提到辦公自動化，很自然的會把它與“檔案管理”、“公文流轉(zhuǎn)”等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的0A，給人們留下的根深蒂固的印象。歷經(jīng)二十多年的發(fā)展，由于傳統(tǒng)OA自身的局限性，企業(yè)只能依靠它來進(jìn)行一些基本的行政事務(wù)處理，很難從中獲得更多價值，這就是辦公自動化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實和困境，也是企業(yè)用戶對傳統(tǒng)0A不滿意的所在。協(xié)同化0A，是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件， OA采用良好的辦公手段，使員工做到“高效地做事、把事做好”，達(dá)到繁雜工作輕松處理的目的；實現(xiàn)資源整合，降低運(yùn)營成本，建立節(jié)約型企業(yè)的目標(biāo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控管理，促進(jìn)了企業(yè)管理的規(guī)范化、信息化、和諧化。

    1 OA的發(fā)展歷程及特點(diǎn)

    第一代0A起源于政府公文和檔案管理的需求，實現(xiàn)企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。以公文處理、檔案管理為核心，辦公就是辦文。形成了OA的基本體系。在C／S架構(gòu)下，所以無法很好的支持遠(yuǎn)程和移動辦公。第二代0A是從90年代中期開始。隨互聯(lián)網(wǎng)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了B／S架構(gòu)，很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。雖然也加入了如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等功能，但本質(zhì)上依然以公文和檔案管理為核心。第三代0A從90年代末開始，隨市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理(Collaboration)的興起，開始強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)作，也加入了新的協(xié)作工具，如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡(luò)會議等。但它仍然沒有完全突破傳統(tǒng)0A的局限，實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的，更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。

    縱觀0A的發(fā)展歷程，這里辦公自動化只是用計算機(jī)的操作代替了部分手工處理的信息和辦公流程，而其本身卻沒有增加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，傳統(tǒng)OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強(qiáng)外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，盡管第三代0A開始加入?yún)f(xié)作理念，但從根本上，它只是利用了一些簡單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的“協(xié)同”還有相當(dāng)?shù)木嚯x。

    2 0A系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

    傳統(tǒng)的OA產(chǎn)品主要有兩類：第一類，沿襲傳統(tǒng)0A，簡單而低價，開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。價格和開發(fā)成本較低，但功能主要以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主，比較簡單且相對獨(dú)立，信息以孤立和靜態(tài)的形式存在。這類0A只是辦公自動化的初級階段。第二類，實現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性，是比較先進(jìn)的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，功能上也進(jìn)行了相當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，加強(qiáng)了工作流程的功能，并利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人、部門與部門之間的協(xié)作，OA的架構(gòu)較靈活，然而各功能仍相對獨(dú)立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接。

    面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應(yīng)用價值。傳統(tǒng)OA之所以受到用戶和廠商雙方面的冷落。一方面，傳統(tǒng)OA簡單的功能在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，海量信息呈線性增長的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時候，它只是提供一種信息發(fā)布、查看和類似BBS的功能，而企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財務(wù)、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來，企業(yè)常常面臨著要在不同應(yīng)用平臺、數(shù)據(jù)庫之間切換的煩惱，傳統(tǒng)0A卻無法擔(dān)當(dāng)“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應(yīng)用的前臺。另一方面，在市場化和全球一體的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)間日益強(qiáng)調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進(jìn)行，而傳統(tǒng)OA落后的架構(gòu)及功能設(shè)計顯然無法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。

    3 協(xié)同化OA產(chǎn)生的必然性

    現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公的涵義是很廣泛的。從人員職能的角度看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個企業(yè)的運(yùn)作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并決策，他只關(guān)注監(jiān)控和決策；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展，并做出相應(yīng)指導(dǎo)，評價其業(yè)績，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，他只關(guān)注管理和協(xié)調(diào)；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進(jìn)度，方便的利用各種管理工具完成自己的工作任務(wù)，他只關(guān)注高效和協(xié)作。從應(yīng)用范圍的角度看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、項目等方面的管理，且每個環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)0A只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了辦公自動化。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮辦公的涵義，并與企業(yè)的需求緊密結(jié)合。

    企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互間很少能緊密協(xié)調(diào)，信息、應(yīng)用和資源三大孤島不可避免的存在。企業(yè)中存在著溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源間難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)問關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)重要，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運(yùn)營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)協(xié)同管理的需求。因此協(xié)同的理念和應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。

    因此，我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，并將協(xié)同的理念納入OA中，因此便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)一一協(xié)同OA。