項(xiàng)目為王，某研究院協(xié)同管理軟件應(yīng)用案例

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1、項(xiàng)目背景

    該研究院是一家大型的地質(zhì)、礦產(chǎn)資源勘察、測(cè)繪企業(yè)，屬中央直屬企業(yè)下屬的研究院。公司現(xiàn)有員工600余人，各類專業(yè)技術(shù)人員400余人。五十余年來，公司先后承擔(dān)了三萬余項(xiàng)工程，涉及有色冶金、石油化工、煤炭鐵礦、鐵路公路、隧道橋涵、電力通訊、及房地產(chǎn)等行業(yè)和領(lǐng)域，足跡遍及國內(nèi)二十多個(gè)省市及俄羅斯、沙特、埃及等海外市場(chǎng)。

2、項(xiàng)目管理訴求

    項(xiàng)目管理是該研究院最重要的工作，因?yàn)槠渌械墓こ潭际且皂?xiàng)目的形式進(jìn)行管理，幾乎涉及到全院所有的領(lǐng)導(dǎo)和部門。其項(xiàng)目管理的特點(diǎn)是項(xiàng)目多、周期長，流程復(fù)雜、嚴(yán)密，大流程中嵌套小流程，權(quán)限控制細(xì)致而嚴(yán)格，涉及人員和文檔眾多。一個(gè)項(xiàng)目做下來往往要經(jīng)過上百個(gè)節(jié)點(diǎn)，產(chǎn)生上百份文件和表單、報(bào)表。

    既然項(xiàng)目管理這么重要，該研究院為什么不使用專業(yè)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)呢？這是因?yàn)橐粍t沒有適合其行業(yè)特點(diǎn)的項(xiàng)目管理軟件；二則他們的項(xiàng)目管理跟流程管理集成得非常緊密，涉及到大量的審批，而流程管理正是OA系統(tǒng)的強(qiáng)項(xiàng)。

    于是，項(xiàng)目管理就成了該研究院本期OA系統(tǒng)的重中之重，這個(gè)功能做好，OA實(shí)施就成功了一大半，必將給企業(yè)在節(jié)約辦公成本，提升辦公效率方面帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

    事實(shí)上，該研究院的應(yīng)用頗有代表性，那就是通過OA系統(tǒng)中的流程管理來解決業(yè)務(wù)問題，這種業(yè)務(wù)問題是無法使用獨(dú)立的業(yè)務(wù)管理軟件來解決的，卻很適合通過OA系統(tǒng)的配置來實(shí)現(xiàn)。

3、項(xiàng)目管理內(nèi)容

    該研究院對(duì)市場(chǎng)上主流的OA系統(tǒng)進(jìn)行了嚴(yán)格的選型，而事實(shí)上，他們的選型工作非常迅速，因?yàn)樾枨蠛苊鞔_，所以他們很快就圈定了以工作流領(lǐng)先著稱的華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)。在業(yè)內(nèi)，華天動(dòng)力的規(guī)模不是最大的，但其工作流系統(tǒng)卻以極其完善、易用、靈活，報(bào)表領(lǐng)先的特點(diǎn)而倍受好評(píng)。由此也可以看出，該研究院的選型非常的理性和務(wù)實(shí)，這是項(xiàng)目得以順利實(shí)施的重要保證。

    通過與華天動(dòng)力實(shí)施團(tuán)隊(duì)的密切配合，該研究院順利的在OA系統(tǒng)內(nèi)建立起一套完善的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，這套項(xiàng)目管理系統(tǒng)的主要工作內(nèi)容是：

    1、項(xiàng)目部發(fā)起新項(xiàng)目，提交《項(xiàng)目信息單》給經(jīng)營部。

    2、經(jīng)營部進(jìn)行合同評(píng)審及項(xiàng)目立項(xiàng)，自動(dòng)生成合同臺(tái)帳發(fā)送給安全科和質(zhì)量部。

    3、安全科和質(zhì)量部執(zhí)行項(xiàng)目，如需要現(xiàn)場(chǎng)檢查則上傳檢查結(jié)果。

    4、項(xiàng)目即將結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目部提交《質(zhì)量審核》給質(zhì)量部。

    5、質(zhì)量部安排審核人、終審人審核項(xiàng)目，審核完畢自動(dòng)生成防偽編碼和審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

    6、項(xiàng)目部提交自動(dòng)生成的《工程報(bào)告簽發(fā)轉(zhuǎn)運(yùn)單》，由經(jīng)營部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、院領(lǐng)導(dǎo)審批及檔案室用印。

    7、項(xiàng)目部填寫《工程備案資料簽發(fā)轉(zhuǎn)運(yùn)單》，由經(jīng)營部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、院領(lǐng)導(dǎo)審批及檔案室用印。

    8、項(xiàng)目部將“補(bǔ)發(fā)說明資料”發(fā)給該項(xiàng)目的審核人、終審人審核后生成防偽編碼。

    9、項(xiàng)目結(jié)束后，經(jīng)營部填寫《單項(xiàng)工程內(nèi)部考核核算表》，提交給經(jīng)營部部長、財(cái)務(wù)部部長、安全科科長、審計(jì)室主任審批。 

    10、根據(jù)《單項(xiàng)工程內(nèi)部考核核算表》生成《生產(chǎn)經(jīng)營單位年度考核表》。

    最后，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)能夠根據(jù)《項(xiàng)目信息單》、《單項(xiàng)工程內(nèi)部考核核算表》等數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成各項(xiàng)目部的月份《簽訂、完成合同情況明細(xì)表》及項(xiàng)目部整體的月份《合同簽訂及完成情況統(tǒng)計(jì)表》、年度同期《新簽合同額對(duì)比圖》等各種報(bào)表。 

    這個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中包含了多項(xiàng)主流程和子流程，并包含大量自動(dòng)觸發(fā)、自動(dòng)生成和自動(dòng)判斷的設(shè)置，以提升系統(tǒng)的易用性。同時(shí)，為保證項(xiàng)目管理的安全性，華天動(dòng)力將操作權(quán)限細(xì)化到每個(gè)菜單及按鈕，項(xiàng)目經(jīng)理可以實(shí)時(shí)查看所在項(xiàng)目部的所有項(xiàng)目信息，包括工程審批進(jìn)度等。而所有的表單和流程設(shè)置都是完全圖形化的，使用非常方便。

    經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行，這套項(xiàng)目管理系統(tǒng)極大的提升了研究院在項(xiàng)目管理過程中團(tuán)隊(duì)溝通、協(xié)作的效率，獲得了院里領(lǐng)導(dǎo)和員工的一致認(rèn)可。該項(xiàng)目也為同類型企業(yè)開展信息化辦公提供了有力的借鑒。